Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Konferences plānošanas rokasgrāmatas sagatavošana

Organizācija ir veiksmīgas konferences atslēga


Konferences plānošanai nepieciešama prasmju kopa, kas ietver neticamas organizatoriskās prasmes, spēju darboties vairākos uzdevumos, enerģiju, radošumu, biznesa savviness, interpersonālās prasmes un uzmanību detaļām. Tas prasa arī visaptverošu konferenču plānošanas rokasgrāmatu, kas ne tikai saglabās jums grafiku, bet nodrošinās ļoti nepieciešamo pārliecību, ka neesat aizmirsis kaut ko pa ceļam.

Konferenču plānošana atšķiras no citiem pasākumu plānošanas veidiem un ietver papildu pasākumus. Konferences parasti ir liela mēroga pasākumi, kas parasti plāno gadu vai vairāk. Jūsu uzdevumu sarakstā var iekļaut vietu, viesnīcu numuru rezervēšanu, tiešsaistes reģistrācijas izveidi, skaļruņu nodrošināšanu, viesmīlības apartamentu organizēšanu, izstāžu zāles izvietošanu, sapulču plānošanu, ēdienu un dzērienu plānošanu un citas. Labi organizētas konferenču plānošanas rokasgrāmatas sagatavošana, kas iezīmē soļus, ir obligāta jebkurai veiksmīgai konferenču plānotājam.

Sekojošie soļi palīdzēs jums sagatavot konferences plānošanas rokasgrāmatu, kas kalpo kā plāns jebkuras konferences plānošanai. Pielāgojiet un modificējiet rokasgrāmatu, pamatojoties uz notikumu, kuru plānojat un turiet to tuvu. Kad tas ir sagatavots un izmantots pareizi, tas drīz kļūs par jūsu vērtīgāko konferenču plānošanas rīku.

Sāciet ar konferenču plānošanas pamatiem

Konferences plānošanas rokasgrāmatas pirmajā daļā jāiekļauj konferences pamati:

  • Notikuma datums un laiks
  • Notikuma atrašanās vieta (ja ir zināma)
  • Pasākuma mērķis

Iekļaujiet visus citus zināmus elementus, piemēram, alternatīvos datumus vai dalībnieku skaitu.

Kāds ir plāns?

Pirms uzsākat dažādu konferences elementu plānošanu, jums ir jāapzinās, kādi ir šie dažādie elementi un kur tie atbilst jūsu pasākuma vispārējai shēmai. Tātad, izņemiet pildspalvu un spilventiņu, vai apsēdieties pie datora un sāciet rakstīt visu, kas nāk prātā.

Neuztraucieties par to, kā uzskaitīt lietas svarīguma secībā vai jebkurā hronoloģiskā secībā. Tas notiks vēlāk. Tieši tagad jūs būtībā izstrādāsiet ļoti garu, tomēr vienkāršu jūsu uzdevumu saraksta versiju, kas tiks sadalīta dažādos atsevišķos komponentos, kas plānošanas procesā tiek apstrādāti individuāli.

Šajā sadaļā var uzskaitīt kādu no šīm darbībām:

  • Vietas izvēle
  • Viesnīcas izvēle
  • Sanāksmju telpa
  • Viesmīlības apartamenti
  • Konferenču izstāžu zāle un kabīnes
  • Atklāšanas ceremonija
  • Skaļruņa / eksponenta reģistrācija
  • Dalībnieku reģistrācija
  • Ceļojumu organizēšana
  • Dalībnieku nozīmītes
  • Notikumu programma
  • Pārtikas un dzērienu
  • Audiovizuālā
  • Darbinieku skaits uz vietas

Šī saraksta sastādīšanai veltiet papildu laiku, lai jūs neko nepamanītu un dotos uz priekšu un pievienojiet kaut ko, kas vēlāk parādās. Neuztraucieties par daudzajām uzskaitītajām atbildības jomām; Mērķis ir tagad domāt par visu, lai jūs varētu efektīvi plānot un pārvaldīt katru objektu.

Izvēlieties vietu

Tiklīdz esat nolēmis, kad notiks konference, un sapratīsiet pasākuma vispārējo darbības jomu, nākamais solis ir izvēlēties vietu. Atkarībā no konferences lieluma, iespējams, varēsiet izvēlēties vienu vietu visām konferenču vajadzībām, sākot no izstāžu zāles līdz sanāksmju telpām, banketu zālēm un viesnīcas istabām.

Ja konference ir pārāk liela, lai to varētu izvietot vienā vietā, meklējiet vietu, kas atrodas netālu no viesnīcas vai ēdināšanas vietām, lai konferenču apmeklētājiem nav jādodas pārāk tālu, lai pārvietotos no viena konferences pasākuma uz citu.

