Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā organizēt datoru failus (elektroniskās failu pārvaldības padomi)

Failu pārvaldības padomi digitālajiem failiem


Saglabājot jūsu elektroniskos dokumentus, šodienas "vadu" pasaulē var būt diezgan sīki mājas darbi.

Papildus dokumentu glabāšanai lokāli uz galddatoriem, klēpjdatoriem vai mobilajām ierīcēm arvien vairāk uzņēmumu izmanto mākoni biznesa pamatprogrammām un failu glabāšanai. (Skatiet, kāpēc mākoņdatošana ir ideāli piemērota mazajiem uzņēmumiem un 5 mākoņdatošanas trūkumiem.)

Vēl vairāk sarežģīt uzglabāšanas jautājumu ir tas, ka daudziem uzņēmumiem ir jādalās dokumentos starp darbiniekiem. Birojā tas parasti tiek veikts, izmantojot failu serveri vai pievienotu tīkla atmiņas ierīci (NAS).

Ja ir nepieciešama kopīga mobilā piekļuve, dokumentus var saglabāt mākonī un koplietot, piešķirot piekļuves atļaujas.

Tas viss var būt failu pārvaldība murgs ar dažiem personas dokumentiem, kas tiek glabāti mākonī un dažos lokāli, un pat atsevišķi dokumenti tiek glabāti tikai vienā vietā vai otrā.

Organizācija ir atslēga uz elektronisko failu pārvaldību

Visur, kur tiek glabāti dokumenti, ir svarīgi tos organizēt un atjaunināt. Elektroniskās datņu pārvaldības mērķis ir nodrošināt to, ka jūs varat atrast to, ko jūs meklējat, pat ja jūs to meklējat pēc tās izveides.

Lielākā daļa uzņēmumu ļaudīm vienā reizē ir bijuši mulsinoši, jo viņiem ir klientu zvans, un viņi nevar ātri atrast attiecīgo rēķinu vai citus svarīgus klienta dokumentus. Tikpat kaitinošas ir arī gada beigās sajaukšanās, cenšoties atrast dokumentus, kas attiecas uz uzņēmumu, grāmatvedim vai pat vēl sliktāk - nodokļu maksātāju.

Pareiza digitālo dokumentu organizēšana ir īpaši svarīga kopīgā vidē - ja kāds no jūsu darbiniekiem nav klāt (uz laiku vai pastāvīgi!), Jums vajadzētu būt iespējai viegli atrast visus šīs personas izveidotos vai pārvaldītos dokumentus.

Iespējamais datu zudums, kas saistīts ar neapmierinātām, izlidojošiem darbiniekiem, ir vēl viens iemesls, lai aizsargātu jūsu uzņēmuma datus. Sk. 6 Uzņēmējdarbības datu aizsardzības noteikumi.

Šie failu pārvaldības padomi palīdzēs saglabāt jūsu failus:

1. Izmantojiet programmas failu noklusējuma instalācijas mapes.

Instalējot lietojumprogrammas, izmantojiet noklusējuma faila atrašanās vietas. Sistēmā Windows pēc konvencijas lietojumprogrammu faili atrodas mapē (Drive Letter:) -> Program Files. Programmu instalēšana citur ir mulsinoša un nevajadzīga.

2. Viena vieta visiem dokumentiem.

Novietojiet visus dokumentus vienā mapē. Vienam lietotājam Windows vidē noklusējuma atrašanās vieta ir mape Mani dokumenti.

Failu koplietošanas vidē mēģiniet darīt to pašu. Izveidojiet vienu saknes mapi (piemēram, "Koplietojamie dokumenti") un saglabājiet visus dokumentus apakšmapes mapes iekšpusē. Vienotas atrašanās vietas nodrošināšana visiem elektroniskajiem dokumentiem ļauj vieglāk atrast lietas un palaist rezerves kopijas un arhīvus.

3. Izveidojiet mapes loģiskā hierarhijā.

Tās ir datora atvilktnes atvilktnes, lai to sakītu. Izmantojiet vienkāršu valodu, lai nosauktu savas mapes; jūs nevēlaties nākotnē apskatīt šo mapju sarakstu un domāt par to, ko “TFK” vai kāds cits interesants saīsinājums jums radīja.

4. Pārvietojiet mapes mapēs.

Ja nepieciešams, izveidojiet citas mapes šajās galvenajās mapēs. Piemēram, mapē ar nosaukumu “Rēķini” var būt mapes ar nosaukumu “2018”, “2017” un “2016”. Mapē, kas nosaukta klientam, var būt mapju "klientu dati" un "sarakste". Mērķis ir, lai katrs fails tiktu atrasts mapē, nevis uzskaitītu nevienu bāreņu failu.

Neizveidojiet sarežģītas, dziļi slāņotas mapju struktūras. Ja iespējams, tā vietā izmantojiet aprakstošos failu nosaukumus.

