Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

3 Izmēģinātie un patiesie veidi, kā organizēt mazo uzņēmumu organizēšanu šajā gadā


Organizēšana ir saistīta ar daudz vairāk nekā tikai papīra kaudzēm un netīrumiem no jūsu darbvirsmas. Organizācija ietver sistēmu un procedūru izveidi visām jūsu uzņēmuma daļām; tas var palīdzēt jums kļūt produktīvākiem un izdevīgākiem.

Turpmāk minētās idejas ietver dažus no labākajiem veidiem, kā jūs varat organizēt savu mazo uzņēmumu. Izmēģiniet tikai vienu, lai veiktu lēnu un ilgstošu uzlabojumu, vai arī plānojiet, lai katru mēnesi savā biznesā iekļautu jaunu organizatorisko procesu.

  • 01

    Veikt dokumentu un dokumentu kontroli

    Netīrs rindu galdi birojā

    Mēs sāksim ar papīru, jo tas ir lielākais neorganizācijas vaininieks lielākai daļai no mums. Ja jums nav reģistrēšanas sistēmas un / vai digitālās arhivēšanas sistēmas, tagad ir laiks to izveidot. Sāciet, apskatot papīrus, kas jums ir apkārt. Padariet glabāšanas kaudzi un izmetumu kaudzīti, pēc tam sasmalciniet vai pārstrādājiet visus dokumentus, žurnālus, biļetenus, kartiņas, piezīmes utt., Kas padarīja to par otro pāļu. Ja neesat pārliecināts, kur sākt, izlasiet šo rakstu no Staples, kas sniedz rūpīgu nolietojumu par to, kādi dokumenti jums jāglabā, un pārējais ir godīga spēle smalcinātājam.

    Susan Ward izveidoja noderīgu rokasgrāmatu, lai izveidotu dokumentu pārvaldības sistēmu, kas var palīdzēt jums izveidot vai precizēt papīra procesu un iegūt to organizēt.

    Ja nolemjat, ka ir pienācis laiks sākt darbu pie elektroniska biroja (vispirms izlasiet šos plusus un mīnusus), tad varat sākt, skenējot un digitalizējot savus čekus, izmantojot tiešsaistes rēķinu piesūtīšanas un maksājumu pakalpojumus, piemēram, FreshBooks, pārejot uz ciparparaksta programmu, piemēram, DocuSign un lietojot mākonis datu dublēšanai un arhivēšanai. Ja jūs vācat vizītkartes gada laikā notiekošajos pasākumos, var būt arī laba ideja ieguldīt vizītkaršu skenerī, lai jūs varētu nekavējoties digitalizēt kontaktinformāciju un grāvēt papīra kartes.

  • 02

    Izmantojiet pareizos produktivitātes rīkus

    Uzņēmējs, izmantojot digitālo tableti sanāksmē

    Mums visiem ir mūsu iecienītākās lietotnes un rīki, ko mēs izmantojam katru dienu, lai gan daži, iespējams, ir noderīgāki par citiem. Tieši tāpēc tas ir tik svarīgi - vismaz reizi gadā - apkopot lietojumprogrammas un rīkus, kurus izmantojat mazajā biznesā, un izlemiet, vai tie joprojām atbilst jūsu vajadzībām. Tas ir arī lielisks laiks apsvērt, vai jums ir dažas nepilnības un atrast pareizos instrumentus, lai tos aizpildītu. Zemāk ir norādītas dažas no galvenajām jomām, kurās daudzi mazo uzņēmumu īpašnieki var atrast noderīgus instrumentus. Tiem vajadzētu dot stabilu sākumpunktu, lai šogad organizētu produktivitātes rīkus:

