Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Sanāksmju plānošana - konferenču un konferenču organizēšana


  • 01

    Padoms: iekļaut jaunās jaunās tehnoloģijas notikumos

    MPI logotips

    Pasākumu plānošanas padomi no pasākuma pie MPI WEC 2008

    Tikšanās un pasākumu plānotāji vienmēr meklē jaunus notikumu plānošanas padomus, vai tas ir jāizmanto nākamajai sanāksmei, vai vienkārši zināt, ko citi dara, lai viņi varētu apstiprināt dažas no savām pieejām.

    Tas ir tāpēc, ka tikšanās un pasākumu plānotāji organizē daudzas tikšanās, un ikgadējā konference vai kongress ir lieliska programma, kas prasa daudz sapulču plānošanas ideju.

    Paturot to prātā, šķiet lietderīgi pārskatīt dažas sanāksmes plānošanas idejas un notikumu plānošanas padomus, ko izmanto viena no profesijas vadošajām asociācijām: Meeting Professionals International (MPI) organizē daudzas konvencijas visu gadu. Šie notikumu plānošanas padomi ir balstīti uz MPI Pasaules izglītības kongresu, kas notika 2008. gada augustā Lasvegasā.

    Plānojot konvenciju, sapulču plānotāji apsver, kā programmā iekļaut dažādas jaunās tehnoloģijas. MPI izmantoja miglas ekrānu.

    Iedomātā iespējas miglas ekrāna tehnoloģijai, jaunai tehnoloģijai, ietver korporatīvo logotipu, ziņojumu un citu attēlu projekciju. Pasākumu un sapulču plānotājiem jāzina par nākotnes tehnoloģijām un to, kā / kad tos izmantot dažādās programmās.

    Kā daļa no MPI WEC, 2008. gada atklāšanas saņemšanas, ko sponsorēja Harrah's, Caesar Palace, Las Vegas, sanāksmes, dalībnieki gāja caur MPI logotipa miglas ekrānu, kad viņi ieradās atvēršanas kokteiļa uzņemšanā. Caesar's Palace mērķis bija parādīt, kā viņi var mainīt statiskās telpas vidi, skaidroja Cēzara pils ēdināšanas / konferenču un pasākumu izpilddirektors Reina Hersšorfera.

    Fogscreen tehnoloģija ir jauna tehnoloģija, kas ir sausa, tāpēc apmeklētāji un viesi nespēs staigāt pa miglu un slapjš.

  • 02

    Padoms. Notikumu plānošanas kontrolsaraksts, lai visas puses varētu iekļaut sanāksmes pirms pasākuma

    Izpildes šefpavārs un komanda pie Cēzara MPI WEC 2008

    Vietām ir notikumu plānošanas kontrolsaraksts, lai nodrošinātu vienmērīgu darbību īpašiem pasākumiem un sanāksmēm pirms programmas izpildes.

    Pasākumu plānošanas kontrolsaraksta ietvaros pasākuma un sapulču plānotāji rīko galīgo pastaigas vai pirmskonferences ("pirmskonferences") tikšanos ar konferenču vadītājiem, ieskaitot ēdināšanas pakalpojumus. Tas ir laiks, kad notikumu plānotāji apskatīs ražošanas un uzstādīšanas progresu, pārtiku un dzērienus un pieprasīs izmaiņas pirms notikuma.

    Pati vieta arī rīko sanāksmes ar saviem darbiniekiem un personām, kas ir atbildīgas par pasākuma izpildi. Izpildvaras šefpavārs Ceasar's Palace, Las Vegas, tikās ar šefpavāriem, kuri bija atbildīgi par ēdināšanas pakalpojumu sniegšanu MPI WEC 2008 atklāšanas reģistrā.

    Četras stacijas tika izveidotas, lai kalpotu sešiem dažādiem karstiem priekšmetiem, un tika izveidots ledus skulptūru bārs, lai kalpotu septiņiem dažādiem suši veidiem.

  • 03

    Padoms: Konvencijas kokteiļu pieņemšanai ir jāredz jutekļi

    MPI WEC 2008 Welcome Reception pie Ceasar Las Vegas

    Pasākumu plānotājiem ir svarīgi izveidot īpašus pasākumus, tostarp kokteiļu pieņemšanu, kas ietver elementus, kas ietver piecas sajūtas.

