Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā plānot veiksmīgu līdzekļu vākšanas pasākumu

Nodarbības no Y-ME Mātes dienas pasākumu plānošanas un izpildes


Īpaši pasākumu plānotāji - īpaši tie, kas ir bezpeļņas pasaulē - zina, ka pasākuma organizēšana ārā ir lieliska ideja. Šāda veida notikumi, tāpat kā citas kopienas līdzekļu piesaistes idejas, prasa, lai nākamā gada notikumu plānošana sāktu tūlīt pēc šī gada līdzekļu piesaistes pasākuma noslēguma. Ir svarīgi apspriest notikumu un apspriest to, kas bija labi un ko varētu uzlabot, kamēr pasākums joprojām ir svaigs komandas prātos. Apspriežot panākumus un uzlabojumus, nodrošināsim, ka šīs iezīmes tiks iekļautas vai uzlabotas nākamā gada pasākumā.

Šāda proaktīva plānošana arī sniedz vērtību sponsoriem. Un, neizbēgami, visas veiksmīgās kopienas gaida cerību augt un paplašināties no gada uz gadu.

Ir svarīgi palikt koncentrētai uz galveno mērķi - rīkot šādus līdzekļus: līdzekļu vākšanu. Tiem notikumu plānotājiem, kuri iepriekš ir bijuši kopienas pastaigā, viens no svarīgākajiem plānošanas laikiem notiek pēc pastaigas beigām. Lai uzzinātu par daudziem aspektiem, kas saistīti ar kopienas līdzekļu vākšanas plānošanu un izpildi, mēs skatīsimies skatienu uz Mātes dienas notikumu, ko rīko Čikāgas Y-ME krūts vēža organizācija.

Y-ME Mātes dienas krūts vēža fundraiser Walk

Y-ME 1979. gadā nodibināja divi krūts vēža pārdzīvojušie. Bezpeļņas bija vislabāk pazīstama ar savu daudzvalodu Valsts krūts vēža karsto līniju programmu krūts vēža slimniekiem. Programma ieguva slavu kā valsts vienīgo diennakts bezmaksas tālruni, kurā strādā tikai krūts vēža pārcietušie, kuri ir apmācīti vienaudžu konsultanti. Taču organizācija organizēja arī ikgadēju līdzekļu vākšanu Mātes dienā, kas atbalstīja viņu programmas un pakalpojumus. Atpakaļ 2007. gadā Y-ME uzņēma vairāk nekā 7 miljonus ASV dolāru ar gandrīz 43 000 kājāmgājējiem no 12 pilsētām.

Līdz 2008. gadam piedalījās 15 pilsētas. Diemžēl Y-ME 2012. gadā slēdza savas durvis, bet tās ikgadējā līdzekļu vākšanas mantojums joprojām ir liels gadījumu izpēte bezpeļņas pasākumu plānotājiem.

Lielu daļu Y-ME līdzekļu piesaistes panākumu var attiecināt uz organizētu pieeju plānošanai un vispirms sekot līdzi svarīgākajiem mērķiem. Liz Klug, organizācijas bijušais īpašo notikumu direktors, to teica pēc to rekordlieta 2007. gadā: „Plānošanas procesa laikā mums ir plāns dažādiem laika punktiem. Tātad, mēs veiksim pasākumus, lai reklamētu šos svarīgākos punktus, lai pārliecinātos, ka mēs esam veiksmīgi. Piemēram, pilsētā, kur mēs pirmo reizi varam rīkot pasākumu, mums ir jākoncentrējas uz to, lai pārliecinātos, ka mums ir lieliska vieta un vieta, kur cilvēki vēlas atgriezties.

No ceļa mēs varam koncentrēties uz to, kuri kafejnīcas mēs nometīsim brošūras. ”Paskatīsimies, kā Klug un Y-ME pasākumu plānošanas komanda organizēja tik veiksmīgu notikumu.

