Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Soli pa solim, kā plānot izveidot efektīvas sanāksmes


Ja tu esi tāpat kā lielākā daļa cilvēku, ko es zinu, doma par dienas pavadīšanu muguras sanāksmēs var būt briesmīga sajūta. Sanāksmes var būt garlaicīgas, bieži vien nevajadzīgas un noteikti aizņem laiku no citiem (izšķirīgākiem) darbiem. Taču sanāksmes var būt ļoti efektīvas un produktīvas, ja tās ir plānotas. Šeit ir daži vienkārši soļi, lai plānotu efektīvas sanāksmes.

Izlemiet, vai jums tiešām ir nepieciešama tikšanās

Pirmkārt, izlemiet, vai sanāksmes plānošana ir patiešām nepieciešama. Mēs bieži domājam, ka oficiāla sanāksme ir labākais veids, kā dalīties ar informāciju vai diskutēt. Bet, ja jūsu ziņas var tikt piegādātas pa e-pastu vai konferences zvanu, vai arī tikai 15 minūšu laikā apvienojot dažus cilvēkus jūsu birojā, tad, iespējams, ir laba ideja pilnībā izlaist oficiālo sanāksmi.

Uzaiciniet tikai tos, kam tiešām ir jābūt

Kādreiz esat uzaicināts uz sapulci un brīnījās pusceļā, kāpēc tu esi tur? Netērējiet cilvēku laiku, uzaicinot viņus uz sanāksmi, kurā viņiem nav jāapmeklē. Tā nebūs efektīva sanāksme. Vai kāds no grāmatvedības darbiniekiem ir jāpiedalās sanāksmē, lai atbildētu uz budžeta jautājumiem? Pēc tam uzaiciniet vienu grāmatvedības personu, kas ir piemērota šim uzdevumam.

Ja kolēģim vai vadītājam ir jāinformē par to, kas tika apspriests sanāksmē, jums nav nepieciešams uzaicināt viņus uz faktisko sanāksmi. Vienkārši sagatavojiet sapulces kopsavilkumu un pēc tam nosūtiet to viņiem. Viņi novērtēs laika taupīšanu, un jums ir pārliecība, ka, tā kā jūs rakstiski sniedzat informāciju, viņi ir pilnībā informēti par diskusijām.

Nosūtīt sapulces atgādinājumus

Dzīve ir aizņemta, un kalendāri ātri tiek rezervēti ar plānotajām aktivitātēm. Divas dienas pirms sanāksmes nosūtiet atgādinājuma sanāksmes atgādinājumu. Tiem, kas teica, ka viņi apmeklēs, viņi varēs apstiprināt, ka viņi joprojām var to izdarīt, vai arī, ja viņu plāni ir mainījušies, un jums ir jāpārplāno.

Ir darba kārtība

Lai plānotu efektīvas sanāksmes, vispirms jāizlemj, kas tiks apspriests. Kāds ir tikšanās mērķis? Ko jūs vēlaties sasniegt? Izstrādāt sapulces darba kārtību pirms laika un izplatiet to dalībniekiem. Norādiet sākuma laiku un iekļaujiet īsu risināmo tēmu sarakstu. Neaizmirstiet savu tikšanos ar garu, pārāk detalizētu darba kārtību. Pēc nosaukuma norādiet visas personas, kas būs atbildīgas par ziņošanu konkrētā jomā.

Atcerieties, ka tas ir svarīgi tiem, kas apmeklē, bet arī jums. Kad jūs izklāstīsiet savu darba kārtību, jūs varēsiet palikt uz tēmu.

Esi skaidrs par cerībām

Kad jūs pirmo reizi izsūtāt paziņojumu par sapulci, skaidri norādiet tās mērķi un cerības. Vai sanāksme norisināsies ap prezentāciju? Vai apmeklētājiem ir jāpieņem piezīmes? Vai arī šī ir prāta vētras sesija, kurā ikvienam ir jāparāda idejas un ieteikumi?

Dažās korporatīvajās kultūrās darbiniekiem nav jāpiedalās - viņi tikai klausās un dodas atpakaļ uz savām darbvietām. Citos uzņēmumos darbinieki brīvi piedalās. Mūsdienu sadarbības darbavietās, mijiedarbojoties un daloties idejās, ir ne tikai apsveicama, tā bieži ir visas sanāksmes mērķis.

Kad jūs izklāstāt savas cerības, tas ir arī labs laiks, lai nosūtītu visus nepieciešamos lasījumus vai materiālus, kurus vēlaties, lai tie, kas apmeklē tos, meklētu. Tādā veidā viņi ir gatavi, kad viņi nonāk sanāksmē, un nav pārsteigumu.