    • Kontaktu pārvaldība. Ikvienam mazo uzņēmumu īpašniekam ir nepieciešama kontaktinformācijas pārvaldīšanas sistēma, sākot no jūsu klientu sekošanas līdz atcerēties cilvēkus, ar kuriem jūs sastopaties tīklā. Jūs varat izvēlēties visaptverošu klientu attiecību pārvaldības (CRM) sistēmu, piemēram, Salesforce, vai arī mazāka mēroga pārvaldībai varat iestatīt savu esošo kontaktu lietotni, lai strādātu jūsu uzņēmumam.
    • Sanāksmes un komunikācija. Neatkarīgi no tā, vai jūs rīkojat sanāksmes aci pret aci, pa tālruni vai izmantojot video tērzēšanas pakalpojumus, ir veids, kā padarīt procesu organizētāku. Jūs varat izmantot tādu pakalpojumu kā Do, lai iegūtu tikšanās organizētākas - pirms, laikā un pēc tās.
    • Grāmatvedība un grāmatvedība. Organizējiet un racionalizējiet rēķina izrakstīšanas, maksājumu veikšanas un naudas plūsmas pārvaldīšanas rīkus, izmantojot tādus rīkus kā QuickBooks Online, Xero un Wave.
    • Ceļojumu un izdevumu uzskaite. Jūs varat izmantot tādas programmas kā Expedia un TripAdvisor, lai atvieglotu ceļojuma plānus. Tad vienreiz uz ceļa lietojumprogrammas, piemēram, Expensify, palīdz izsekot izdevumiem un veikt ziņojumus, kad mājās daudz vairāk organizēts.
    • Sociālo mediju pārvaldība. Mēs visi zinām, cik daudz laika var tikt izšķiesti sociālajos plašsaziņas līdzekļos, ja jūs to nenotiek sistemātiski un organizēti. Tāpēc instrumenti, piemēram, Hootsuite un Buffer, var būt nenovērtējami mazo uzņēmumu īpašniekiem.
    • E-pasta pārvaldība. Ja izmantojat Gmail savā mazajā biznesā, jums ir piekļuve dažiem Google paplašinājumiem, kas var ātri saņemt jūsu iesūtni. Ja izmantojat citu e-pasta lietotni, mēģiniet SaneBox veikt automātisku filtrēšanu, atgādinājumus un vairāk.
    • Projektu vadība. Laba projektu pārvaldības programma palīdzēs jums izsekot uzdevumiem, koplietot failus un sadarboties ar komandas biedriem vienā vietā, un tā var būt viens no labākajiem instrumentiem, ko varat izmantot, lai saņemtu savu darbu. Izmēģiniet Basecamp vai Asana, lai izveidotu visaptverošu projektu vadības risinājumu.

    Produktivitāte ir ļoti personisks process, un jums nepieciešamās lietotnes būs specifiskas jūsu darbam un tam, kā jūs strādājat. Pirms jaunu rīku iekļaušanas savā procesā, veltiet laiku, lai izpētītu, kādas ir jūsu vajadzības. Jums var nebūt nepieciešams tik daudz, cik jūs domājat. Lai iegūtu lielāku produktivitātes rīka iedvesmu, izlasiet šo rakstu ar 101 mazo uzņēmumu produktivitātes lietotnēm un izpētiet šīs 27 laika taupīšanas programmas.

  • 03

    Saņemiet savu datoru

    Jauns, sieviete, sēdēšana, uz, pults, using, laptop

    Tas ir liels katram mazo uzņēmumu īpašniekam, kurš lielāko daļu sava darba veic datorā. Jūs, iespējams, zināt, ka jūsu darbvirsmas pārvēršana ar ikonām, jūsu lejupielādes mapei nav tik ilgi, lai iegūtu tik daudz dīvaini nosauktu dokumentu, ka nav iespējams atrast neko, vai e-pasta iesūtni, lai to sāktu kontrolēt. domāt, ka tas tiešām varētu eksplodēt. Tas ir ne tikai šausmīgs jūsu produktivitātei, bet arī var ievērojami palēnināt datora veiktspēju.

