Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Vai jūsu mazajiem uzņēmumiem jāiet bez papīra?

Paskaties uz papīra biroja plusi un mīnusiem


Arvien vairāk mazo uzņēmumu strādā elektroniski. Jaunā un mainīgā tehnoloģija ir devusi mums instrumentus, kas nepieciešami, lai pārslēgtu pārplūdušos failu skapjus organizētā digitālā formātā. Bet tas nenozīmē, ka bez papīra ir vienkārši izdarīt, vai arī tas ir pareizais lēmums par katru mazo uzņēmumu.

Lūk, papīra biroja plusi un mīnusi, lai palīdzētu jums izlemt, vai bez papīra ir gudrs lēmums jūsu mazajam uzņēmumam.

Papīra biroja plusi

1. Videi draudzīgs: Saskaņā ar Dienas zaļšpapīrs veido 25% atkritumu poligonu, un, ja Amerikas Savienotās Valstis samazinās biroja papīra lietošanu tikai par 10%, tas novērsīs 1,6 miljonu tonnu siltumnīcefekta gāzu emisiju. Un tas ir tikai papīram, neņemot vērā tintes kasetņu ražošanu un iznīcināšanu un printeru izmantoto enerģiju. Papīra bezpajumtnieki ir videi draudzīgs lēmums.

2. Efektīva: Tieši tāpat, kā ir videi nekaitīga biroja priekšrocības, ir arī priekšrocības mazo uzņēmumu budžetam. Padomājiet par to, cik daudz jūs tērējat katru mēnesi uz papīra, tintes, pastmarkām un citām piegādēm, kas atbalsta papīra smago biroju. Pēc tam apsveriet vietu, kas nepieciešama, lai saglabātu visus fiziskos materiālus un faktiskos dokumentus. Tas var būt diezgan dārgi. Laika gaitā, pabeidzot elektronisku darbu, var rasties milzīgi ietaupījumi jūsu mazajiem uzņēmumiem.

3. Viegla piekļuve: Bez papīra elektroniski visi jūsu svarīgie dokumenti tiek digitalizēti. Jūs varat dublēt tos uz Cloud vai piekļūt tiem, izmantojot attālo darbvirsmas lietojumprogrammu, sniedzot jums iespēju strādāt no mobilā biroja vai jebkurā vietā, un palikt produktīvi.

4. Failu organizācija: Ja jūs kādreiz esat izšķērdējis laiku, sajaucoties ar nesakārtotu arhivēšanas skapi vai papīra kaudzēm, lai atrastu to, ko jūs meklējat, jūs zināt, cik sarežģīti var tikt apstrādāti papīra dokumenti. Izveidojot elektronisku biroju, jūs izveidojat digitālu failu sistēmu, kas laika gaitā ir vieglāk organizējama, meklējama un iekniebta. Tas padara to, kas reiz bija sāpīgs process, lai atrastu dokumentu tik vienkārši, kā veikt meklēšanu.

Papīra biroja mīnusi

1. Sistēmas kļūme: Digitālā piekļuve var būt ātra, taču tas nozīmē arī ātru zudumu. Apsveriet, kas notiks ar visiem jūsu uzņēmuma dokumentiem, kas datorā tiek saglabāti lokāli, ja jūsu sistēma atteici. Jūs varētu zaudēt visu. Ir svarīgi, lai katram mazajam uzņēmumam, jo ​​īpaši tiem, kas ir elektroniski, būtu sistēma datu dublēšanai un aizsardzībai ārpus teritorijas.

2. Drošība: Digitālos failus nevar aizsargāt ar atslēgu uz datņu skapja vai biroja durvīm, tāpēc dokumentu drošība un konfidenciāla informācija ir nopietna problēma elektroniskiem birojiem. Risinājumi ietver šifrēšanu, vietējos serverus un ierobežotu piekļuvi, kuriem visiem ir savas izmaksas un ieguvumi. Turklāt ir svarīgi apsvērt dažu uzņēmumu raksturu, un ikdienā apstrādāto materiālu jutīgums (domājiet par savu grāmatvežu) vienkārši nav piemērots elektroniskai darbībai.

3. Atjaunot procesus: Daļa no pārejas uz elektronisku biroju ietver visu jūsu pašreizējo operāciju procesu pārskatīšanu un piemērotu alternatīvu meklēšanu. Piemēram, jums var būt nepieciešams sākt izmantot elektroniskā paraksta pakalpojumu, tiešsaistes rēķinu izrakstīšanas un maksājumu pakalpojumus un citas programmas, kas aizstāj vajadzību pēc fiziskiem dokumentiem. Visiem jūsu darbiniekiem būs jāapmāca arī jaunajā sistēmā, kad tā būs pieejama.

4. Laiks intensīvs: Bez papīra bez papīra nav nakti; ir daudz faktoru, kas jāapsver. Ir nepieciešams laiks, lai ņemtu vērā visas sekas, kas rodas, atstājot papīra pasauli aiz sevis, un tikpat ilgi, lai īstenotu visas izmaiņas jūsu darbībās, kas atbalsta, ka tās ir elektroniskas.

Lēmums doties elektroniski ir tāds, kas dažādos uzņēmumos atšķiras, un tas noteikti nav universāls lēmums, kas ir piemērots katram uzņēmumam. Vissvarīgākā daļa, lai pieņemtu lēmumu par elektronisku darbu, ir jūsu pētniecība, lai jūs varētu izlemt, vai ieguvumi atsver problēmas. Tad izveidojiet sistemātisku procesu, kas ne tikai sniegs jums priekšrocības, ko sniedz elektroniski, bet arī palīdzēs uzlabot savu produktivitāti vienlaicīgi.


Video No Autora: Rallijs Alūksne 2013 jau šonedēļ

Saistītie Raksti:

✔ - Kapitāla izdevumi un jūsu uzņēmuma nodokļi

✔ - 7 Soļi zīmola stratēģijas izveidei

✔ - Uzņēmējdarbība un personīgais ceļojums un kas ir atskaitāms


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!