Sāciet ar laiku

Sākot ar laiku, ir ļoti svarīgi gan no loģistikas, gan no produktivitātes viedokļa. Ja jūs esat persona, kas parasti parādās sanāksmēs laikā, tad jūs saprotat, cik nomākta tā var būt, ja lietas nenonāk, jo ļaudis iekļūst telpā. Tas, kas nenovēršami notiek, ir, turpinot, visi zina, ka šīs sanāksmes nekad nesākas laikā visi sāk parādīties vēlu. Uzņemieties savu sanāksmi. Sāciet nekavējoties noteiktā sākuma laikā. Aizveriet durvis un sāciet. Stragglers ātri saņems vēstuli, ko viņi ieradīsies vēlu, un viņiem vajadzētu tikai vienu reizi izdarīt šo kļūdu.

Un turklāt ikvienam ir jāatgriežas darbā, tāpēc jūs nevēlaties pārtraukt visu darba dienu.

Saglabājiet to īsu un vienkāršu

Lielākā daļa sanāksmju tiek sarindotas vienu stundu, ja daudzos gadījumos pietiek ar īsāku laika posmu. Ja tiek piešķirts pārāk daudz laika, laiks tiek izšķiests. Cilvēki aiziet pēc tikšanās beigām vai pavada pārāk ilgu laiku noteiktā darba kārtības punktā. Saglabājiet sanāksmes īsu un punktu.

Palieciet uz tēmu

Tikai darba kārtībā jūsu sanāksme nebūs efektīva. Ievērojiet darba kārtību un turpiniet diskusijas no tangentiem. Jautājiet visus jautājumus, kas nav saistīti ar tematiem, norādot, ka tā ir tēma citai sanāksmei, vai arī tā tiks aplūkota privāti. Nevienam nepatīk bēguļojoša tikšanās, kur viss punkts bija pārgājiens uz citām sarunām.

Veikt mazākas sanāksmes ārpus konferenču zāles

Sēžot tajā pašā pazīstamā konferenču zālē, kas pulcējās ap to pašu pazīstamo galdu, ir tikai tas - tas ir pārāk pazīstams. Lai mudinātu darbiniekus mijiedarboties, radoši domāt un dzīvot diskusijās, apsveriet iespēju piedalīties sanāksmē ārpus standarta konferenču zāles.

Apsveriet iespēju tikties pie galda ārpus telpām un laika apstākļiem. Mēģiniet pulcēties koplietošanas telpā ar dīvāniem un maziem galdiem, nevis lielu konferenču galdu un grozāmo krēslu vietā.

Nebaidieties veikt citu pieeju

Ja pieeja sanāksmei nedarbojas, nebaidieties pāriet kursā. Piemēram, ja prāta vētras sesija dod klusu telpu ar ļoti mazu dialogu, mainiet virzienu. Esiet elastīgi un pievērsiet uzmanību tam, kā notiek kopīgā sanāksme.

Izmantojiet tehnoloģiju

Plānojiet izmantot tehnoloģiju, lai piedalītos dalībnieki. Mūsdienu digitālajā pasaulē lielākā daļa cilvēku ir pieraduši redzēt grafikas vai videoklipus, lai atbalstītu vārdus, ko viņi dzird. Apsūdzot šo domāšanas veidu un iekļaujot audiovizuālos materiālus, plānojot savu sanāksmi.

Datori, kas projicēti uz lieliem ekrāniem un Smart Board prezentācijām, kas veicina mijiedarbību, ir apsveicama pārmaiņa no standarta garajām PowerPoint prezentācijām.

Viens no aspektiem tehnoloģijā - vispirms pārbaudiet to. Pēdējā lieta, kas jums ir nepieciešama, ir panākt, ka klēpjdators nedarbojas, vai arī, ja jums to vajag, jūs nevarat palaist cauri vizuālajiem palīglīdzekļiem. Ja tehnoloģija nav jūsu forte, pirms kādas sanāksmes kāds cits darīs. Tas noteikti ietaupīs jūsu laiku un uzturēs jūs pēc grafika, ja veicat nelielu sagatavošanās darbu.

Nosūtīt sapulces kopsavilkumu

Dienas laikā pēc sanāksmes nosūtiet īsu kopsavilkumu par to, kas tika apspriests. Ir laba ideja sekot līdzi e-pasta ziņojumam visiem tiem, kas apmeklē, tiem, kuri nevarēja piedalīties sanāksmē, un ikvienam citam, kurš, iespējams, būs jāinformē. Iekļaujiet arī visus darbības elementus, norādot, kurš ir atbildīgs par katru vienumu, kā arī termiņu.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Noslēpumi, lai pārvaldītu veiksmīgu emuāru

✔ - Celtniecības ūdens sūkņu veidi

✔ - Pārtikas kravas automobiļa tirdzniecības aprīkojums


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!