Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā izveidot dokumentu pārvaldības sistēmu

Kā izveidot mazo uzņēmumu dokumentu pārvaldības sistēmu


Dokumentu pārvaldība ir dokumentu apstrādes process tādā veidā, ka informāciju var izveidot, koplietot, organizēt un uzglabāt efektīvi un atbilstoši. Tāpēc uzņēmumiem ir ļoti svarīgi mācīties veidot dokumentu pārvaldības sistēmu.

Daudziem uzņēmumiem dokumentu pārvaldības sistēmas uzmanības centrā ir dokumentu organizēšana un uzglabāšana. Viņi vēlas, lai viņi varētu glabāt dokumentus organizētā un drošā veidā, kas ļauj dokumentus viegli atrast. Šis raksts jums parādīs, kā izveidot dokumentu pārvaldības sistēmu, kas tieši to dara.

Ja kādā no meklētājprogrammām ierakstāt “dokumentu pārvaldības sistēmu”, jūs saņemsiet garus dokumentu pārvaldības „risinājumu” sarakstus, daudzus attēlojot programmatūru vai lietotnes, kas reklamē elektroniskā biroja priekšrocības.

Tomēr dokumentu pārvaldības programmatūra vai lietotnes ir paredzētas, lai uzlabotu jūsu uzņēmuma elektronisko failu apstrādi. Problēma ir tā, ka daudziem mazajiem uzņēmumiem ir jārisina vecmodīgo datu maisījumi uz papīra un elektroniskiem failiem - un dažos gadījumos papīra datu daļa ir daudz lielāka.

Viens no risinājumiem, kas saistīti ar jauktu datu vidi, būtu izmantot dokumentu attēlveidošanas sistēmu, lai visus uzņēmuma dokumentus pārvērstu elektroniskā formā. Taču daudziem maziem uzņēmumiem tas ir pārāk dārgi un laikietilpīgi.

Labā ziņa ir tāda, ka jūs varat ievietot dokumentu pārvaldības sistēmas pamatus, nepērkot nekādu īpašu programmatūru vai izmantojot vairumtirdzniecības dokumentu attēlveidošanu. Sistēmai nav jābūt sarežģītai; jums vienkārši ir jāiegulda laiks, plānojot un īstenojot to.

Kā izveidot dokumentu pārvaldības sistēmu

Dokumentu pārvaldības sistēmas izveide ietver trīs posmus;

  • Dokumentu pārvaldības plāna izveide
  • Dokumentu pārvaldības plāna īstenošana
  • Pēc tam

Pirmais solis, izstrādājot plānu, ir atbildēt uz šiem četriem jautājumiem:

Kādi ir dokumentu izveides noteikumi?

Rēķini, maksājuma atgādinājuma vēstules, pārdošanas brošūras, e-pasts, bilances, izklājlapas, pārskati - Visi uzņēmumi, veicot uzņēmējdarbību un sekojot līdzi tam, veido dažādus dokumentus. Un, lai noturētu lietas, visiem uzņēmumiem ir jāparedz noteikumi dokumentu izveidei.

Piemēram, vai ir iekšējas veidnes dažiem jūsu standarta uzņēmējdarbības dokumentiem, piemēram, burtiem un rēķiniem, un kur tie atrodas?

Vai ir iekšēja stila rokasgrāmata, kas jāievēro?

Vai jauniem dokumentiem jābūt datētiem un / vai laika zīmogiem?

Kādas procedūras būtu jāievēro, daloties vai pārskatot dokumentus?

Dažiem maziem uzņēmumiem vienīgais jautājums par dokumentu veidošanu būs tas, kur atrodas dažādu uzņēmējdarbības dokumentu veidnes un kā tos izmantot. Bet, ja dokumenta izveide jūsu biznesā ietver dažādus cilvēkus, kas sadarbojas, pārbauda vai atjaunina dokumentus, jums būs nepieciešams laiks, lai izlemtu, kā šīs lietas būtu jādara, lai nodrošinātu efektivitāti un konsekvenci.

