Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Uzņēmuma valdes sanāksmes protokolu kļūdas


Visas valstis pieprasa, lai korporācijas pieņem un izplata sapulču protokolus, un visas valstis pieprasa, lai direktoru padomes sanāksmes protokolētu. Bet nav īpašu noteikumu par to, ko iekļaut valdes sēdes protokolā un kā ņemt šo protokolu. Protams, ir kļūdas, ko varat izdarīt, ņemot minūtes, kas var padarīt jūsu uzņēmuma valdes dzīvi grūtāku.

Korporatīvās padomes sanāksmes protokola nolūks

Patiesībā ir vairāki iemesli, lai uzņemtu un ierakstītu jūsu uzņēmuma sanāksmju protokolus. Pirmais un vissvarīgākais iemesls sanāksmju protokolu uzņemšanai ir pierakstīt to, ko esat nolēmis. Otrais iemesls uzņēmumu valdes protokoliem ir uzticības un atbildības nolūkos.

Valdes locekļi ir uzticīgi. Viņi pieņem lēmumus par korporatīvo akcionāru ieguldīto naudu, un viņiem ir jāspēj pierādīt, ka viņi rīkojās saprātīgi, sabiedrības interesēs un bez interešu konfliktiem. Valdes sēdes protokols palīdz valdei pierādīt, ka viņi rīkojās godprātīgi un izvairās no personiskās atbildības par savu rīcību.

Trešais iemesls ir nodokļu vajadzībām. Sabiedrība ir atsevišķa vienība no atsevišķiem akcionāriem. Lai pārliecinātos, ka jūs turat šo atdalīšanu, valdes sēdes protokols sniedz ierakstu. Bez tiem IRS vai valsts aģentūras var atcelt uzņēmuma nodokļu statusu. Korporācija, kas neuzrāda, ka tā darbojas kā uzņēmums, kas ir nošķirts no īpašniekiem, var radīt sarežģītu nodokļu situāciju.

Uzņēmumiem ir līdzsvars, lai censtos panākt, lai valdes locekļi pildītu savus pienākumus un tiktu aizsargāti pret ilgām, bezmērķīgām valdes sanāksmēm, kas atkritumu dalībniekus pavada laiku. Tagad, kad mēs esam apsprieduši sapulces protokolu pieņemšanas iemeslus, šeit ir dažas kļūdas, ko uzņēmumi dara, un dažas domas par to labošanu.

Darba kārtības izveide un izplatīšana pirms sanāksmes

Vēl viena liela kļūda, ko korporācijas ir pieņēmušas valdes sanāksmēs, nav darba kārtības noteikšana pirms sanāksmes, nevis darba kārtības izplatīšana un attiecīgie dokumenti pirms sanāksmes. Darba kārtībā jāiekļauj konkrēti laika posmi katram darba kārtības punktam.

Konkrētas darba kārtības ne tikai padara sanāksmi vieglāku, bet tā ļauj valdei (un ikvienam, kas lasa minūtes vēlāk) zina katra darba kārtības jautājuma relatīvo nozīmi. Tas nenozīmē, ka, ja tas ir svarīgi un steidzami, darba kārtībā nevar iekļaut kaut ko, bet jautājumus var pievienot darba kārtībai ar balsošanu. Un daudz, kas ir steidzams, būtu jārisina vadītājiem, nevis valdei.

Trūkst svarīgas padomes sēdes protokolu daļas

Valdes sanāksmju protokola veidnē jāiekļauj:

  • Sanāksmes datums, laiks un vieta
  • Sākuma un beigu laiks un konkrētiem darba kārtības jautājumiem piešķirtie laiki
  • Kāda veida valdes sanāksme - regulāra, īpaša vai ikgadēja (visām valstīm ir nepieciešama korporāciju ikgadējā sanāksme)
  • Kurš bija klāt, atzīmējot direktorus, viesus un darbiniekus, un kādi valdes locekļi nebija klāt. Jāatzīmē to personu vārdi, kas nokavējas vai atstāj agri.
  • Norādiet, vai ir kvorums. Kvorumu parasti pieprasa uzņēmuma nolikums attiecībā uz visām balsīm. Kvoruma prasība parasti ir vairāk nekā puse locekļu. (Piemēram, attiecībā uz deviņiem locekļiem ir kvoruma klātbūtnē pieci locekļi).

  • Ja prezentācijas sniedz komisijas vai citi, tai skaitā prezentāciju nosaukumi un nosaukumi.