    Šeit ir saraksts ar lietām, kuras jūs varat darīt tieši tagad, lai jūsu datoru organizētu un atgrieztos darba formā:

    • Notīriet darbvirsmu. Ir daži veidi, kā jūs varat doties šeit, un tas viss ir atkarīgs no jūsu darba stila un datora lietošanas veida. Jūs varat atbrīvoties no visa darbvirsmas, izņemot atkritumu poligonu (atcerieties, ka lietotnes ikonas darbvirsmā ir tikai īsceļi - visas jūsu faktiskās lietotnes parasti dzīvo mapē Programmas). Vai arī varat pievienot dažus īsceļus visbiežāk lietotajām lietotnēm un failiem.
    • Izveidojiet digitālo reģistrācijas sistēmu. Runājot par dokumentu nodošanu pastāvīgā mājās, tas ir, kur jūs izveidojat reģistrēšanas sistēmu, kas jums ir pilnīga, lai jūs varētu atrast nepieciešamos dokumentus. Šajā rokasgrāmatā par failu un mapju organizāciju ir sniegti vairāki lieliski padomi, kas palīdzēs jums sākt darbu.
    • Programmatūras atjaunināšana. Ja jūsu dators ir iestatīts, lai automātiski instalētu lietojumprogrammu un operētājsistēmas atjauninājumus, lieliski. Ja tas ir manuāls process jums, jums vajadzētu pārbaudīt atjauninājumus vismaz reizi divos mēnešos, jo daudzi ietver drošības ielāpus. Tad, reizi gadā, pārskatiet pašreizējās programmatūras versijas, kuras lietojat, un pieņemiet lēmumu, ja ir laiks to uzlabot.
    • Meklēt vīrusus un veiktspējas problēmas. Neatkarīgi no tā, kāda veida dators jums ir, visi var saņemt vīrusus vai ļaunprātīgu programmatūru (jā, pat Mac!). Ja jums ir Windows datorā, šie PCWorld sniegtie datoru apkopes padomi palīdzēs saglabāt jūsu datoru veselīgu un nevainojamu darbību.
    • Pārbaudiet datu dublējuma integritāti. Vai esat dublējis savus datus, vai ne? Ja nē, pagaidiet visu pārējo un dariet to vispirms. Jūs varat izmantot uz Cloud balstītu datu dublēšanas pakalpojumu, piemēram, Carbonite, Backblaze vai CrashPlan, vai arī varat izmantot ārējo cieto disku, ko pievienojat datoram. Izmantojot kādu no iespējām, konfigurējiet pakalpojumu vai disku, lai veiktu nepārtrauktu automātisku dublēšanu, tāpēc jums nav jādara nekas manuāli. Pēc tam, reizi vai divreiz gadā, dodieties uz dublējuma pakalpojumu vai brauciet un brauciet, lai pārliecinātos, ka viss ir pieejams un pieejams, ja jums ir nepieciešams izvilkt kopijas uz vietējo datoru.
    • Izdarīt iesūtni. Daudziem mazo uzņēmumu īpašniekiem ir mīlestības naida attiecības ar viņu e-pasta iesūtni. Viņi to mīl, jo tas ir ļoti produktīvs un efektīvs saziņas līdzeklis; tomēr viņi to ienīst, jo tas var ātri izkļūt no kontroles, radot nevajadzīgu stresu. Ir lietas, ko varat darīt, lai saglabātu iesūtni, piemēram, izmantojot automatizāciju, racionalizējiet to, ko saņemat katru dienu, un ierobežojot to, cik bieži jūs pārbaudāt e-pastu jūsu dienas laikā. Izlasiet šo rakstu par e-pasta pārvaldības padomiem, kas padarīs jūsu iesūtni par spēcīgu produktivitātes rīku, nevis nozīmīgu laiku.

    Iepriekš sniegtie padomi palīdzēs jums nekavējoties organizēt savu mazo uzņēmumu, bet atcerieties, cik ātri lietas var kontrolēt. Savienojiet šīs darbības ar izšķirtspēju, lai veiktu ātru un vienkāršu jūsu dokumentu, produktivitātes rīku un datora statusa pārskatīšanu dažas reizes mēnesī, lai jūs varētu palikt organizēti un novērst to, ka lietas nonāk milzīgā neorganizācijas līmenī.


  • Video No Autora:

    Saistītie Raksti:

    ✔ - 4 Veidi, kā iegūt naudu jūsu mājas biznesa uzsākšanai

    ✔ - Kanādas korporatīvo nodokļu deklarāciju termiņi un prasības

    ✔ - 5 Tiešsaistes uzņēmumi, kurus varat sākt bez naudas


    Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!