Padomājiet par dalībnieku reģistrāciju

Kā dalībnieki reģistrēs šo konferenci? Kā viņi saņems reģistrācijas apstiprinājumu? Kā tiks izveidoti un izplatīti nosaukuma tagi konferencē? Jūsu konferences plānošanas rokasgrāmatā būs iekļautas atbildes uz visiem šiem jautājumiem, un tās jāatjaunina, kad notiek konferenču reģistrācija.

Ja ir sagaidāms, ka notikums ir liels cilvēku skaits, tad tiešsaistes konferenču reģistrācijas sistēma ir ceļš. Sistēma var apstrādāt maksājumus, izsekot reģistrāciju un organizēt citu būtisku informāciju un palīdzēt veidot atskaites.

Izstādes un konferenču izstāžu zāles

Izstāžu telpas konferencēs ir kopīgas iezīmes, kas sponsoriem un pārdevējiem dod iespēju iznomāt telpu, lai reklamētu savus produktus un pakalpojumus. Šī ir arī iespēja konferences uzņēmējam gūt ieņēmumus, ja izstādes funkcija tiek efektīvi reklamēta un saņemta. Atkarībā no jūsu konferences lieluma, eksponentu un izstāžu zāles pārvaldīšana prasīs papildu laiku un resursus, kas attiecīgi plānoti.

Kā minēts iepriekš, tiešsaistes konferenču reģistrācijas sistēmas ir labākais veids, kā izsekot reģistrāciju, tādēļ, ja jūs gaidāt lielu skaitu izstādes dalībnieku, tad apsveriet iespēju piedalīties dalībnieku reģistrācijas sistēmā. Eksponentiem būs nepieciešama arī:

  • Eksponenta nozīmītes
  • Konferenču izstāžu zāles karte ar uzskaitīto kabīnes numuru
  • Ekspozīcijas stendu rokasgrāmatas ir izveidotas un nojauktas
  • Izstādes stendu līgumi
  • Vietējo piegādātāju saraksts, kas ir pieejami, lai palīdzētu ar izstāžu nomas un pakalpojumiem

Kā konferences plānotājs jūs būsiet atbildīgs par drošības nodrošināšanu, lai nodrošinātu izstāžu zālē esošo materiālu drošību.

Plānojiet konferences datus

Ar dažiem lielākiem pienākumiem, piemēram, konferenču norises vietu atlasi un dalībnieku reģistrāciju, varat koncentrēties uz konferences datu plānošanu. Tāpat kā jebkura veida notikumu plānošanā, organizācija ir tikpat svarīga kā detalizēta uzmanība.

Tagad ir pienācis laiks izvilkt šo garo veļas sarakstu ar uzdevumiem, ko jūs izveidojāt konferences plānošanas procesa sākumā. Apskatiet sarakstu un veiciet nepieciešamās izmaiņas vai papildinājumus, lai atspoguļotu jaunākos uzdevumus un pienākumus. Pēc tam ievietojiet šos priekšmetus hronoloģiskā secībā, sākot ar priekšmetiem, kas var būt vai ir jāpabeidz iepriekš. Piemēram:

  • Viesnīcu bloku grāmatu bloks
  • Rezervēt izstāžu zāles telpu
  • Izpētīt tiešsaistes konferenču reģistrācijas sistēmas
  • Plānojiet konferences mārketinga plānu

Sāciet sākumā un dodieties no turienes. Katrai detaļai, kas jāiekļauj, ir jāietver papildu pasākumi, lai pārliecinātos, ka līgumi ir parakstīti un saņemti. Tuvojoties konferences datumam, jūsu darbības elementi ietver īstermiņa uzdevumus, piemēram:

  • Izvēlieties krāsu shēmu un dekoru
  • Padarīt ziedu kompozīcijas
  • Cepiet izvēlni
  • Organizējiet lidostas transportu runātājiem vai VIP

Apsveriet savu konferenču plānošanas rokasgrāmatu kā rokasgrāmatu par visu, kas ir iekļauts konferences plānošanā neatkarīgi no tā, cik mazs. Šī rokasgrāmata ātri kļūs par nenovērtējamu rīku, kas ne tikai palīdzēs jums organizēt un plānot, bet arī nomierinās nervus kā lielo datumu pieejas, un jūs apšaubāt, vai esat aizmirsis kaut ko.


Video No Autora: Video seminārs: “2018. gada PVN un to piemērošana grāmatvedība“ - lektore - Ņina Podvinska

Saistītie Raksti:

✔ - 10 No lielākajiem būvniecības projektiem pasaulē

✔ - Izmēģiniet eBay par veco biroju vai izklaides produktiem

✔ - Kā uzrakstīt restorāna darbinieku rokasgrāmatu


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!