Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Pasākumi, lai slēgtu biroja brīvdienas

Ko darīt pirms došanās brīvdienās


Lai sagatavotu savu biroju pirms brīvdienas pārtraukšanas, nepieciešama rūpīga sagatavošanās. Pareiza ziņojumapmaiņa nodrošinās, ka jūsu klienti, pārdevēji un darbinieki var plānot apturēšanu, un tas nozīmē, ka jums nebūs jātiek galā ar daudzām dusmīgām sūdzībām pirms un pēc pārtraukuma. Tam vajadzētu nodrošināt bezrūpīgu atvaļinājumu un labi pelnītu atpūtu.

Šeit ir vienkāršs soļu saraksts, sākot no pagājušā gada brīvdienu ziņu iestatīšanas līdz termostatu atiestatīšanai, kas padarīs jūsu brīvdienu slēgšanu gludu un rentablu.

  • 01

    Paziņot darbiniekiem, klientiem un pārdevējiem

    slēgta zīme uz biznesa durvīm ar jingle zvani

    Pārliecinieties, ka vismaz divas līdz četras nedēļas pirms sava laika paziņojat ieinteresētajām personām jūsu uzņēmumā. Darbinieki var tikt informēti un atgādināti, izmantojot biroja kalendāra sistēmas, e-pasta paziņojumus, zīmes un ierakstus ap biroju, kā arī ievieto to paychecks. Un neaizmirstiet tos atgādinājumus par turpmākajiem pasākumiem; ne katrs ziņojums padara to pirmo reizi.

    Jūs varat paziņot klientiem, izmantojot savu tīmekļa vietni un automatizēto ziņu tālruņa sistēmā.

    Pārdevējiem (īpaši tiem, kam ir atkārtoti piegādes grafiki) ir jāziņo pa e-pastu, tālruni vai parastu pasta sūtījumu.

  • 02

    Paziņot par drošības personālu vai pakalpojumiem

    Informējiet savu drošības personālu vai drošības dienestu par gaidāmajiem noslēguma datumiem. Pārliecinieties, vai jūsu drošības pakalpojumu sniedzējiem ir atjaunināts ārkārtas kontaktu saraksts, kas satur kontaktinformāciju, tostarp tālruņa numurus, jums un jūsu galvenajiem darbiniekiem. Viņiem jāzina, ar ko sazināties drošības jautājuma gadījumā, pat ja birojs ir slēgts uzņēmējdarbībai un kurš ir pilnvarots būt ēkā slēgšanas laikā.

  • 03

    Mainīt automatizēto apmeklētāju apsveikumu

    Nedēļu vai divas dienas pirms slēgšanas ierakstiet automatizētu apsveikumu tālruņa sistēmā, kas izskaidro, ka birojs būs slēgts uz ilgu laiku. Iekļaujiet datumu, kad jūs aizvērsiet un kad jūs plānojat atsākt darbību. Tieši pirms atvaļinājuma ierakstiet otru automatizētu apsveikumu, kas uzsver, kad jūs atgriezīsieties, un, ja nepieciešams, tiem, kuriem zvanītājiem jānorāda jebkādi vaicājumi jūsu prombūtnes laikā.

    Ja jūs sniedzat neatliekamās palīdzības dienestus, piemēram, apkures un dzesēšanas, santehnikas vai citus būtiskus klientu pakalpojumus, pārliecinieties, ka ārkārtas situācijās zvanītājiem varat sazināties ar savu atbildēšanas pakalpojumu vai mobilo tālruni.

  • 04

    Paziņojiet par savu atbildētāju

    Paziņojiet atbildētāja dienestam par datumiem, kad birojs tiks slēgts, un atjauniniet savu kontaktpersonu sarakstu ar to darbinieku tālruņu numuriem, kuri būs zvanījuši. Pārliecinieties, ka viņi zina, ar ko sazināties konkrētās situācijās; piemēram, nevēlaties, lai augšējā līmeņa vadītāji tiktu brīdināti par piegādes jautājumu.

  • 05

    Balss pasta apsveikuma maiņa

    Ja jūsu tālruņa sistēma ļauj darbiniekiem saņemt ārējos zvanus pie sava rakstāmgalda, uzdodiet viņiem ierakstīt "slēgtu brīvdienu" ziņojumu vai "ārpus biroja" balss ziņojumu sveicienu, kas sniedz zvanītājiem būtiskas ziņas par slēgšanu. Darbiniekiem jāļauj zvanītājiem uzzināt, kad viņi atgriezīsies birojā, un ko darīt, ja viņiem nepieciešama tūlītēja palīdzība, kamēr birojs ir slēgts. Vairumā gadījumu jūs nevēlaties, lai darbinieki sniegtu personisku kontaktinformāciju.

  • 06

    Samaziniet termostatus, izslēdziet biroja iekārtas

    Ietaupiet enerģiju un naudu, iestatot vai pārplānojot biroja termostatus slēgšanas laikā. Jūs būsiet pārsteigts par izmaksu ietaupījumu, ko jūs varat uzkrāt, un tas var būt laba PR iespēja; parādīt, ka jūsu uzņēmums ir apņēmies saglabāt resursus.

    Jūs varat arī ietaupīt enerģiju un naudu, izslēdzot visas nebūtiskās biroja iekārtas, tostarp galda lampas, kopētāji, printeri un datori.

  • 07

    Rezerves serveri

    Ja jums ir datori un serveri, pirms un pēc izslēgšanas pārliecinieties, vai dublēšanas cikls darbojas pareizi. Samaziniet savu iedarbību uz katastrofu, ieplānojot savu vietnes rezerves kopiju agrīnai pacelšanai, nevis gaidot, lai uzņēmums atsāktu darbību. Šī ir joma, kurā vēlaties, lai jums būtu skaidri norādījumi, ar ko sazināties problēmas gadījumā, tāpēc pārliecinieties, vai jūsu atbildēšanas pakalpojums ir pareizi informēts.

  • 08

    NESlēdziet

    Ir dažas biroja iekārtas, kuras nevajadzētu izslēgt, tostarp:

    • Faksa aparāti
    • Tālruņa sistēma
    • Serveri un rezerves sistēmas
    • Saldēšanas iekārtas
    • Drošības sistēmas


  • Video No Autora: log cabins

    Saistītie Raksti:

    ✔ - Mārketinga nākotne plašsaziņas līdzekļu nozarē

    ✔ - Elektronikas atkritumu pārstrādes biznesa iespējas

    ✔ - Kā termins novecojis tiek izmantots biznesa grāmatvedībā


    Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!