Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā ārpakalpojumu sniedzēji izmanto tiešsaistes grāmatvedības pakalpojumus


Tiešsaistes grāmatvedības risinājumi izmanto mākoņdatošanas vidi, lai apkopotu un korelētu informāciju, kas uzņēmumam ir vajadzīga, lai pārvaldītu tās finanses. Šīs programmatūras platformas vienkāršo grāmatvedības procesu, samazina datu ievades laiku un palielina efektivitāti visā jomā. Daudzi uzņēmumu īpašnieki un CFO gūst labumu no šīm priekšrocībām, sekojot gudriem ieviešanas procesiem, lai radītu perfektu vidi ikdienas finanšu pārvaldībai.

Atrodiet labāko programmatūru

Pirmais solis ideālas tiešsaistes grāmatvedības vides izveidē ir noteikt, kura programmatūras platforma uzņēmumam ir piemēroti. CFO būtu jāiepazīstas ar visnoderīgākajām iespējām un jāizstrādā to platformu saraksts, kas piedāvā vislabākās iespējas. Mazie uzņēmumi atšķiras pēc lieluma, apjoma un vajadzībām, tāpēc ir svarīgi iepriekš konsultēties ar uzņēmuma vadītājiem, lai precīzi noteiktu, kādi līdzekļi ir nepieciešami, lai risinātu pastāvīgās finanšu datu svārstības.

Šajā stadijā ir vērā ņemami apsvērumi, bet jānovērtē viss, sākot no iezīmēm un priekšrocībām, uz grāmatvedības platformas piedāvātajiem atbalsta pakalpojumiem. Daudzi uzņēmumi pieprasa daudz pielāgošanas vai var būt nepieciešama programmatūra, lai mērogotu un piedāvātu visaptverošākus ziņojumus. Grāmatvedības vajadzības šodien un nākotnē būtu jāanalizē pirms parakstīšanas uz punktveida līnijas.

Vienkāršojiet algu

Algas kļūst arvien sarežģītākas, jo mazie uzņēmumi paplašinās un uzņem papildu darbiniekus. Laika uzskaites informācija ir jāpārsūta algas nodaļai, lai radītu ziņojumus, kas nepieciešami, lai sniegtu darbiniekiem precīzu kompensāciju. Tiešsaistes grāmatvedības rīki var ievadīt datus, kas ievadīti izsekošanas un algu saraksta programmatūrā, un tulkot to formātā, ko var izmantot, lai sagatavotu pārbaudes tieši no programmas. Tas palielina precizitāti un nodrošina, ka visi darbinieki saņem samaksu par laiku, katru reizi bez grāmatvedības nodaļas, lai katru nedēļu pavadītu stundas strādājot par algu sarakstu.

Daudzas laika uzskaites programmas ietver arī plašo iespēju un priekšrocību klāstu, kas pieejamas, izmantojot mobilo savienojumu. Ir laika uzskaites programmas, kas ļauj lietotājiem ievadīt laiku no lauka, izmantojot mobilo lietojumprogrammu un pat izmantojot SMS īsziņas. CFO var izveidot vairākus apstiprināšanas procesus dažādiem dalībniekiem, veicinot uzlabotos datus un detalizētu informāciju, kas iesniegtajā laikā tiek izsekota par algu sarakstu.

Pārvaldiet pārdošanas datus

Mazie uzņēmumi nodarbojas ar pastāvīgu pārdošanas datu pieplūdumu. Ienākošie un izejošie faktūrrēķini, maksājumi, pirkuma pasūtījumi, pasūtījuma izpilde un informācija par kuģošanu satur ļoti svarīgus finanšu datus, kas veido lielu naudas plūsmas daļu. Ja šie skaitļi netiek precīzi un savlaicīgi izsekoti, tas var radīt neskaidrības, kas kavē uzņēmuma spēju pieņemt lēmumus par turpmāko izaugsmi.

Tiešsaistes grāmatvedības programmatūra pārvalda visus šos būtiskos datus tā, lai uzņēmuma vadītāji vienmēr gūtu skaidru priekšstatu par to, cik daudz naudas ir pieejama jebkurā laikā. Nodrošinot ātru, precīzu veidu, kā noteikt atsevišķu pasūtījumu un rēķinu statusu, šīs platformas ietaupa laiku katrā solī pa pārdošanas piltuvi. Daži programmatūras risinājumi piedāvā iespēju automātiski sagatavot rēķinus un nosūtīt tos klientiem, lai vēl vairāk atbrīvotu pārdošanas nodaļu.

Uzraudzīt debitoru un debitoru parādus

Ir iespējams, ka uzņēmums var izskatīties rentabls uz papīra, bet ir grūti vai reāli. Tā ir izplatīta problēma, ar ko saskaras uzņēmumi ar neefektīviem grāmatvedības procesiem, kas neparāda patieso stāstu naudas plūsmas pamatā. Izmantojot tiešsaistes rīku, lai izsekotu gan debitoru parādu, gan debitoru parādu statusu, tiek novērsta neskaidrība un parādīts, kur jārīkojas, lai uzlabotu uzņēmuma finanšu stāvokli.