Plānošana 1. solis: skaitļu analīze

Kopienas pastaigas vai līdzīga pasākuma rīkošanai nepieciešams apvienot vairākus dažādus pamatmērķus, bet galu galā asociācija vai labdarības organizācija, kas rīko šo pasākumu, to dara, lai piesaistītu naudu par to iemeslu. Tāpēc pirmais solis nākamā notikuma plānošanā notiek, kad beidzas pašreizējais notikums, un lielākā daļa no šī darba ieskauj "numurus".

"Mēs rūpīgi paskatījāmies pēc skaitļiem pēc pasākuma noslēguma," skaidro Klugs: "Mēs salīdzinājām, kā mēs šogad izdarījāmies salīdzinājumā ar iepriekšējo [gadu]. Mēs apskatījām dalībnieku pieredzi. Mēs vērtējām mūsu sponsorēšanas kategorijas. Mēs atbildējām uz visiem tūlītējiem e-pastiem par notikumiem. ”Pasākumu plānotāji arī nekavējoties veiks pasākumus, lai nodrošinātu, ka visi šī gada pasākumā iesaistītie turpinās nākamo gadu.

Klug arī izraka sīkāk. Savos novērtējumos viņa aplūkoja visu, sākot no brīvprātīgo skaita, kas piedalījās izplatīto t-krekliņu apjomā. Pēc tam viņa jautā, vai viņai vairāk vai mazāk ir vajadzīgs nākamajam gadam.

Laika plānošana

Tiem, kas organizē kopienas līdzekļu vākšanu, ir svarīgi zināt, kādi pasākumi jāveic dažādos laikos. Vairumam bezpeļņas organizāciju nav daudzu darbinieku un brīvprātīgo komitejas locekļu luksusa, lai virzītu pasākuma panākumus. Bet plānotāji atzīst, ka viņiem ir jāpārliecinās, ka viņi cieši sadarbojas ar pilsētas mēru biroju un sabiedrisko darbu nodaļu, lai iegūtu notikumu publiskajā kalendārā.

Klug ierosina, ka pirmais solis pēc pagājušā gada numuru analīzes ir koncentrēties uz uzņēmumu pieņemšanu darbā. Ja pasākums nav jauna programma, ir svarīgi iegūt korporatīvo atbalstu nākamā gada pasākumam tūlīt pēc šī gada notikuma beigām. „Mēs koncentrējāmies uz sponsorēšanas atjaunošanu, kad mēs sniedzām notikumu apkopošanas ziņojumu,” saka Klugs. Viņa arī piedāvā šādus galvenos plānotājus, kas vēlas organizēt kopienas pastaigas kā līdzekļu vākšanas pasākumu:

  • Identificējiet korporatīvos sponsorus
  • Izstrādāt pastaigas komandas programmas
  • Nosakiet notikumu aktivitātes
  • Sāciet staigāt darbā
  • Pabeigt notikumu loģistiku
  • Turiet notikumu
  • Turiet „paldies” notikumu
  • Novērtēt un sākt nākamo notikumu

Y-ME arī nolīgtu ārējo loģistikas uzņēmumu, kas nodarbotos ar daudzām loģistikas prasībām. Bet viens no noderīgākajiem bija tiešsaistes reģistrācijas sistēmas ieviešana.

Tiešsaistes reģistrācijas sistēmas panākumi

Y-ME ātri uzzināja par to, cik svarīgi ir izmantot tīmekli tiešsaistes reģistrācijai, un kopš tā laika ir stingri atbalstījusi tehnoloģijas izmantošanu tiešsaistes reģistrācijai un līdzekļu vākšanai.

Viņi iegulda tiešsaistes veidojošo attiecību pārvaldības sistēmā, lai kalpotu par savu 2003. gada sacensību tīmekļa vietni. Šāda veida sistēma kalpo kā personiska tīmekļa vietne brīvprātīgajiem, lai sniegtu personalizētus aicinājumus par ziedojumiem un citu iesaistīšanos. Tā uztver informāciju vienā datu bāzē un kalpo kā līdzeklis komandas kapteiņu pastaigāšanai, lai mudinātu viņu biedrus.

