Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Profesionāla balss pasta sveiciena biznesa etiķete

Balss pasta apsveikumu biznesa etiķete


Ja jūsu uzņēmums ienākošajiem zvaniem izmanto nodaļas balss pasta kastes, jūs vēlaties ierakstīt profesionālu skanošo nodaļu balss pasta sveicienu. Šis balss pasta apsveikuma veids ir nedaudz atšķirīgs no personiskā balss pasta sveiciena, kas saistīts ar personas balss pasta lodziņu. Piemēram, ja jūsu telefonu sistēma ļauj koplietot telefonu paplašinājumu grupu, lai apkalpotu visus vispārējos grāmatvedības zvanus, tad visus grāmatvedības departamenta paplašinājumus var apkopot grāmatvedības departamenta vispārējā paplašinājumā.

Ja automatizētais pavadonis pārsūta zvanu uz šo paplašinājumu, nākamais pieejamais paplašinājums saņems zvanu. Ja visi grāmatvedības departamenta paplašinājumi ir aizņemti vai nav pieejami, tad zvans tiks pārsūtīts uz nodaļas balss pasta lodziņu.

Balss pasta apsveikuma iespējas

Atkarībā no telefona sistēmas, kas jums ir jūsu uzņēmumā, var būt dažādas iespējas balss pasta sveicieniem, kurus jums atļauts izveidot. Tie ietver:

    • Vispārējais balss pasta sveiciens: izmanto kā noklusējuma balss pasta sveicienu, ja nav iestatīts cits apsveikuma veids.
    • Iekšējais balss pasta sveiciens: tiek izmantots, lai sveicinātu cilvēkus, kas zvana uz jūsu nodaļu no sava uzņēmuma (ti, no cita paplašinājuma). Parasti tas attiecas tikai uz ļoti lieliem uzņēmumiem.
    • Ārējais balss pasta sveiciens: spēlēja cilvēkiem, kuri zvana no jūsu uzņēmuma. Jūsu tālruņa sistēmas automatizētais pavadonis var atskaņot vispārēju uzņēmuma sveicienu, ka visi ārējie zvanītāji dzirdēs. Ja jūsu uzņēmuma nosaukums ir minēts minētajā apsveikumā, jums nav nepieciešams to vēlreiz pateikt jūsu departamenta apsveikumā.
    • Pagaidu vai ārpus biroja balss sveiciens: tas ir iestatīts, kad viss departaments konkrētā laika periodā nebūs pieejams. Piemēram, nodaļa ir nodarbināta tikai no pulksten 8:00 līdz 17:00 vai arī ir obligāta departamenta sanāksme, kas noņem visus cilvēkus no atbildes uz tālruni. Lielākā daļa balss pasta sistēmu ļaus jums iestatīt derīguma termiņu un laiku, lai jums nebūtu jāatceras to izslēgt, kad jūsu nodaļa atgriežas normālā darbībā.
    • Tālrunī (aizņemts) balss pasta sveiciens: Šis apsveikums tiek izmantots, lai informētu zvanītājus, ka nodaļa ir pieejama, bet neviens nevar nekavējoties zvanīt, jo visi departamenta baseina paplašinājumi ir aizņemti ar citiem zvanītājiem.

Labas nodaļas balss pasta sveiciena elementi

  • Nodaļas nosaukums
  • Paziņojums par to, ka jūs nevarat pieņemt viņu aicinājumu tieši tagad
  • Ielūgums atstāt ziņu
  • Kad viņi var gaidīt atgriešanās zvanu
  • Pieejamās papildu opcijas (piem., "Lai atgrieztos mārciņas taustiņā, lai atgrieztos...")
  • Vietnes adrese, ja tā var sniegt nozīmīgu informāciju
  • Ne ilgāk kā 20-25 sekundes (īkšķis)
  • Nesāciet ar „Jūsu aicinājums mums ir ļoti svarīgs…” sveiciens. Šī frāze ir pārsniegta un parasti ir zvanītāju izslēgšana.
  • Izvairieties no pārāk daudz informācijas un pārāk garas apsveikuma.

Labas apsveikuma paraugs

  • Jūs esat sasniedzis grāmatvedības nodaļu. Visi mūsu pārstāvji ir aizņemti, apkalpojot citus zvanītājus. Tā vietā, lai izšķērdētu savu vērtīgo laiku, mēs vēlamies atgriezt jūsu zvanu divu darba stundu laikā. Ja vēlaties atgriezties iepriekšējā izvēlnē, nospiediet zvaigznīti. Pretējā gadījumā atstājiet mums detalizētu ziņojumu ar savu vārdu un numuru. Pēc ziņojuma ierakstīšanas, jūs varat nospiest mārciņas taustiņu, lai iegūtu vairāk iespēju. Paldies, ka zvanāt.
  • Jūs esat sasniedzis Tirdzniecības nodaļu Operations Tech, Inc. Visi mūsu tirdzniecības pārstāvji ir aizņemti, kalpojot citiem klientiem, bet mēs vēlamies atgriezt jūsu zvanu pēc iespējas ātrāk. Lai iegūtu informāciju par pašreizējo cenu vai pārbaudītu pasūtījuma statusu, lūdzu, apmeklējiet mūs tīmeklī. Pretējā gadījumā, lūdzu, atstājiet mums ziņojumu ar savu vārdu un numuru pēc signāla. Ja vēlaties atgriezties iepriekšējā izvēlnē, nospiediet zvaigžņu taustiņu.

  • Jūs esat sasniedzis Grāmatvedības nodaļu Operations Tech, Inc. nodaļā. Mūsu parastās darba stundas ir no 8:00 līdz 17:00 no pirmdienas līdz piektdienai. Mēs esam slēgti sestdienās un svētdienās. Lai atgrieztos iepriekšējā izvēlnē, jebkurā laikā varat nospiest zvaigžņu taustiņu. Pretējā gadījumā, lūdzu, atstājiet mums ziņojumu ar savu vārdu un numuru, un mēs atgriezīsim jūsu zvanu, kad birojs atkal atvērsies. Pēc ziņojuma aiziešanas var piekārt, vai arī, lai iegūtu papildu opcijas, nospiediet mārciņas taustiņu. Paldies, ka zvanāt.

Slikti balss apsveikumi

  • Jūs esat sasniedzis pārdošanas nodaļu. Atstājiet mums ziņu.
  • Sveiki. Jūs esat sasniedzis grāmatvedības departamentu vietnē XYZ.com. Visi grāmatveži pašlaik apmeklē obligātu departamenta sanāksmi, un neviens nav pieejams, lai veiktu zvanu. Jūsu aicinājums mums ir ļoti svarīgs, un mēs vēlētos atgriezt jūsu zvanu, tiklīdz mēs atgriezīsimies. Tomēr tas ir gada beigas, un mūsu sarunu atlikums ir ļoti garš. Ja jūs zvanāt par maksājumu veikšanu nokavētajā kontā, lūdzu, pārliecinieties, ka jūs savā ziņojumā pastāstiet mums, lai mēs varētu nekavējoties piezvanīt jums. Pretējā gadījumā, lūdzu, uzgaidiet signālu un atstājiet mums detalizētu konfidenciālu ziņojumu.

  • Nodaļa ir slēgta. Pēc signāla atstājiet ziņu.


Video No Autora: The Great Gildersleeve: Birthday Tea for Marjorie / A Job for Bronco / Jolly Boys Band

Saistītie Raksti:

✔ - Labākās vietnes, lai saņemtu savu kredīta pārskatu

✔ - Kas ir papildu apdrošināšana?

✔ - Kā izveidot nodomu vēstuli biznesa darījumiem


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!