Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kontrolsaraksts un semināra plānošanas rokasgrāmata


Seminārs, iespējams, ir visizplatītākais notikumu plānotājs. Un lielākā daļa semināru tiek plānoti vai nu kā 1/2 dienas, vai visas dienas. Tiem, kas ieinteresēti izveidot kontrolsarakstu semināra plānošanai, tiek piedāvāta augsta līmeņa struktūra semināru plānošanai un izpildei.

Un tiem, kas plāno vairāku dienu vai vairāku sesiju konferenci, apsveriet iespēju izmantot līdzīgu pieeju. Tomēr jūsu semināru plānošanas kontrolsaraksts būs garāks.

  • 01

    Apstipriniet pasākuma mērķi

    Pirms veicat pētījumus par vietu izvēli, pārliecinieties, ka esat iepazinies ar pasākuma galvenajiem mērķiem:

    • Kas ir auditorija?
    • Kāds ir semināra temats?
    • Kur jāatrodas?
    • Kāpēc cilvēki apmeklēs?
    • Kāda ir semināra darba kārtība?

  • 02

    Pārskatiet Apex notikumu specifikāciju rokasgrāmatu

    Konvencijas Rūpniecības padome ir izveidojusi virkni rīku, kurus vajadzētu uzskatīt par lielisku paraugprakses avotu, kas palīdzēs pasākuma vai sapulču plānotājam sekot līdzi plānošanas pasākumiem. Ar bezmaksas lejupielādes rīkiem tas palīdzēs jebkuram notikumu plānotājam izveidot attiecīgo detaļu sarakstu. Tas ietver, bet ne tikai:

    • Notikuma profils (datums, laiki, atrašanās vieta, kontakti utt.)
    • Notikumu organizētāja / uzņēmēja kontaktinformācija
    • Piegādātāja kontaktinformācija
    • Dalībnieka profils
    • Nepieciešamā telpa
    • Pārtikas un dzērienu
    • A / V prasības
    • Funkcijas / telpas iestatīšana

  • 03

    Izveidojiet notikuma profilu

    Kad plānotājam ir daži pamatjautājumi par attiecīgo notikumu, ir pienācis laiks izpētīt iespējamās sanāksmes vietas. Ir svarīgi cieši sadarboties ar pasākumu organizētāju / uzņēmēju, lai noteiktu vietas veidu un kur seminārs var būt ērts gan organizatoram, gan viesim (ideju saraksts var būt bezgalīgs):

    • Vietējā viesnīca
    • Vietējā konferenču zāle
    • Privāta restorānu telpa
    • Privātā kluba muzejs / mākslas galerija

  • 04

    Semināru vajadzību izklāsts un Reqeuest norises vietas priekšlikumi.

    Lielākā daļa vietu labprāt sniegs iespējamo semināru. Ēdināšanas vai tirdzniecības kontaktpersonai būs nepieciešama šāda BEO informācija:

    • Iespējamais notikuma datums (-i)
    • Dalībnieku skaits
    • Istabas iestatīšanas stils (klasē, u formā utt.)
    • Notikuma laiks (konts iestatīšanai / noņemšanai)
    • Pārtikas un dzērienu prasības
    • A / V vajadzības (ieskaitot ekrānus, mikrofonus utt.)
    • Telpas iestatīšana

    Padoms: Noma pie A / V tehniķa, kas ir veltīts jūsu pasākumam no viesnīcas.

  • 05

    Apstiprināt un / vai izstrādāt darba kārtību

    Pasākumu plānotājam ir ļoti svarīgi cieši sadarboties ar pasākuma organizētāju / uzņēmēju, jo notikumu programma bieži mainīsies no sākotnējās sarunas līdz faktiskajai pasākuma dienai. Pasākumu plānotājam ir jābūt gatavam pielāgot plānu un cieši sadarboties ar norises vietu, lai pārliecinātos, ka viss norit veiksmīgi.

  • 06

    Apstipriniet BEO līgumu

    Tiklīdz plānotājs zina mērķa dalībnieku skaitu un seminārā paredzētās loģistikas prasības, viņam / viņai ir jānodrošina notikumu telpa un ar to saistītās prasības. Lielākajai daļai līgumu būtu jādod iespēja plānotājam samazināt / palielināt pārtikas un dzērienu prasības līdz noteiktai dienai pirms pasākuma. Tomēr daudzi nolīgumi ierobežos, cik daudz viņi ļaus grupai samazināt daudzumus, tāpēc novērtējiet labi.

  • 07

    Izveidot notikumu komunikācijas un materiālus

    Šis ir elements, ko daži plānotāji var iesaistīt, bet citi to nedara. Būtībā daži sanāksmju plānotāji būs atbildīgi par katru no šiem jautājumiem:

    • Notikumu ielūgumu izveide
    • Drukāšanas darba kārtība un citi materiāli
    • Apmeklētāju dāvanu / izlozes nodrošināšana
    • Vārdu zīmju izgatavošana
    • Piegādes notikumu signāli un displeji

  • 08

    Strādājiet ciešā sadarbībā ar pasākumu rīkotāju, lai pabeigtu loģistiku

    Pirms pasākuma ir daži svarīgi soļi, ko sapulces plānotājs pabeidz pirms pasākuma. Tas ietver arī šādu apstiprinājumu:

    • Pasākuma runātāji
    • Notikuma A / V prasības
    • Pasākuma dalībnieku skaits
    • Uzņemošās lomas un pienākumi
    • Pasākumu materiālu vajadzības (pārbaudiet vairākas reizes)

  • 09

    Notikumu iestatīšana

    Noteikti dodiet laiku BEO grafikā notikumu uzstādīšanai, un ieteicams ierasties aptuveni divas stundas pirms pasākuma.

    Padoms: Ja seminārs ir ieplānots no rīta, lūdziet vietnes pārdošanas kontaktpersonu, lai ļautu jūsu grupai izveidot naktsmieru (bet neatstājiet neko vērtīgu publiskajā vietnē).

    Pasākumam jābūt gataviem visiem notikumu materiāliem, izdales materiāliem, zīmēm, displejiem, dāvanām, reģistrācijas tabulām, vārda zīmēm un citiem.

    Brīdinājums: Dažreiz runātāji mainās pirms nakti un sniedz jaunas prezentācijas, kas jāpievieno jaudas punktam 10 minūtes pirms pasākuma.

  • 10

    Notikumu izpilde

    Pēc tam, kad esat sagatavojis, ir pienācis laiks semināram. Gaidiet:

    • Daži dalībnieki vienmēr ieradīsies agri.
    • Daži apmeklētāji vienmēr ieradīsies vēlu.
    • Bieži ir daži tehniski traucējumi.


  • Video No Autora:

    Saistītie Raksti:

    ✔ - Nokļūšana biznesā: piecas ASV konvencijas pilsētas

    ✔ - Arizonas celtniecības kodi pēc apgabala

    ✔ - Kā iegūt Pārtikas piegādātāja licenci


    Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!