Kā mēs glabāsim dokumentus?

Šim jautājumam faktiski ir divi aspekti. Pirmais ietver uzglabāšanas fiziskos aspektus. Pat ja jūsu mazais uzņēmums glabā dokumentus dokumentu skapjos, ir izmaksas, kas saistītas ar uzglabāšanu; ne tikai izmaksas, kas saistītas ar pašu dokumentu nodošanu, bet gan par laiku, kad jūs un / vai jūsu darbinieki iesniedz dokumentus vai dodaties, lai tos ielādētu. Faktiski lielākās izmaksas, kas saistītas ar uzglabāšanu lielākajā daļā mazo uzņēmumu, iespējams, ir laiks, kas izšķērdēts, kad cilvēki meklē dokumentus.

Otrs dokumentu glabāšanas aspekts ir organizatorisks; kā dokumenti tiks iesniegti? Dokumentu iesniegšanas atslēga ir ievērot labu failu pārvaldības praksi.

Jums ir arī jāzina, kā arhivēt dokumentus. Kā jūs rīkosies ar novecojušiem vai vienkārši sagatavotiem failiem, lai tos pārvietotu uz aizmugures degli dokumenta pārvaldības sistēmā?

Piemēram, katru gadu sākumā es datorā izskatu dažādus ar darbu saistītus failus, izspiežot tos, kas vairs nav aktuāli, un izveidoju jaunas mapes, kas marķētas pēc gada un / vai priekšmeta, pārvietojot failus pēc vajadzības.

To var izdarīt arī ar papīra failiem; nav grūti noņemt vecos (er) dokumentus no faila mapes un etiķetes un izveidot jaunu ar nosaukumu “Old”. Dažas programmatūras piedāvā automātiskas arhivēšanas iespējas. Piemēram, Microsoft Outlook ļauj arhivēt veco e-pastu.

Kā var vienkāršot dokumentu iegūšanu?

Šis jautājums ir jūsu dokumentu pārvaldības sistēmas pamatā. Aptaujā, kuru veica Leger Marketing par Xerox Kanādu, Kanādas MVU īpašnieki un vadītāji vidēji norādīja, ka dokumentu pārvaldībai un uzglabāšanai ir jāmaksā 2,152 ASV dolāri, un aptuveni vienu stundu dienā, lai meklētu šos dokumentus (globeandmail.com).

Atkal, labas iesniegšanas prakses var atrisināt problēmu. Pārlūkojot datu pārvaldības rakstus šajā vietnē, jūs sāksiet darbu. Ja jūs darāt tādas lietas kā konsekventi ievērot stingras nosaukuma konvencijas, piemēram, piemēram, dokumenti būs daudz vieglāk atrodami.

Un vai jūs esat vienīgais īpašnieks, kas strādā ar personālu vai uzņēmuma īpašnieku, jums vajadzētu izveidojiet failu atrašanās vietu sarakstu, kas atgādinās lietotājiem, kur iet uz konkrētiem faila veidiem - un kur atrast konkrētus dokumentus. Ja jūsu bizness ir līdzīgs visbiežāk, neaizmirstiet iekļaut arī to, vai fails būs jūsu datora sistēmā, iekšējā serverī, mākonī vai, ja papīra formātā, tas ir ievietots fiziskā vietā, piemēram, kartotēkā. Piemēram, pieņemsim, ka savā uzņēmumā izmantojat attēlus, video vai pat papīra fotoattēlus.

Ieraksts jūsu failu atrašanās vietu sarakstā varētu būt:

Digitālie attēli / video: dators (vai serveris) - disks E: / photos - fails attiecīgajā tematiskajā mapē
Papīra fotogrāfijas: skapis 3 - Fotogrāfijas - alfa pa tematiem

Koplietojamā tīkla vai mākoņa diskdziņiem jābūt marķētiem atbilstoši saturam, kā arī skapju atvilktnēm.

Kā mēs varam nodrošināt / saglabāt mūsu dokumentus?