5. Izpildiet failu nosaukuma konvencijas.

Dažas operētājsistēmas (piemēram, Unix) nepieļauj atstarpes failu vai mapju nosaukumos, tāpēc izvairieties no tā, ja jūsu skaitļošanas vide ir jaukta. Tā vietā izmantojiet pasvītrojumus kā norobežotāju (piem., Doe_John_Proposal.doc.) Citas rakstzīmes, piemēram, /?: * | "^ ir aizliegti arī failu vai mapju nosaukumos zem Windows.

Izmantojiet aprakstošos failu nosaukumus, lai viegli identificētu un izgūtu, bet neaiziet pār bortu - failu / ceļu nosaukumiem ir garuma ierobežojumi, kas atšķiras dažādās operētājsistēmās.

Sistēmā Windows maksimālais pilnā ceļa garums failam (piemēram, diska burts + mapju nosaukumi + faila nosaukums) ir 260 rakstzīmes. Ja vien iespējams, izmantojiet kopējus saīsinājumus, piemēram, janvāra Jan vai Corp for Corporation.

6. Esiet specifiski.

Dodiet elektroniskus failus loģiski, konkrētus nosaukumus un, ja iespējams, iekļaujiet datnes datņu nosaukumos. Failu nosaukšanas mērķis ir pateikt, kas ir fails, neatverot to un izskatot. Tātad, ja dokuments ir klients klientam, atgādinot viņam, ka maksājums ir nokavēts, to sauc par "overdue_20180115"; nevis kaut kas līdzīgs “vēstulei”. Kā jūs zināt, kas ir vēstule, neatverot to?

Ja koplietojat failus pa e-pastu vai pārnēsājamām ierīcēm, iespējams, vēlaties, lai faila nosaukums ietvertu konkrētāku informāciju, jo mapes informācija netiks iekļauta kopīgotajā failā.

Piemēram, ja jūsu dokuments atrodas Manos dokumentos rēķinos 2017. Lietotājiem Do_John_20180416.doc un fails tiek koplietots vai nosūtīts pa e-pastu, visi saņēmēji redzēs, vai Doe_John_20170416.doc ir, un, iespējams, nevarēs pateikt, ka fails ir klients rēķinu, neatverot to.

7. Fails, kā jūs dodaties.

Labākais laiks dokumenta iesniegšanai ir tad, kad to pirmo reizi izveidojat. Tāpēc iegūstiet paradumu izmantot dialoglodziņu "Saglabāt kā", lai iesniegtu savu dokumentu, kā arī nosauciet to, liekot to pareizajā vietā vispirms.

8. Pasūtiet savus failus ērtākai lietošanai.

Ja ir mapes vai faili, kurus izmantojat daudz, piespiediet tos failu saraksta augšpusē, pārdēvējot tos ar a! vai AA faila nosaukuma sākumā.

9. Regulāri izvelciet failus.

Dažreiz tas, kas ir vecs, ir acīmredzams kā mapē ar nosaukumu “Rēķini”. Ja tā nav, saglabājiet mapes neskaidri, izdzēšot vecos failus.

Dariet ne izdzēsiet ar uzņēmējdarbību saistītos failus, ja vien neesat pilnīgi pārliecināts, ka jums vairs nevajadzēs atkārtoti failu. Tā vietā savā galvenajā mapju kolekcijā, kas atrodas jūsu saknes mapē, izveidojiet mapi ar nosaukumu "Vecā" vai "Neaktīvs" un pārvietojiet vecos failus tajā, kad sastopaties ar tiem.

(Cik ilgi jums ir jāglabā darījumu reģistri kredītreitingu aģentūrai vai IRS? Skaidro, cik ilgi jums ir jāglabā uzņēmējdarbības uzskaite, lai izpildītu jūsu nodokļu saistības.)

10. Regulāri dublējiet failus.

Neatkarīgi no tā, vai kopējat failus uz citu disku vai uz lentes, ir svarīgi izveidot un sekot regulārai dublēšanas shēmai. Skatiet 3 soļus uz veiksmīgu dublēšanas sistēmu.

Laba failu pārvaldība padara ērtu meklēšanu

Elektronisko dokumentu pārvaldībai jābūt daļai no jūsu uzņēmuma vispārējās dokumentu pārvaldības stratēģijas. Pareiza dokumentu pārvaldības plānā jāietver visi dokumentu apstrādes aspekti, tostarp glabāšana, izguve, dublējumi un drošība.

Meklēšanas funkcija ir brīnišķīga lieta, bet tā nekad nesaskanēs ar vieglumu, ka varēsiet tieši doties uz mapi vai failu. Ja jūs konsekventi ievērojat šos failu pārvaldības padomus, pat ja jūs nezināt, kur kaut kas ir, jūs zināt, kur tas būtu - milzīga priekšrocība, meklējot to, ko meklējat. Laba failu pārvaldības prakse ietaupīs jūsu biznesa laiku un naudu.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - IPad Hacks un slēptās iespējas, kas jums jāmēģina

✔ - Labākais klientu kredīta pārbaude ir kredīta ziņojums

✔ - Kā sākt mājās balstītu T-kreklu biznesu


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!