    Kokteiļu uzņemšana Cēzara pilī, Lasvegasā, pārveidoja balles telpu vakarā. Ar 2 miljonu ASV dolāru budžetu, Harez's, Lasvegasas, Cēzara un Sanāksmju plānotāji strādāja ar ražošanu, dizainu, ēdināšanas speciālistiem un citiem, lai pierādītu savu spēju mainīt vidi.

    "Mums bija 180 minūšu ilustrācijas un mūzika, kas mainījās ik pēc trim vai četrām minūtēm," teica Reina Hersšorfera, izpilddirektora ēdināšanas / konferenču un pasākumu organizēšana Cēzara pilij. Viņa arī padarīja telpas elementus interaktīvus ar ekrānā redzamajiem attēliem. Kad rozā ziedlapiņas bija uz ekrāna, rozā ziedlapiņas arī piepildīja istabu. Tā bija arī citu īpašo notikumu elementu, piemēram, burbuļu, lietošana. Tā pastiprināja ideju par to, kā daba un abstrakcija strādā kopā, lai radītu psihēdisku efektu (viens no Herschdorfer mērķiem).

    Herschdorfer arī uzsvēra, ka Cēzars ir iecerējis demonstrēt pārtiku kā notikuma elementu. "Pārtika ir māksla. Tas ir par šefpavāriem un pārtikas skaistumu," viņa piebilda.

  • 04

    Padoms. Padariet dalībniekus un viesus par unikālu un īpašu ierašanos

    Sanāksmju plānošana - konferenču un konferenču organizēšana: konferenču

    Sarkanā paklāja līnija ir lielisks veids, kā apmeklētājiem justies unikāliem un īpašiem, kad viņi ierodas sanāksmēs un citos īpašos pasākumos.

    Mandalay Bay, Las Vegas, vadība un darbinieki izveidoja sarkano paklāju līniju, lai uzaicinātu apmeklētājus, kad viņi pieteicās atklāšanas vispārējai sesijai.

    Bija acīmredzams, ka dalībnieki pauda gandarījumu par stundu ilgu uzmundrināšanu. Un, lai radītu elementu, kas patīkami pārsteidz notikumu plānotāji, tas ir pats paziņojums.

    Sarkanā paklāja līnijas izveide ir vieglāka nekā vairums domā. Tas ir tikai jautājums par to, ka viesiem ir pieejami pietiekami daudz personu, kas ir saistītas ar šo notikumu. Mandalay Bay vienkārši uzaicina izsaukt dažādus departamentus pa e-pastu, un darbinieki bija ieinteresēti piedalīties.

  • 05

    Padoms: Organizācijas līderi Iestatiet sapulces darba kārtību atklāšanas piezīmēs

    Bruce MacMillan, MPI prezidents un izpilddirektors WEC 2008

    Lai uzsāktu konvencijas, pirmās vispārējās sesijas laikā vadītājiem ir jāsniedz ziņojums par pasākuma sanāksmes darba kārtību atklāšanas piezīmēs.

    Izveidojot sanāksmes darba kārtību kongresam vai konferencei, pasākuma un sapulču plānotājiem jāizmanto atklātā vispārējā sesija, lai vadītāji pastiprinātu programmas mērķi un galvenos vēstījumus.

    MPI WEC 2008, kas notika Mandalay Bay, Las Vegas, 2008. gada augustā, MacMillan uzsvēra kongresa uzsvaru uz profesionālajām zināšanām, tehnoloģiju izmantošanu, lai bagātinātu sanāksmes (nevis to aizstātu), un viņa viedokli, ka nozares nākotne turpinās augt.

    Ir svarīgi pārliecināties, ka šis ziņojums ir piemērots tiem, kas piedalās pasākumā, un ka tas ir vērsts uz to personu interesēm, kas apmeklē - arī tur, kur viņi dzīvo. Vairāk nekā 4500 apmeklēja MPI WEC, kas ir lielākais apmeklējums MPI vēsturē. MacMillan atsaucās uz MPI globālajām iniciatīvām un sniedza globālu tendenču piemērus.