Tiešsaistes dalībnieki palielinājās no 4000 līdz 11 594. Tiešsaistes ziedojumi palielinājās no 5000 līdz 19 650. Y-ME komanda uzskatīja, ka tas palīdzēja sasniegt $ 2,35 miljonu mērķi, un tehnoloģija samazināja administratīvās izmaksas par aptuveni 20 000 ASV dolāriem.

Šāda sistēma var kalpot arī kā svarīgs saziņas līdzeklis, kas ļauj organizācijai sekot līdzi un turpināt iesaistīt vēlētājus pēc sacensību dienas.

Race Day Timeline

Kopienas pastaigas visbiežāk tiek plānotas no rīta. Atkarībā no apzīmējumu un atrašanās vietas sarežģītības, pasākumam izveidotā darbība parasti var sākties jau nedēļu pirms pasākuma, un lielākā daļa aktivitāšu notiek pāris dienas pirms pastaigas.

Ja Y-ME plānotu savu ikgadējo līdzekļu piesaistes pasākumu, komanda parasti mēģinātu ierobežot vietu, kurā viņi staigāja, lai neprasītu ievērojamu resursu daudzumu, lai izpildītu noteiktus darbības uzdevumus, piemēram, ielas slēgšanu. Viņu gājiens parasti bija nekonkurētspējīgs, tāpēc tas arī palīdz, ka viņiem nav jāapsver prasības, kas nepieciešamas konkurētspējīgākai sacensību videi.

Sacensību dienas grafiks parasti bija šāds:

  • Pasākumu plānošanas komanda ierodas (2,5 stundas pirms pastaigas)
  • Brīvprātīgo reģistrēšanās (2 stundas pirms pastaigas)
  • Sponsoru reģistrēšanās un iestatīšana (2 stundas pirms pastaigas)
  • Reģistrācija sākas (1,5 stundas pirms pastaigas)
  • Sākuma līnijas iestatīšana (30 minūtes pirms pastaigas)
  • Atklāšanas ceremonijas (10 minūtes pirms pastaigas)
  • Sacensības sākas
  • Galvenās skatuves izklaide sākas (1 stunda pēc sākuma)
  • Oficiālās galvenās skatuves piezīmes (pēc pastaigas noslēguma; 1,5 stundu atzīme)
  • Programma oficiāli beidzas (3 stundas pēc pastaigas sākuma)
  • Notikumu sadalījums sākas (pēc oficiāla beigām)

Padomi, kā plānot kopienu Walk vai Run

Tām organizācijām, kuras ir ieinteresētas kopienā staigāt vai palaist pirmo reizi, Klug piedāvā vairākus ieteikumus, kas palīdzēs nodrošināt veiksmīgu notikumu.

  • Sāciet ar siltiem vadiem, ieskaitot labi savienotus brīvprātīgos, sponsorus vai lielu komandu. Definējiet izmērāmus rezultātus.
  • Novērtējiet konkurentu notikumus savā pilsētā / vietā, lai identificētu to labāko praksi un uzlabojamās jomas.
  • Strādājiet ar pilsētas mēru biroju un parku rajoniem, lai apspriestu nepieciešamās atļaujas un notikumu loģistiku: laiku, atrašanās vietu, dalībnieku skaitu. Pārliecinieties, vai esat gatavs šīm sanāksmēm.
  • Izprast savu budžetu un pārliecinieties, ka jūsu darbības izdevumi jaunajam pasākumam ir 25-30%. Dažas labdarības organizācijas centīsies sasniegt 15-20% no kopējiem izdevumiem.

  • Nodrošiniet sponsorus, lai tie uzņemtu 100% no jūsu pasākuma darbības izdevumiem.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Kā rakstīt izmeklēšanas vēstuli fondam

✔ - Pārtikas un dzērienu misijas paziņojumi

✔ - Horizontālā un vertikālā e-komercija


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!