Pirmā aizsardzības līnija dokumentu drošībai ir paša uzņēmuma telpu fiziska nodrošināšana. Visiem uzņēmumiem ir jābūt drošības sistēmām, piemēram, signalizācijas sistēmām, uzstādītām - pat uz mājām balstītiem uzņēmumiem.

Uzņēmumiem var būt nepieciešams vai vēlas ieguldīt arī citās drošības ierīcēs, piemēram, logu stieņos / grilos, drošības kamerās un / vai patruļas pakalpojumos. Jūs varat pavadīt visu laiku, kad vēlaties izveidot paroles un šifrēt failus, mēģinot aizsargāt savus elektroniskos failus, taču tas nav svarīgi, ja kāds var vienkārši klīst un nozagt jūsu datoru un pievienoto cieto disku.

Visiem kartotēkas skapjiem jābūt aizslēdzamiem un aizturētiem pēc darba stundām (un jābūt slēgtiem pusdienlaikā, ja neviens cits netiks atrasts tuvu).

Elektronisko dokumentu vispārējās drošības procedūras ietver dokumentu regulāru dublēšanu un dokumentu rezerves kopiju saglabāšanu kaut kur citā vietā, nevis tajā pašā cietajā diskā, kur atrodas oriģinālie dokumenti. Ārpus vietnes ir vislabāk aizsargāt, lai jūsu uzņēmējdarbības dati netiktu iznīcināti pēc dabas katastrofām - vēl viens iemesls, kāpēc mākonis ir ideāls biznesam.

Mazie uzņēmumi ar kolēģiem vai darbiniekiem, kas izmanto vienu un to pašu datortīklu, var arī vēlēties ierobežot dažu lietotāju piekļuvi, lai viņi varētu izmantot vai redzēt tikai dažus tīkla resursus. Piemēram, jums var būt tīkla vai mākoņa koplietošanas katalogs ar nosaukumu "Grāmatvedība", kurai ir piekļuve tikai pārvaldībai. Pat ja lietotājam ir atļauts piekļūt resursam, piemēram, lietojumprogrammai, konkrēti dokumenti var tikt aizsargāti ar paroli. Dokumentu saturu var arī šifrēt, padarot tos pieejamus tikai tiem, kam ir vajadzīgā šifrēšanas atslēga.

Darbinieku zādzība ir vēl viens drauds datu drošībai. Mazajiem uzņēmumiem ar darbiniekiem būtu jāpārbauda fakts un jāpārbauda darbiniekiem fona pārbaudes jautājums.

Jūsu dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešana

Kad esat izveidojis savu dokumentu pārvaldības plānu, atbildot uz iepriekš minētajiem jautājumiem, esat gatavs to īstenot, pārliecinoties, ka visi jūsu darbinieki zina jūsu uzņēmuma dokumentu pārvaldības sistēmas datus un ievēro atbilstošas ​​procedūras, veidojot, uzglabājot un izgūstot dokumentus.

Jums būs arī jāpārliecinās, ka ikviens, kas piekļūst jūsu organizācijas dokumentiem un izmanto tos, seko līdzi, darot tādas lietas kā, piemēram, nosaukumu nosaukšana un glabāšana. Regulāri pārbaudiet vietas, lai pārbaudītu, vai konkrētos failus var viegli atrast un aizsargāt no nepareizas ievietošanas.

Dokumentu pārvaldības sistēmu var iestatīt dienā, bet tā konsekventa īstenošana laika gaitā būs tās panākumu atslēga. Atlīdzība ir milzīga - spēja atrast to, ko vēlaties atrast, ja vēlaties, un mieru.


Video No Autora: Uzņēmuma resursu pārvaldības rīks MS Dynamics AX [ Nākotnes Parks 3.0 ]

Saistītie Raksti:

✔ - 10 Veidi, kā atrast vairumtirgotāju

✔ - Padomi par to, kā kļūt par Freelance Writer

✔ - Privātais aizdevums: alternatīvs finansējuma avots


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!