E-pasta atgādinājumu un brīdinājumu uzstādīšana paātrina debitoru parādu iekasēšanas procesu un atgādina uzņēmumu īpašniekiem un vadītājiem, kad pienākas saistības. Tas atvieglo līdzsvarota maksājumu grafika izveidi, kas saglabā uzņēmumu sarkanā vietā, nevis likvidē savu budžetu.

Veicināt mobilo lietošanu

Attālā piekļuve ir liela daļa no tā, kas padara tiešsaistes grāmatvedību tik efektīvu. Ikviens no CFO līdz mobilajam darbaspēkam var piekļūt programmatūrai un ievadīt būtiskus datus no jebkuras ierīces neatkarīgi no to pašreizējās atrašanās vietas. Kad ikviens uzņēmumā iekļūst ar pārdošanas un izdevumu ierakstiem, kā tas notiek, tam būtu jārada liels precizitātes pieaugums. Darbiniekiem, kas veic uzņēmējdarbību ārpus biroja, vairs nav jāgaida, lai atgrieztos savā datorā, lai ierakstītu darījumu datus.

Tā vietā viņi var ievadīt visus numurus, izmantojot lietotni savās mobilajās ierīcēs, kas integrējas ar galveno grāmatvedības programmatūru un piegādā informāciju tieši mākonī.

Sinhronizācija ar bankām

Tas ir pārāk viegli aizmirst ierakstīt depozītu vai izņemšanu biznesa čekā un saņemt nepatīkamu pārsteigumu, kad tiek saņemts ikmēneša pārskats. Šo problēmu var novērst, izveidojot tiešsaistes grāmatvedības programmatūru, lai automātiski saņemtu finanšu datus brīdī, kad notiek bankas darījumi. Precīza dolāra summa tiek nekavējoties reģistrēta un pieejama no paneļa, kas ne tikai uzlabo precizitāti, bet arī liek nevajadzīgi pavadīt laiku katru mēnesi, sakārtojot papīra izrakstus, lai pārliecinātos, ka grāmatu bilance.

Saglabājiet komunikāciju atvērtu

Uzticamam tiešsaistes grāmatvedības risinājumam vajadzētu ļaut administratoriem izveidot dažādas pieteikšanās atļaujas, lai nodaļas vadītāji, uzraugi un darbinieki uzņēmumā varētu piekļūt informācijai un tos mainīt. Uzraudzības rīki ļauj CFOs pārbaudīt, vai viss darbojas nevainojami un atbildēs uz visiem jautājumiem, izmantojot sadarbības iespējas programmas ietvaros. Tas nodrošina informācijas plūsmas brīvību starp visām uzņēmuma finanšu lēmumos iesaistītajām pusēm un novērš šķēršļus, kas kavē efektīvu darbību.

Ja mainās uzņēmuma vajadzības, CFO un pakalpojumu sniedzējs vienmēr ir viegli pieejami, lai palīdzētu veikt uzlabojumus.

Izmantojiet ziņošanas priekšrocības

Ziņojumu izveide no finanšu datiem bez programmatūras palīdzības ir grūts process, kas sasaista mazo uzņēmumu darbiniekus, kuri varētu būt produktīvāki citur. Aizkavēšanās starp datu vākšanu un šo manuālo ziņojumu apkopošanu rada risku, ka informācija būs novecojusi, kad ziņojums būs pabeigts. Tiešsaistes grāmatvedības platformas ietver ziņošanas rīkus vairākiem svarīgākajiem uzņēmējdarbības rādītājiem:

  • Paredzētais pārdošanas apjoms
  • Ienākumi un izdevumi
  • Naudas plūsma
  • Peļņa un zaudējumi

Tā kā visi sistēmā ievadītie dati ir savstarpēji saistīti, katrs jaunais ziņojums atspoguļo jaunākās izmaiņas uzņēmuma finanšu jomā. Starpplatformu sinhronizācija ir viena no galvenajām tiešsaistes ziņošanas sistēmu priekšrocībām, bet tā nav vienīgā. Visaptveroši informācijas paneļi var apkopot datus, uzlabot pārskatu sniegšanu un ļaut CFOs piekļūt uzņēmuma galvenajiem darbības rādītājiem, pat neizmantojot datoru. Mobilais savienojums grāmatvedības lietojumprogrammās ir visuresošs un ļauj lietotājiem ne tikai apskatīt, bet arī rediģēt, manipulēt un analizēt visus svarīgos datus, kad vien tas ir nepieciešams.

Integrēt visas programmas

Tiešsaistes grāmatvedība ir visizdevīgākā, ja tā ir saistīta ar citām lietojumprogrammām, kuras uzņēmums izmanto, lai pārvaldītu operācijas. Laika uzskaites, algu saraksta, inventāra pārvaldības un citu programmatūru apvienošana, izmantojot drošu integrācijas platformu, vienkāršo datu plūsmu un nodrošina, ka informācija, kas pieejama, izmantojot tiešsaistes grāmatvedības programmu, vienmēr ir precīza.