  • 06

    Padoms. Valdes vadītājiem ir jāuzsver sasniegumi atklāšanas sesijās

    MPI priekšsēdētāja Angie Pfeiffer

    Ikgadējām konvencijām un kongresiem ir svarīgi, lai valdes vadītāji izceltu iepriekšējos sasniegumus un mērķus.

    Ir sagaidāms, ka organizācijas vadība uzsvēra iepriekšējos sasniegumus, jo tie nosaka posmu nākamajam gadam. Angie Pfieffer, 2007.-2008. Gada MPI priekšsēdētājs, uzsvēra stratēģiskās imperatīvās prasības, kas tika noteiktas MPI pilnvaru laikā.

    Iepriekšējā gadā MPI no jauna definēja savas stratēģiskās prasības sanāksmju nozarei, un Pfeiffer uzsvēra:

    • Attīstieties globālā sabiedrībā
    • Pārveidojiet biznesa attiecības ar nodaļām
    • Paaugstināt dalībnieku sarunu un pieredzi
    • Veidojiet lielisku organizāciju

    Iepazīstinot ar organizācijas sasniegumiem, tā sniedz dalībniekiem un citām ieinteresētajām pusēm iespēju izprast galvenās iniciatīvas un mērķus. Tas ir svarīgi visās nozarēs un sanāksmēs.

  • 07

    Padoms: iekļaujiet korporatīvās izklaides elementus Konvencijas darba kārtībā

    Larijs Luterāns un Nathan Burton pie MPI WEC 2008

    Sapulču plānotājiem ir svarīgi iekļaut korporatīvo izklaidi konvencijas darba kārtībā - tas palīdz izjaukt oficiālās prezentācijas.

    Plānojot konvenciju, ir svarīgi, ja vien iespējams, iekļaut vietējās kopienas elementus. Tā kā Kongress bija Lasvegasā, MPI WEC 2008 organizatoriem bija visas iespējas.

    Atklāšanas vispārējā sesija tika plānota divas stundas, tāpēc, lai izjauktu prezentāciju formalitātes, darba kārtībā tika iekļautas vietējās tēmas un izklaide.

    Las Vegas Magician Nathan Burton izklaidēja dalībniekus un noslēdza korporatīvo izklaidi, kad 2008.-2009. Gada priekšsēdētājs Larijs Luterāns maģiski parādījās auditorijas priekšā viņa prezentācijai.

  • 08

    Padoms. Vispārējo sesiju atvēršanai vajadzētu palikt dalībniekiem enerģiski

    Drum Cafe, MPI WEC 2008

    Efektīvai atklāšanas vispārējai sesijai jāietver dažādi runātāji un izklaide, lai saglabātu dalībnieku uzmanību, īpaši ilgākām sesijām.

    Noslēguma piezīmes par atklāšanas vispārējo sesiju sekoja Drum Cafe sniegums, kas pazīstams kā komandas veidošanas un interaktīvo bungu izklaides nodrošināšana.

    Drum Cafe izmanto Āfrikas bungas un perkusijas, lai aktivizētu auditoriju. Un, lai gan MPI iekļāva savu sniegumu, daži pasākumu plānotāji iekļauj šāda veida sniegumu kā praktisku pieredzi grupām (dodot dalībniekiem to bungas).

    Drum Cafe uzstājās vairāk nekā stundu, bet daži cilvēki palika uzklausīt, un citi dzirdēja enerģiju no vispārējās sesijas telpas, kad viņi nodeva durvis caur galveno priekšnams.

  • 09

    Padoms. Katra konvencija ietver izstādi ar tirdzniecības izstāžu kabīnēm

    WEC MPI 2008 izstāde

    Gandrīz katrs kongress vai konvencija iekļauj izstāžu vai izstāžu zāli kā daļu no darba kārtības.

    Ekspozīcija sniedz iespēju nozares piegādātājiem un sponsoriem tikties ar konvencijas dalībniekiem.

    Tradicionālo ekspozīciju var aplūkot vairāk kā "tirgus", ja konvencijas un konferences ierobežo stundas, kad izstāžu zāle ir atvērta, un izvairīties no izglītojošu sesiju plānošanas šajā laikā, lai izstādes dalībnieki varētu maksimāli palielināt laiku ar svarīgiem apmeklētājiem.

    Ekspozīcija palīdzēs nodrošināt vispārējās konvencijas izmaksas un nodrošinās darbības ieņēmumus asociācijas organizatoriem.

