Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Administratīvais asistents vai izpildsekretārs


Gan izpildsekretāri, gan administratīvie asistenti sniedz progresīvu administratīvo atbalstu vienam vai diviem vadītājiem vai vadītājiem. Tas, kas šos biroja amatus atdala no citām biroja darbavietām un parastām darbavietām, ir ar tiem saistītā atbildības un konfidencialitātes pakāpe.

Līdztekus biroja pamatfunkcijām izpildsekretārs vai administratīvais asistents ir atbildīgs arī par ziņojumu sagatavošanu vai sagatavošanu, sanāksmju organizēšanu un plānošanu, ienākošo ziņojumu izskatīšanu, lai noteiktu to nozīmīgumu, darba kārtības sastādīšanu valdes sanāksmēm, ceļojumu organizēšanu, sanāksmju protokolu sastādīšanu, sanāksmju protokolu sagatavošanu, pētījumi, sarakstes sagatavošana, kā arī jaunākā līmeņa biroja darbinieku uzraudzība un apmācība.

Šīm lomām var būt nepieciešami dažādi pieredzes līmeņi, un tiem ir kāds no šiem līdzīgiem darba nosaukumiem:

  • Sākuma līmeņa administratīvais asistents
  • Administratīvais asistents
  • Vecākais administratīvais asistents
  • Izpildsekretārs
  • Vecākais izpildsekretārs
  • Ofisa menedžeris
  • Vecākais biroja vadītājs

Piezīme. Juridiskās un medicīnas asistenta amati ir diezgan atšķirīgi un prasa īpašu apmācību, kas nepieciešama profesijā, kurā viņi strādā.

Atšķirības starp izpildsekretāriem un administratīvajiem asistentiem

Izpildsekretāru un administratīvo asistentu lomām ir ievērojama pārklāšanās, un atšķirības starp lomām var atšķirties atkarībā no organizācijas.

Vairumā gadījumu izpildsekretārs koncentrējas uz vairākiem administratīviem pienākumiem, kas saistīti ar konkrētu, nelielu vadītāju vai vadītāju grupu, piemēram, sanāksmju plānošanu, ceļojumu plānošanu, rakstisku komunikāciju apstrādi un pat grāmatvedību.

Administratīvais asistents var vairāk koncentrēties uz biznesa operāciju uzdevumiem un uzņemties lielāku biroja vadošo lomu dažās jomās, izveidojot sanāksmju vai konferenču darba kārtību, pārvaldot budžetu un rīkojoties ar pārdevēja rēķiniem. Administratīvos asistentus var pieprasīt, lai viņiem būtu specializētāka izglītība dažos gadījumos, kad uzņēmējdarbības vadība ir kritiska.

Galvenās darba iemaņas

Gan izpildsekretāriem, gan administratīvajiem asistentiem ir pamatdarba prasmju kopums, kas ir būtisks to attiecīgajai lomai. Tie ietver ārkārtas organizatoriskās prasmes, lieliskas rakstiskas un mutiskas komunikācijas spējas, kā arī lielu uzmanību detaļām un profesionalitāti. Tām ir jābūt tehniskām zināšanām ar biroja automatizācijas rīkiem, ieskaitot programmatūras būtiskos elementus, piemēram, Microsoft Word, Excel un PowerPoint, kā arī tādus grāmatvedības rīkus kā QuickBooks.

Izpildsekretārs vai administratīvais asistents mazajā birojā

Mazā birojā izpildsekretāra vai administratīvā asistenta pienākumus parasti veic dažādi biroja darbinieki. Dažus darbus var veikt paši uzņēmuma vadītāji, un administratīvā asistenta vai izpildsekretāra lomas var ietvert lielāku atbildību, cik nepieciešams mazajā organizācijā.

Izpildsekretārs vai administratīvais asistents vidējā birojā

Palielinoties uzņēmuma lielumam, palielinās vajadzība pēc augsti organizētas personas, kas var veikt dažādus uzdevumus. Tas jo īpaši attiecas uz vadītājiem, kas vada uzņēmumus, kuriem nepieciešama augsta līmeņa konfidencialitāte un godprātība attiecībā uz veicamo uzņēmējdarbību.

Izpildsekretārs vai administratīvais asistents lielā birojā

Liels birojs parasti sastopas ar vairākiem izpildsekretāriem un / vai administratīvajiem asistentiem. Šajā uzņēmuma lielumā parasti ir nepieciešams biroja vadītājs, lai koordinētu darbiniekus, kas apkalpo uzņēmuma vadītājus. Dažos gadījumos administratīvais asistents pavadīs izpildvaru komandējumos, lai palīdzētu organizēt tikšanos, plānošanu un citus svarīgus organizatoriskus uzdevumus.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Izdevumi, kas saistīti ar mājas lietošanu - nodokļu formu 8829

✔ - Noliktavu drošības un OSHA standarti

✔ - Brīvdienu biroja slēgšanas vadlīnijas


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!