Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Iesniegšanas padomi cilvēkiem, kuri ienīst iesniegšanu

5 veidi, kā samazināt laiku, kad tērējat


Ir kaut kas par pieteikuma iesniegšanu, kas padara manas acis glazētas - un iesniegšana jebkuram laika periodam liek man draudēt iekrist komā.

Bet, diemžēl, ienīst to vai nē, palaižot mazo uzņēmumu, ir jārīkojas, vai drīz jūs atradīsiet savu galdu, kas sabruks zem visa papīra svara, kas turpina uzkrāties. Kāda ir vēlāka pieteikuma iesniegšana?

Ir divas pieejas problēmai, kas varētu palīdzēt. Jūs varat mēģināt padarīt savu laiku iespējami īsāku (metode, ko esmu gandrīz pilnveidojis vairāk nekā gadu ilgā biroja darbībā) vai padarīt savu laiku iespējami jautrāku (ko es cenšos sasniegt). Apskatīsim padomus, kā samazināt laiku, ko jūs faktiski tērējat vispirms.

Ja iespējams, sasmalciniet un pārstrādājiet

Pirmais jautājums par jebkuru papīra lapu, kas skatās uz augšu, gaidot to, ir „Vai šis dokuments ir jāiesniedz?”

Daudzi dokumenti, kas nonāk pastā, var nonākt tieši smalcinātājā. Kāds ir, piemēram, reklāmu vai informatīvo vēstuļu iesniegšana no citiem uzņēmumiem? Kad esat nodarbojies ar pastu, izlasiet vienu pasta sūtījumu vienreiz, izlemiet, vai jums tas būs vajadzīgs gadu no šī brīža, un izvelciet vai sasmalciniet to.

Iespējams, ir labs, ka jūs arī iesniedzat daudz dokumentu, kurus jums nav nepieciešams iesniegt, un nevajadzētu pat drukāt vispirms. Nav nepieciešams iesniegt rēķinu vai vēstuļu papīra kopijas, piemēram, ja jūsu elektroniskie faili ir organizēti un jūs ievērojat pareizas rezerves procedūras.

Tātad, kad jūs risināt šo kaudzi iesniegšanas, sadriskāt "papīrs jūs varat dzīvot bez".

Izmantojiet kartotēkas sistēmu, kas atvieglo citu biroja darbu, nevis grūtāk.

Lielākā daļa papīra, kas man jāiesniedz, ir saistīta ar uzņēmējdarbības procesu - un šie dokumenti ir jāievada grāmatvedības sistēmā, pirms ar viņiem tiek darīts kāds cits. Tātad, tā vietā, lai saņemtu šo kvīti par printera tonera kasetni un iesniegtu to zem “P” manā galvenajā reģistrēšanas sistēmā, es to iesniedzu savā “pirmajā” kartotēkā, virknē mapju, kas marķētas pēc mēneša un gada.

Piemēram, ja es nopirku tonera kasetni 2017. gada septembrī, tas ir fails, kurā tas notiek, kopā ar visiem pārējiem rēķiniem, kvītīm un citiem uzņēmējdarbības dokumentiem, kas notikuši šajā mēnesī. Tad tas ir vienkāršs jautājums, lai mēneša beigās strādātu ar mapi un veiktu visus grāmatvedības ierakstus, kas jāveic (vai, ja jūs to nedara pats, lai nodotu ikmēneša mapi jūsu grāmatvežam vai grāmatvedim).

Ņemiet vērā, ka mēs pārvaldām pakalpojumu biznesu, nevis mazumtirdzniecības biznesu, tāpēc sēžot un strādājot pie kontiem reizi mēnesī, strādā man. Ja jums vajadzēs atjaunināt savus kontus biežāk, jums attiecīgi jāmaina ikmēneša mapes ideja.

Padomājiet pirms faila

Kas notiek pēc tam, kad esmu izmantojis ikmēneša mapes, lai veiktu grāmatvedību? Dokumenti ir jāpārvieto uz “galveno” kartotēkas sistēmu. Bet tā vietā, lai iesniegtu katru dokumentu atsevišķi atkarībā no tā nosaukuma, es loģiski sakārtoju, saskaņā ar grupu, iesniegšanas procedūru, kas man šķiet daudz ātrāka.

Apskatīsim vēl vienu printera tonera kasetnes piemēru. Tā vietā, lai iesniegtu šo kvīti printera tonera kasetnei “P”, es iesniedzu šo dokumentu ar biroja piederumiem - kvītīm, to pašu vietu, kuru es iesniedzu dokumentus, piemēram, kvīti par to, ka tiek apkopoti piezīmes vai printera kvīts. papīru. Tas ne tikai padara ātrāku iesniegšanu, bet arī pēc tam daudz vieglāk atrast dokumentus.