  • 10

    Padoms. Nosakiet profesionālās pilnveides tēmas pēc prasmju un auditorijas līmeņa

    MPI WEC 2008 Andrea

    Konferences organizatori nosaka profesionālās pilnveides semināru tēmas, kurās tiek ņemti vērā dalībnieku prasmju līmenis un attīstības intereses.

    MPI noteica semināru tēmas pēc auditorijas līmeņa, tostarp iesācējiem, vidējiem un progresīviem. Pēc tam MPI organizēja pārtraukuma sesijas 13 prasmju ģimenēs, lai palīdzētu apmeklētājiem optimizēt savu izglītojošo pieredzi:

    • Analīze-process-lēmums
    • Biznesa vadība
    • Saziņa
    • Izglītība un satura attīstība
    • Finanšu vadība
    • Starppersonu attiecības / attiecības
    • Starptautiskās attiecības
    • Mārketings
    • Sanāksmju vadība
    • Cilvēku vadība
    • Projektu vadība / darba plānošana
    • Stratēģiju
    • Tehnoloģija

    MPI nodrošināja apmeklētājiem iespēju ieplānot sesijas tiešsaistē, kategorizējot sesijas pēc prasmju ģimenēm un auditorijas līmeņiem.

  • 11

    Padoms. Ievērojot ikgadējās sanāksmes, jāveido līdzekļu vākšanas idejas

    Rendezvous līdzekļu vākšanas pasākums

    Sanāksmju un pasākumu plānotājiem būtu jāveido līdzekļu vākšanas pasākumi kā daļa no ikgadējas konferences vai konferences, lai palielinātu līdzekļu vākšanas vērtību.

    Iespējams, labākais veids, kā piesaistīt līdzekļu vākšanas bāzi, ir rīkot īpašu līdzekļu vākšanas pasākumu ikgadējā kongresa vai konvencijas laikā. Galu galā, tas ir laiks, kad cilvēkiem ir līdzekļu piesaistes temati un jautājumi, kas rada prātu.

    MPI WEC 2008 fondu piesaistes pasākuma ideja ietvēra pārtikas, dzērienu un dzīvās mūzikas vakaru Blues namā Mandalay Bay, Las Vegas. Pasākumā piedalījās arī Detroitas metro konferences un apmeklētāju birojs, kā arī vairāki citi sponsori, kas palīdzēja segt izmaksas.

    Iepriekšējās biļešu cenas tika noteiktas $ 110 (USD) un biļetes uz vietas bija $ 125 (USD). Pasākumam pievienojās vairāk nekā 1000 dalībnieku - aptuveni 25% no visiem dalībniekiem.

  • 12

    Padoms. Biznesa apaļā galda diskusijas piedāvā apmeklētājiem atvērtas beigu tēmas

    Kafejnīcu sarunas

    Lai gan kafejnīcu sarunas dažiem notikumu industrijā var šķist jaunas, šīs apaļā galda diskusijas radās tikšanās laikā augsto tehnoloģiju nozarē.

    Kafejnīcu sarunas ir neformālas apaļā galda diskusijas, kurās temati un moderatori nav iepriekš noteikti, skaidroja Brooke Bode, Dallas MPI zināšanu pārvaldības direktors. "Tas ļauj apmeklētājiem mācīties no saviem vienaudžiem," piebilda Bode.

    MPI WEC 2008 tika identificētas sešas dažādas apaļā galda diskusiju tēmas, kurās piedalījās kongresa dalībnieki, lai reģistrētos un / vai vadītu biznesa apaļā galda diskusus, tostarp:

    • Zaļā kafejnīca (zaļās sanāksmes)
    • Stratēģijas kafejnīca (sanāksmju formāti un stratēģiskās sanāksmes)
    • Cafe Futura (nākotnes tendences / tehnoloģija)
    • Tilta kafejnīca (paaudžu / kultūras atšķirības)
    • Cafe Internationale (starptautiskas tikšanās)
    • Cafe potpourri (dažādi temati)

    Semināru atvieglošanu vada dalībnieki un piedāvā apmeklētājiem alternatīvu parastajai sanāksmju un semināru sesijas formai.

