Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Iepirkumu karšu programmas vadīšana


Iepirkuma karte vai P-karte ir uzņēmuma kredītkartes forma, kas tiek izsniegta darbiniekiem, kuri pēc tam var iegādāties preces un pakalpojumus, nepārstrādājot darījumu, izmantojot tradicionālo iepirkuma procedūru, piemēram, izmantojot pirkuma pieprasījumus vai pirkuma pasūtījumus.

Ir vairākas iepirkumu karšu programmas, dažas ir saistītas tikai ar uzņēmuma apstiprinātu pārdevēju izmantošanu, bet citas ļauj izmantot jebkuru pārdevēju. Darbinieka pirkumi, izmantojot iepirkuma kartes, parasti ir mazi un zemi. Daudz negatīvu reakciju par iepirkumu karšu programmām ir īpaši vērstas uz kartes ļaunprātīgu izmantošanu darbiniekiem. Tomēr ieguvumi no iepirkuma programmām ir daudz lielāki nekā riski un izmaksas, kas saistītas ar programmas īstenošanu.

Iepirkumu karšu priekšrocības

Amerikas Savienoto Valstu valdība konstatēja, ka pirkumi saskaņā ar 2500 ASV dolāriem bija tikai 2 procenti no kopējiem valdības izdevumiem, bet tie bija 85 procenti no visiem pirkumiem. Tā kā šo mazo iepirkumu administratīvās izmaksas bieži pārsniedza faktiskos dolāra tēriņus, iepirkumu karšu izmantošana daudzās valdības struktūrvienībās palielinājās. Viena valdības aģentūra - Tirdzniecības departaments - lēš, ka iepirkumu karšu izmantošana ietaupīja vairāk nekā 22 miljonus ASV dolāru gadā administratīvajām izmaksām un iepirkuma apstrādes laika samazināšanu.

Šo karšu izmantošana ļāva iepirkuma dienestiem koncentrēt savus centienus uz 15% no kopējiem iepirkuma izdevumiem, kas veido 98% no kopējiem izdevumiem.

Iekšējās kontroles ieviešana

Iepirkumu karšu ļaunprātīga izmantošana ir galvenās ziņas, bet bieži vien šie pārkāpumi, jo īpaši valdības departamentos, parasti uzrāda augstu dolāra vērtību, bet bieži vien tie ir mazāk nekā puse no viena procenta kopējiem izdevumiem. Tomēr notiek ļaunprātīga izmantošana, bet to var kontrolēt, ieviešot atbilstošas ​​iekšējās kontroles, lai samazinātu atkritumu un ļaunprātīgu izmantošanu.

Lai veiksmīgi īstenotu iepirkumu karšu programmu, ir būtiska spēcīga vadības virzība. Vadībai ir skaidri jādefinē, kādi ir kartes izmantošanas veidi, un definēt un uzlikt to sodus par maksāšanas pārkāpumiem, krāpšanu un ļaunprātīgu izmantošanu. Protams, kontroles īstenošanai ir jāievieš procedūras un resursi. Ja nav pietiekami daudz resursu, lai pārraudzītu un risinātu iepirkumu karšu ļaunprātīgas izmantošanas gadījumus, tad pārkāpumi turpināsies un palielināsies, jo tās lietotāji neuzņemas saistības programmā.

Kas iegūst karti?

Vēl viens negatīvs, kas vērojams iepirkumu karšu programmās, ir tas, ka uzņēmumi domā, ka viņiem ir jāsniedz kartes visiem saviem darbiniekiem, kas veic pirkumus. Tas tā nav; tiek izsniegta iepirkuma karte. Uzņēmumam jāspēj uzticēties kartes lietotājam, jo ​​viņi faktiski tērē uzņēmuma naudu. Jāizveido apstiprināšanas process, kurā darbinieki ir jāizvēlas, jāpārskata un jāapstiprina. Ja darbiniekam ir slikts kredīts, tad viņiem būtu jāpiešķir uzņēmuma iepirkuma karte?

Izdevumu limitu noteikšana

Tāpat kā jebkurai kredītkartei, lietotājam ir jābūt kredītlimitam. Kredītkaršu kompānijas dod karšu īpašniekiem ierobežojumu, pamatojoties uz to maksātspēju. Iepirkumu karšu īpašniekiem uzņēmumiem būtu jāsniedz karšu īpašniekiem izdevumu ierobežojums, kas ir piemērots viņu pozīcijai un iespējamiem izdevumiem. Piemēram, personai, kas strādā kā IT analītiķis, var pieprasīt iegādāties tikai printera tintes un mazas datoru perifēriskās ierīces, kas gadā var sasniegt tikai pāris simtus dolāru. Šā darbinieka izdevumu ierobežojumam būtu jāatspoguļo tas, un tam nevajadzētu dot vispārēju izdevumu limitu 2500 ASV dolāru apmērā, kas var tikt piešķirts visiem IT darbiniekiem.

Izdevumu ierobežojumi būtu regulāri jāpārskata, lai darbiniekiem tiktu piešķirts atbilstošs līmenis, ņemot vērā to faktiskos izdevumus.


Video No Autora: Kam kalpos fotoradari - satiksmes drošībai vai investora kabatai?

Saistītie Raksti:

✔ - Finanšu pārskati par uzņēmējdarbības plāniem un uzsākšanu

✔ - Kā aprēķināt tirgus cenu par akciju

✔ - Peļņa uz akciju definīciju, aprēķinu un izmantošanu


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!