Izmantojiet veselus vārdus un frāzes faila mapes etiķetēs, nevis tikai burtus

Nav neviena noteikuma, kas nosaka, ka, veidojot savas reģistrācijas sistēmas nodaļas, jums ir tikai viens burts. Un, ja jūs to darāt, jūs padarāt savu pieteikumu nevajadzīgi lēnu un sarežģītu. Pielāgojiet savu reģistrēšanas sistēmu, lai jūs varētu gūt labumu no grupas iesniegšanas un atrast pareizo vietu dokumenta ievietošanai ātrāk.

Piemēram, tā vietā, lai būtu tikai daļa no manas kartotēkas sistēmas ar nosaukumu “C”, man ir arī sadaļa ar nosaukumu “Klienta faili”. Faili “Client Files” ir sakārtoti alfabēta secībā. Šādā veidā pielāgojot jūsu reģistrācijas sistēmu, tas ir tāds, ka to vienmēr var sīkāk iedalīt un organizēt, ja nepieciešams. Tāpēc lielajam klientam varētu būt faila sistēmas dalītājs ar nosaukumu "Klienta faili", lai atvieglotu ar viņu saistīto dokumentu meklēšanu.

Šajā piemērā uzlīmju sistēmas etiķetēs būtu jālasa “B”, “C”, “Klienta faili”, “D”… Skatiet, cik daudz vieglāk kļūst jūsu iesniegšana?

Vēl viens pieteikuma padoms, lai paātrinātu iesniegšanu: neaizmirstiet arī pielāgot alfabētu. Tā vietā, lai iegūtu tikai sadaļu “M”, arī atzīmējiet vienu “Mc”.

Saglabājiet savu „pirmo” kartotēkas sistēmu tuvu un ērti

Otra lieliska lieta, izmantojot divpakāpju reģistrēšanas sistēmu, piemēram, iepriekš aprakstīto, ir tas, ka kļūst daudz vieglāk saglabāt jūsu reģistrācijas sistēmas pirmo posmu (ikmēneša mapes) fiziski tuvu jūsu darbvietai. Jums būs daudz vairāk tendence iesniegt dokumentus tūlīt, nevis ļaujot tiem uzkrāt, ja jums ir cieša, organizēta vieta, kur tos iesniegt.

Tātad, ievietojiet pēdējo, pašreizējo un nākamā mēneša ikmēneša mapes paplātē vai izmantojiet concertina failu un ievietojiet to roku garumā jūsu darbvietā. Lielākā daļa jūsu reģistrēšanas sistēmas (“galvenā” reģistrēšanas sistēma, kā mēs to iepriekš nosaucām, var būt visā telpā vai pat citā telpā pilnībā, bet, lai ietaupītu laiku, jums nevajadzētu būt veiciet pirmā posma iesniegšanu.

Kā padarīt izklaidi

Iesniegšanas padomi, ko esmu jums līdz šim devis, palīdzēs jums samazināt laiku, ko pavadāt, un novērst smadzeņu iesaldēšanu. Bet ko darīt, lai padarītu savu laiku vairāk jautrāku?

Patiesībā, vienīgā stratēģija, ko es šeit nāku klajā, ir tiešais kukuļdeva, apbalvojot sevi ar sīkfailu, ja es uz noteiktu laiku iesniedzu failu. Tas darbosies, bet var novest pie daudz mārciņu, ja jums ir daudz iesniegšanas.

Vai arī jūs varat izmantot mākslinieciskāku pieeju, izmantojot visas dažādās krāsas mapju failiem un izmantojot neparastus fontus vai etiķetes kaligrāfiju. Neatkarīgi no tā, vai tas padara jūsu iesniegumu vēl jautrāku, tas noteikti padarīs to pievilcīgāku.

Un kas zina? Varbūt tikai tas, ka jūsu iesniegšana ir tik daudz ātrāka, ka tā ir tik organizēta, padarīs to daudz jautrāku.


Video No Autora: Minirallijs Karosta 2018 /Actions & Mistakes/

Saistītie Raksti:

✔ - 8 Labas klientu apkalpošanas noteikumi

✔ - 5 Bezmaksas tiešsaistes kalendāri, lai saglabātu jūsu uzņēmumu uz ceļa

✔ - 5 Veidi, kā radīt cietus MLM vadus


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!