  • 13

    Padoms. Veicināt nākamā gada konvencijas rīkotājus atbalstītājiem šī gada konvencijā

    MPI WEC 2008 Salt Lake City pusdienas

    Plānojot konvenciju, labākais laiks, lai nodrošinātu turpmāko konvenciju apmeklēšanu, ir šī ziņojuma popularizēšana šī gada laikā.

    Sapulču plānotāji saprot, cik svarīgi ir uzturēt dalībniekus un / vai organizācijas locekļus, ka viņu laiks ir labi pavadīts, apmeklējot konvenciju vai kongresu. Viens no mērķiem ir pārliecināties, ka apmeklētāji atgriezīsies pie nākamā gada konvencijas.

    MPI WEC 2008 organizatori Salt Lake City, MPI WEC 2009 izvēlētajā uzņēmējvalstī, sniedza vislielāko redzamību. Sēdes pusdienas tika pasniegtas konvencijas pēdējā dienā, ko sponsorēja Soltleiksitijas konferenču un apmeklētāju birojs. Tas ļāva Soltleiksitijas tūrisma amatpersonām izcelt savas galamērķa konkurētspēju, mudinot apmeklētājus vēlēties piedzīvot nākamā gada notikumus.

    Šāda veida konferenču sponsorēšana bija vērtīga arī Soltleiksitai, jo viņi varēja neoficiāli uzstāties visiem sanāksmes profesionāļiem, kuri arī ir galvenie lēmumu pieņēmēji, izvēloties vietas un galamērķus daudzām programmām visa gada garumā.

  • 14

    Padoms: nakts uzņemšanas slēgšanai jābūt tikpat neaizmirstamai kā atvēršanas pieņemšana

    Mandalay Bay pludmales puse, MPI WEC 2008

    Konvencijās jāiekļauj noslēguma nakts uzņemšana, dodot dalībniekiem iespēju sazināties un apspriest notikumus. Izvēlieties jautru notikumu.

    Tīkla iespējas ir tikpat svarīgas kā konvencijas vai kongresa profesionālās izglītības un izstāžu zāles elementi. Tā kā lielākā daļa cilvēku mēdz izlaist noslēguma notikumus, ir svarīgi, lai noslēguma nakts uzņemšana ļautu apmeklētājiem justies sajūsmā un enerģijā ar procesu - ja vēlaties, lai cilvēki paliktu.

    Pasākumu un sapulču plānotājiem jāidentificē notikums vai tēma, kas ir saistīta ar galamērķi un vietu, kurā notiek pasākums. MPI WEC 2008 notika noslēguma nakts uzņemšana pludmalē Mandalay Bay, Las Vegas.

    MGM Mirage un Mandalay Bay atbalstīja noslēguma nakts uzņemšanu MPI WEC 2008 kopā ar Blūza namu. Pasākumu un sapulču plānotājiem būtu jārada iespējas piesaistīt vietu sponsorēšanai, lai palīdzētu parakstīt konvencijas īpašus pasākumus, tostarp noslēguma nakts pieņemšanu.

  • 15

    Padoms: radošās idejas var iesaistīt konvencijas dalībniekus par jaunu produktu uzsākšanu

    CityCenter Sandcastle

    Jaunas produktu palaišanas notiek visu laiku pie konvencijām. Veiksmīga produkta ieviešanas atslēga ir radoši iesaistīt dalībnieku iztēli.

    Ar simtiem izstādes dalībnieku un piegādātāju apmeklē konvencijas un kongresus, daudzi to izmanto kā iespēju reklamēt jaunu produktu ieviešanu vai atkārtoti iepazīstināt dalībniekus ar saviem produktiem un pakalpojumiem.

    MGM Mirage atbalstīja noslēguma nakts uzņemšanu MPI WEC 2008 un izmantoja šo pasākumu kā iespēju demonstrēt MGM CityCenter Vegas projektu. Ar noslēguma nakts uzņemšanas tēmu ap "pludmales ballīti", MGM CityCenter Vegas izveidoja smilšu pils kopiju projektam, kas plānots atvērt 2009. gada beigās.


  • Video No Autora:

    Saistītie Raksti:

    ✔ - Kas jums jāzina, lai sāktu jaunu restorānu

    ✔ - 5 Liela mārketinga pasākuma zīmes

    ✔ - Kā izveidot pievilcīgu vizuālo veikalu displeju


    Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!