Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā veiksmīgi notikumu plānotāji paliek organizēti


Neatkarīgi no tā, vai esat korporatīvo pasākumu plānotājs vai administratīva persona, pasākumu plānošanas pamatiem ir nepieciešama spēcīga organizatoriskā, komunikācijas un dokumentācijas prasme. Neatkarīgi no jūsu pieredzes līmeņa, pat viesmīlības entuziasts var likt pārsteidzošu biznesa notikumu ar nelielu radošumu un daudzām organizācijām. Bet, kad runa ir par notikumu plānošanu, jo īpaši attiecībā uz aizņemtiem notikumu plānotājiem ar vairāk nekā vienu notikumu uz viņu grāmatām, organizētās uzturēšanās var būt lielāks šķērslis nekā vairums.

Kā Notikumu plānotāji paliek organizēti

Organizācija ir viens no daudzajiem panākumu atslēgām vairumam pasākumu plānotāju. Ne tikai organizatorisko prasmju apgūšana var izraisīt mazāk stresa, bet arī var uzlabot jūsu radošumu kā pasākumu plānotāju, kas ļauj jums redzēt lielāku attēlu un domāt ārpus kastes, zinot, ka jums ir stingra roktura informācija. Šeit ir daži veidi, kā veiksmīgi rīkot pasākumu plānotājus.

Izveidojiet notikumu saistvielas

Notikumu un pasākumu plānošanas saistvielu radīšana, iespējams, ir visefektīvākais veids, kā organizēt seminārus, konferences, iekšējās apmācības, izpildvaras sanāksmes un visu veidu pasākumus. Kaut arī daudzi pasākumu plānotāji pāriet uz vairākiem elektroniskiem un digitāliem organizācijas rīkiem, fiziskās saistvielas var kalpot par vietu svarīgākajiem notikumiem un programmas detaļām. Dažu dokumentu, piezīmju un citu detaļu kopiju glabāšana var būt dzīvības glābējs visā notikuma laikā.

Ideālā gadījumā katram notikumam un / vai programmai jābūt savai saistvielai. Atkarībā no jūsu pasākuma sarežģītības jūsu saistviela var ietvert vairākas sadaļas, tostarp:

  • Ceļvedis / darba kārtība
  • Galvenie kontakti
  • Dalībnieki
  • Komunikācijas
  • Līgumi
  • Banketu pasākumu rīkojumi
  • Izklaide
  • Naktsmītnes / istabas saraksts
  • Ierašanās / izlidošana
  • Darbības
  • Dāvanas
  • Budžets
  • Dažādi

Ar jūsu pasākuma plānošanas saistvielu regulāri atjaunina, jūs viegli apmainīsieties ar informāciju ar saviem iekšējiem kolēģiem un klientiem, pat ja viņi nesniedz daudz laika, lai sagatavotos.

Izmantojiet notikumu plānošanas programmatūru vai tiešsaistes dokumentu glabāšanu

Kamēr jūsu pasākuma saistošajos materiālos būtu jāietver visas svarīgākās ziņas par katru notikumu drukātā veidā, pārējās atsauces piezīmes, idejas un sarakste arī jāuztur organizēti un kopā. Šodien daudzi pasākumu plānotāji izmanto notikumu plānošanas un pārvaldības programmatūru, bet vēl daudz vairāk meklē tiešsaistes failu glabāšanas iespējas, lai tās būtu organizētas.

Tiešsaistes rīki, piemēram, Google disks un Dropbox, var nodrošināt visu veidu elektroniskos dokumentus no izklājlapām uz rēķiniem. Šie rīki ļauj jums augšupielādēt, uzglabāt un organizēt dokumentus tiešsaistes failos un mapēs, kur tos var viegli piekļūt no jebkuras vietas. Varat atvērt dokumentus savā klēpjdatorā, viedtālrunī vai planšetdatorā. Varat arī viegli pievienot šos failus e-pastiem vai koplietot dokumentu ar kolēģiem, pārdevējiem un klientiem. Tas var būt ideāls organizācijas risinājums pasākumu plānotājiem, kuri vienmēr ir ceļā.

Organizatoriskā apakšlīnija

Galu galā, kā jūs organizējat savus dokumentus, piezīmes un saraksti, jums ir tiesības. Katram pasākumu plānotājam ir atšķirīga sistēma, kas darbojas viņiem un viņu notikumiem. Vissvarīgākais faktors vienmēr ir informācijas pieejamība un gatavība. Tāpēc pārliecinieties, ka neatkarīgi no izmantotās sistēmas varat ātri un viegli atrast meklējamo informāciju.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Kāpēc jūs pārtraucat lietot eBay un ko darīt?

✔ - Kur atrast rakstīšanas klases

✔ - Padomi, kā iegādāties kameras un objektīvus eBay


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!