Tikšanās protokoli ir pārāk specifiski

Iespējams, lielākās kļūdas dēļi ir pieprasīt detalizētu informāciju par diskusijām (dažreiz argumentiem) un procesiem. Sanāksmēs būtu jāatspoguļo lēmumu rezultāti, nevis tas, kas runāja diskusijā. Pieņemsim, ka jūsu valde balso par priekšlikumu pārdot jaunu produktu līniju. Sanāksmes protokolā būtu jānorāda: "Kustība, lai pievienotu jaunu garšvielu līniju. Kustība norīkota un apstiprināta ar atšķirīgu viedokli." Ja grupai bija diskusija, jums ir jāreģistrē diskusijas ilgums un jāapkopo tā, bet jums nav jāiet sīkāk par diskusiju.

Otrā spektra galā dažas minūtes nav pietiekami specifiskas, lai sniegtu informāciju un saglabātu biedriem nepatikšanas. Ja lēmums nebūtu vienprātīgs, tad par to, kādi valdes locekļi nepiekrita, kas atturējās (un ņemiet vērā, ka atturēšanās bija iespējama interešu konflikta dēļ).

Kamēr jums nav jāreģistrē katras diskusijas trieciens, vai kurš to teica. Bet protokolos ir jābūt pietiekami daudz informācijas, lai atspoguļotu diskusijas garu.

Pārāk ilgi valdes sanāksmes

Nevienam nepatīk garas sanāksmes, bet ir daži veidi, kā saīsināt sanāksmi un protokolu. Iespējams, vēlēsities saglabāt valdes sanāksmju laiku, izveidojot piekrišanas darba kārtību. Būtībā šī darba kārtība ir saraksts ar jautājumiem, kurus var ātri risināt bez diskusijām. Sarakstā var iekļaut iepriekšējās sanāksmes protokolus, finanšu pārskatus un komiteju vai izpilddirektora ziņojumus.

Piekrišanas darba kārtība un ziņojumi un cita informācija ir jāsadala pirms sanāksmes, lai deputātiem būtu iespēja tos izlasīt. Tad sanāksmes laikā piekrišanas darba kārtība ir daļa no sanāksmes procesa. Jebkurš valdes loceklis var uzdot jautājumu vai bažas par piekrišanas darba kārtību, bet, ja nav problēmu, var vienoties par visu piekrišanas darba kārtību.

Nepareizs lēmumu veids

Korporatīvā padome pieņem lēmumus par vispārējo politiku. Ikdienas lēmumus pieņem uzņēmuma vadītāji, pamatojoties uz šo politiku. Dažreiz valde pārspēj un mēģina pieņemt lēmumus, kurus vislabāk atstāj vadība.

Ir vilinoši, ka valdes sanāksmju steigā un aizmugurē aizmirst apstiprināt protokolu. Bet ir svarīgi pārliecināties, ka protokoli pareizi atspoguļo gan sapulces burtu, gan garu. Protokols tiek uzskatīts par "projektu" līdz apstiprināšanai.

Notikumu protokolu glabāšana

Pēc visām problēmām, kas jums jādodas, lai saglabātu labas minūtes savai korporācijai, neaizmirstiet, lai jūsu uzņēmuma sanāksmju minūtes būtu drošas un pieejamas. Iestatiet procesu, lai paroles aizsargātajā failā saglabātu minūtes uzņēmuma ierakstu grāmatā vai "mākonī".

Aizmirstot atzīt korporatīvā sekretāra lomu

Lielākā daļa pienākumu, kas attiecas uz uzņēmumu protokoliem, ir korporācijas sekretāra kompetencē. Labs korporatīvais sekretārs ir māksla, un šie cilvēki bieži netiek pietiekami atzīti. Saka "paldies" šai personai regulāri.

Neieskaitot advokātu kā padomdevēju jūsu Direktoru padomei

Vai jūsu sabiedrība ir privāta vai publiska (ar publiski tirgotām akcijām), jums vajadzētu būt advokātam, kas konsultē jūs par to, kā veikt korporatīvās minūtes, un būt klāt svarīgās valdes sanāksmēs, lai pārliecinātos, ka jūs un jūsu padome ir aizsargāta.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Cik ilgi tas aizņem atkritumus?

✔ - Ietaupiet naudu, pērkot Essential Office Supplies

✔ - Konstruktīvs paziņojums un faktiskais paziņojums tiesas procesos


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!