Tāpat kā ar automatizāciju, integrācija veicina paaugstinātu efektivitāti un var ietaupīt uzņēmumam ievērojamu naudas summu, samazinot laiku, kas pavadīts medībās, kas iepriekš tika izkaisītas pa departamentiem. Integrācija arī samazina daudzus atkārtojošos datu ievades uzdevumus, samazina kļūdu līmeni un ļauj uzņēmumiem optimizēt pārskatus, lai ietvertu vislielāko detalizācijas pakāpi.

Viena no svarīgākajām grāmatvedības platformas integrācijas sastāvdaļām ir vispirms saprast, kāds ir vēlamais rezultāts pirms sistēmu saskaņošanas. Zinot, kādas ir grāmatvedības prasības, CFO var precīzāk novērtēt dažādu programmu dažādu iezīmju un priekšrocību atbilstību, lai nodrošinātu, ka tās faktiski atbilst uzņēmuma vajadzībām. Piemēram, darba izmaksas prasa vairākas sistēmas, lai savstarpēji runātu algu, laika uzskaites un virsgrāmatu sistēmās. Ja darba izmaksu aprēķināšana ir nozīmīgs atskaites princips, tad, vai laika uzskaites lietojumprogramma sinhronizē savus datus ar algas apstrādes pakalpojumiem, ir īpašs un svarīgs apsvērums.

Pielāgojiet darba vidi

Uzņēmumi, kas piedāvā integrācijas risinājumus, bieži ietver pielāgošanu kā daļu no saviem pakalpojumiem. CFO var to izmantot, lai izveidotu centrālo platformu, kas īpaši pielāgota jebkuras uzņēmuma vajadzībām. Katram uzņēmumam ir nepieciešama īpaša iestatīšana darbplūsmas, datu ievades formu un savienojumu starp lietojumprogrammām ziņā. Pašai platformai vajadzētu būt pietiekami vienkāršai, lai ikviens to varētu izmantot, nepieprasot plašu apmācību. Tiešsaistes grāmatvedība var tikt nepārtraukti integrēta šajā vidē, lai tā kļūtu par regulāru rīku datu plūsmas pārvaldībā.

Ņemiet vērā, ka pielāgojumi var prasīt apmācītu IT pakalpojumu iejaukšanos, lai izveidotu savienojumu, lai nodrošinātu datu pienācīgu sinhronizāciju un ziņu pareizību. Šis atbalsts ir jāiekļauj budžetā, apsverot jaunu grāmatvedības risinājumu un tiešsaistes grāmatvedības pakalpojumu ieviešanas izmaksas, jo tas galu galā būs vajadzīgs ne tikai uzstādīšanas laikā, bet arī pārmaiņu laikā, izaugsmes laikā un kad grāmatvedības komanda pieprasa jaunu informāciju un ziņošanu. Uzņēmumi to izmanto dažādos veidos.

Mazie uzņēmumi ar ierobežotu budžetu un daļējs finanšu grāmatvedības vadītājs var vēlēties uzturēt attiecības ar individuālo komersantu, kas var būt elastīgs un pēc vajadzības pēc pieprasījuma. Ja vien vajadzības nav plašas, rēķinu sagatavošana par nostrādāto stundu skaitu varētu būt izdevīgāka par mazo uzņēmumu budžetiem nekā ikmēneša fiksators. Savukārt lielāki uzņēmumi vai uzņēmumi ar sarežģītām grāmatvedības vajadzībām var gūt lielāku labumu no IT uzņēmuma turēšanas, lai apkalpotu viņu pastāvīgās vajadzības. Ierobežotās situācijās daži uzņēmumi ir vislabāk piemēroti, ja personālam ir iekšējā IT atbalsta persona.

Tas parasti ir vispiemērotākais uzņēmumiem, kuriem jau ir IT personāls, kurš var uzņemties papildu sistēmas pienākumus.

Sniedzot CFO, uzņēmumu īpašniekiem un darbiniekiem kopīgu vidi, kurā izsekot un pārvaldīt finanses, tiešsaistes grāmatvedība risina daudzus precizitātes un komunikācijas jautājumus, kas var radīt kaitīgas kļūdas. Pareiza ieviešana rada platformu, kas pārveido veidu, kā uzņēmumi rīkojas ar finansēm un piedāvā ideālu vidi produktivitātei un izaugsmei.


Video No Autora: Sports Racing Technologies / Rally Sarma 2018

Saistītie Raksti:

✔ - Izveidojiet savu mazo uzņēmumu kontu sarakstu

✔ - Komercbanku aizdevumi mazajiem uzņēmumiem

✔ - Uzziniet, ko nozīmē "izslēgt ierakstu" un "fonā"


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!