Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Izveidojiet profesionālu ārpus biroja balss ziņojumu


Jūs esat nolēmis ņemt atvaļinājumu, lai panāktu kvalitatīvu laiku ar ģimeni un draugiem. Tas nozīmē, ka balss ziņas un e-pasta ziņojumi ir jāmaina, lai atspoguļotu statusu ārpus biroja. Ir svarīgi izveidot profesionālu balss ziņojumu un ārpus biroja automātisku atbildi, lai brīdinātu klientus un kolēģus par to, ka mēs paļaujamies no uzņēmuma.

Vēl svarīgāk ir sniegt informāciju par to, kā sazināties ar kādu uzņēmumu, kamēr esat prom. Būtu ļoti apgrūtinoši, ja klients tiktu izslēgts un nezina, kā ar jums sazināties. Nav svarīgi, vai jūsu pozīcija ir pārdošanas, servisa vai pat produktu attīstības jomā. Visi klientu zvani ir svarīgi un tie ir jāapmeklē profesionāli.

E-pasta saturs

E-pasta ziņojumam, kas brīdina klientus un kolēģus, kas cenšas sazināties ar jums pa e-pastu, ir jāatbilst balss ziņojuma saturam, kas sveiks zvanītājus. Ja izmantojat programmu Outlook 2010 un esat savienots ar Microsoft Exchange serveri, vispirms noklikšķiniet uz cilnes Fails un pēc tam noklikšķiniet uz ikonas Automātiskās atbildes.

Pēc tam sāksies pagaidu e-pasta izveide, kas tiek nosūtīta visiem, kas nosūtījuši e-pastu, kamēr atrodaties ārpus biroja. Automātiskā atbilde tiek nosūtīta, jo esat aktivizējis šo pagaidu ziņojumu.

Ja neesat izveidojis savienojumu, izmantojot Microsoft Exchange serveri, process ir nedaudz atšķirīgs, jo uz šāda veida e-pasta kontiem nav ikonas “Automātiskās atbildes”. Katrā ziņā soli pa solim šo e-pasta izveidošanas instrukciju var apskatīt Microsoft Office tīmekļa vietnē.

Nākamais solis ir izveidot e-pasta saturu, kas tiks nosūtīts visiem, kas nosūtīs jums e-pastus, kamēr atrodaties prom no biroja. Šajā e-pasta vēstulē jānorāda, cik ilgi jūs atradīsieties ārpus biroja, kā jūs varat sasniegt jūsu prombūtnes laikā (ja nepieciešams) un kas uzņēmumā, ar kuru sazināties, nevis jūs, ja jūs nevēlaties, lai jūs sasniegtu laikā, kad esat prom no birojs.

Piemēri

Sveiki,
Paldies par tavu e-pastu. Es šobrīd esmu ārpus biroja un atgriezīsies pirmdien, 1. decembrī. Šajā laikā man būs ierobežota piekļuve e-pastam, tāpēc mana atbilde varbūt nedaudz aizkavējas. Ja jums nepieciešama tūlītēja palīdzība, lūdzu, sūtiet e-pastu manam palīgam Barbara Colson. Viņas e-pasta adrese ir [email protected]
Priecīgas brīvdienas!
Šahira

Microsoft piedāvā veidnes un citus piemērus, kas jāizpēta. Tāpat neaizmirstiet izslēgt šo pagaidu ziņojumu, kad atgriežaties birojā, pretējā gadījumā ikviens, kas jums nosūtīs vēstuli pēc tam, kad esat atkal ieradies birojā, turpinās saņemt šo pašu ziņojumu.

Tagad, kad esat izveidojis izejošo e-pastu, izveidojiet līdzīgu, konsekventu izejošo balss ziņojumu, kas sveic visus jūsu zvanītājus. Izmantot tos pašus vārdus no e-pasta, atsauces, ar kuriem jāsazinās jūsu prombūtnes laikā un jānorāda, kad būsit atpakaļ. Balss ziņai ir jānorāda personas tālruņa numurs, nevis e-pasta adrese.

Sveiki,
Jūs esat sasniedzis Shahira Raineri galdu. Lūdzu, klausieties visu šo ziņojumu. Es būšu ārpus biroja līdz pirmdienai, 5. janvārim. Ja jums nepieciešama tūlītēja palīdzība, lūdzu, zvaniet manam palīgam Barb Colson. Viņas tālruņa numurs ir 212-555-xxxx.
Es ar nepacietību gaidu ar jums, kad atgriezos. Paldies.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Īss pārskats par grāmatvedības ierakstiem

✔ - Kā SBA var palīdzēt jūsu mazajiem uzņēmumiem

✔ - Blue Ocean Tools atbalsta atbilstošos tirgus pētījumus


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!