Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kā ietaupīt izejošo zvanu laiku

Kā padarīt jūsu izejošos zvanus produktīvākus un mazāk laika


Tālruņa laika vadība ir svarīga, jo tālrunis joprojām ir galvenais saziņas līdzeklis vairumam mazo uzņēmumu. Bet daudz laika, ko uzņēmumi tērē, izmantojot tālruni, ir laika izšķiešana. Tā vietā, lai sazinātos ar cilvēkiem, ar kuriem mēs vēlamies sazināties, veicot izejošos zvanus, mēs fritter prom laiku, runājot ar citiem cilvēkiem vai iekārtām, spēlējot nebeidzamus tālruņa tagus.

Bet kas notiks, ja mēs varētu tikai piezvanīt un runāt ar cilvēkiem, ar kuriem mēs gribējām runāt, pateikt, ko mēs gribējām teikt un virzīties tālāk? Iedomājieties, cik daudz produktīvāk mēs varētu būt un cik daudz laika mums būtu jādara.

Nu, mēs varam - un viss, kas nepieciešams, ir nedaudz sagatavošanās iepriekš.

Laika pārvaldības tālruņa padomi izejošajiem zvaniem

  • Neatkarīgi no tā, vai tie ir piegādātāji, pastāvīgie klienti vai darbuzņēmēji, daudzi no mums atkārtoti izsauc tos pašus cilvēkus. Saglabājiet savu kontaktinformāciju ar laika taupīšanas informāciju, lai jūs netērētu laiku, mēģinot sasniegt cilvēkus, kas nav pieejami.
    • Piemēram, ja jūs zināt, ka konkrētā persona, kuru vēlaties sasniegt, ņem pusdienas no 1 līdz 14:00. katru dienu, kāpēc izšķērdēt savu laiku, mēģinot viņu izsaukt šajā laikā?
  • Programmējiet numurus tiem, kurus regulāri zvanāt savā tālrunī. Es esmu pārsteigts par cilvēkiem, kas to nedara, jo laiks, kad ietaupīsiet, kad neesat meklējat numurus un izspiežot tos, ir tikpat pārsteidzošs.

  • Plānojiet izejošos zvanus. Pirms zvanāt, pierakstiet zvana galveno mērķi un galvenos punktus, kurus vēlaties aptvert. Tas palīdzēs jums pieturēties pie punkta, kad atrodaties tālrunī, un nodrošiniet, lai jūs aptvertu visu, ko vēlaties aizņemt, ietaupot laiku sarunas laikā un izvairoties no zvana vēlreiz, jo esat aizmirsis kaut ko.
  • Ja zvanāt kādam, kurš ir ievadīts kontaktpersonu datu bāzē, zvanot visu informāciju par personu, kurai jūs zvanāt. Neatkarīgi no tā, vai izmantojat galddatoru, mobilo ierīci vai Rolodex, tas ir lielisks atmiņas atbalsts sarunas laikā. Turklāt, ja jums nav jāmeklē kaut kas, piemēram, klienta vīra vārds, sarunas laikā jums būs iespēja izdarīt piezīmes, ietaupot vēl vairāk laika.

  • Protams, ja vēlaties sarunas laikā veikt piezīmes (vai darāt kaut ko citu, kamēr runājat pa tālruni), svarīga ir laba skaļrunis vai austiņas. Atbrīvojot rokas var atbrīvot daudz laika.
  • Ja jūs sasniedzat kādam atbildētāju vai balss pastu, atstājiet pilnīgu ziņojumu, kas divreiz sniedz jūsu tālruņa numuru un norāda iemeslu, kāpēc jūs zvanāt. Piemēram, "Tas ir Susan Ward pie (tālruņa numurs). Es aicinu, lai apspriestu jūsu projekta aplēses. Jūs varat sazināties ar mani šodienas pēcpusdienā (tālruņa numurs)."
    • Jūsu numura norādīšana divreiz dod ziņojuma saņēmējam daudz labākas izredzes to iegūt un saņemt to pierakstīt, neatkārtojot ziņojumu.

  • Neiesniedziet telefona piespiešanu. Kad jūs mēģināt sasniegt kādu un jūs neesat, tas ir vilinoši piezvanīt - varbūt ik pēc pusstundas! Bet, ja esat atļāvis pareizu ziņojumu, nav nepieciešams tērēt laiku, atstājot atkārtotus ziņojumus (un aizpildot personas atbildētāju vai balss pastu). Dodiet personai, kurai zvanāt, saprātīgu laiku, lai atgrieztos, piemēram, līdz nākamajai darba dienai.
  • Plānojiet savus telefona zvanus un visus tos apvienojiet vienā laika blokā, ja iespējams. Lielākā daļa no mums nav tik labi pie vairākuzdevumu veikšanas un zaudē lielu produktivitāti, kad mēs no viena uzdevuma uz otru pāriet atpakaļ. Tātad, ja jums ir duci zvani noteiktā dienā, tas ir efektīvāks, lai tos visus veiktu vienā stundā, nekā padarīt vienu vai divas, un pēc tam vēl trīs reizes zvaniet vienu stundu vēlāk, bet vēl divus 45 minūtes pēc tam.

  • Rezervējiet izejošos telefona zvanus, ja iespējams. Ja tas nebūs ātrs zvans, kad pirmo reizi piezvanīsiet kādam, iepazīstieties ar sevi, pastāstiet viņai, kāpēc jūs zvanāt, un pēc tam jautājiet viņai, vai tas ir ērts laiks runāt vai ja viņa vēlētos rezervēt laiku, lai apspriestu to. Tad sakārtojiet, ka jūs tajā brīdī izsauksit. Tas var ne tikai ietaupīt laiku uz vietas, bet arī ietaupīt laiku, kad zvanāt personai atpakaļ, jo jūs abi būs gatavi apspriest jautājumu, kuru jūs sākotnēji aicinājāt.
  • Ja tas ir iespējams, dariet savus izejošos telefona zvanus uz "prime time". Pētījumi ir parādījuši, ka vairāk cilvēku ir savos birojos no rīta un to var sasniegt no plkst.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Naudas plūsmas analīze mazo uzņēmumu īpašniekiem

✔ - Vadības un cilvēkresursu biznesa plāna sadaļa

✔ - 9 Sociālo mediju koplietošanas idejas, lai iesaistītos un izklaidētu savu tirgu


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!