Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Maksājumu konta optimizēšanas stratēģijas


Daudziem uzņēmumiem maksājamā nodaļa nesniedz lielu uzmanību, ja vien kaut kas nepareizi. Tomēr ir daudz, ko var gūt no labi pārvaldāmās nodaļas. Un otrādi, ir daudz problēmu, kas var rasties no tā, kas tikai slāpē. Šai nodaļai bieži ir milzīga ietekme uz uzņēmuma naudas plūsmu, un ir iespējas, ko var iegūt vai zaudēt, izmantojot maksājumu līgumus ar piegādātājiem.

Labi pārvaldītai kreditoru nodaļai vajadzētu būt iespējai izmantot apjoma atlaides un agrīnās atlaižu atlaides, kā arī noteikt vislabāko veidu, kā saglabāt lielāko naudas summu uzņēmumam citiem izdevumiem un ieguldījumiem. Šim departamentam būtu arī jāspēj nodrošināt, ka piegādātāji pilda savas saistības, kas izriet no līgumiem un līgumiem, tādēļ, ja nav ievēroti apjomi vai kvalitātes standarti, jautājumi tiek atrisināti un tiek veikti atbilstoši koriģējoši pasākumi.

Parastās konta problēmas

Lai gan ir daudz iespēju samazināt izmaksas un atbrīvot naudu, ir arī vairāki šķēršļi, ar kuriem uzņēmumi saskaras, mēģinot sasniegt šos mērķus. Canon 2014. gada pārskats par maksājumu optimizāciju atklāja, ka papīra apstrāde bija viens no lielākajiem problēmu avotiem daudzām organizācijām, un laiks, kas nepieciešams, lai risinātu papīra rēķinu izrakstīšanu, ir lielākais jautājums. Citi galvenie bažu avoti bija:

  • Nodrošināt maksājumu veikšanu laikā
  • Rēķinu apstiprināšanas procesa racionalizēšana
  • Iegūstot vislabākos maksāšanas noteikumus ar piegādātājiem un nodrošinot abu pušu saistību izpildi
  • Darbs ar dažādām piegādātāju grāmatvedības un rēķinu izrakstīšanas sistēmām
  • Datu un darījumu drošības reģistrēšana un pārbaude

Daudzas no uzskaitītajām problēmām ir pasliktinājušās vai radušās, pamatojoties uz papīra rēķinu piesūtīšanu. Daudzās organizācijās bieži sastopama problēma ir pazaudēta dokumentācija, kas noved pie novēlotiem vai nokavētiem maksājumiem. Turklāt, lai gan vairāki uzņēmumi ir ieinteresēti digitalizēt savus dokumentus, lielākā daļa piegādātāju joprojām sūta papīra rēķinus vai nosūta tos pa faksu.

Lielākā daļa mazo uzņēmumu apstrādā savus grāmatvedības dokumentus, un lielākā daļa no tiem tiek veikti manuāli. Tā kā daži piegādātāji ir pārgājuši uz elektronisko norēķinu sistēmu, lielākā daļa organizāciju tērē lielu daudzumu darbaspēka manuāli ievadot datus un izveidojot dokumentācijas digitālās kopijas.

Papīra dokumentācijas izmantošana bieži palēnina rēķinu apstiprināšanas procesu, jo kopijas ir jāiesniedz un jānodod attiecīgajiem vadības locekļiem pārskatīšanai. Ja papīrs nav viegli pieejams vai pieejams digitālā formātā, tas ir izaicinājums analizēt datus un nodrošināt labāko maksājumu līgumu iegūšanu un pienākumu izpildi. Laiku un priekšlaicīgu maksājumu atlaižu līgumi var viegli tikt zaudēti, ja uzņēmumi nav spējīgi veikt maksājumus, kad tie ir nepieciešami, tāpēc problēmas, kas saistītas ar dokumentiem, var būt dārgas.

Uzlabojumi un optimizācija

Sakarā ar to, ka vairāki jautājumi, kas saistīti ar grāmatvedības nodaļu pareizu darbību, izriet no tiem pašiem pamatcēloņiem, ir arī dažas korekcijas, ko organizācijas var izdarīt, kas vienlaikus rūpēsies par daudzām problēmām. Trīs no visefektīvākajiem veidiem, kā uzņēmumi var racionalizēt savus debitoru parādus, ir šādi:

  • Izmantojiet objektu rakstzīmju atpazīšanu, lai digitalizētu dokumentus
  • Izmantojiet tiešsaistes portālus, kas ir pieejami piegādātājiem
  • Izveidojiet pārvaldības darbplūsmas

OCR

Lai gan daudzi uzņēmumi regulāri izmanto skenerus, lai izveidotu papīra dokumentu digitālās kopijas, tas parasti ietver tikai datorā saglabāta dokumenta attēla izveidošanu. Tas nozīmē, ka informācija joprojām jāievada datu bāzē manuāli, tāpēc, lai gan ierakstu zudums ir mazāk problēmu, tas joprojām ir laikietilpīgs.

Objekta rakstzīmju atpazīšana vai OCR ietver dokumenta skenēšanu un datu izgūšanu no tā. Šos datus var automātiski pievienot datu bāzei vai izklājlapai. OCR process palīdz samazināt manuālo datu ievades kļūdu problēmu un ļauj ievadīt informāciju, tiklīdz saņemts papīrs. OCR aizņem aptuveni tādu pašu laiku, kad darbinieks skenē dokumentu, lai izveidotu attēla failu, un tas parasti neprasa papildu pasākumus. Per Gartner, ir organizācijas, kas var nosūtīt 80 procentus vai vairāk no saviem rēķiniem bez darbinieka tiešas iesaistīšanas.

Piegādātāju portāli

Rēķinu un datu ievadīšanas centralizētā sistēmā pilnveidošana var ļaut uzņēmumiem izveidot vai izmantot tiešsaistes portālu, kas ļauj uzņēmumam un tā piegādātājiem izsekot pasūtījumiem, apskatīt rēķinus un redzēt, kad tiek veikti maksājumi. Šo datu pieejamība vairākiem indivīdiem organizācijā var palīdzēt nodrošināt, lai maksājamā nodaļa būtu pienācīgi uzraudzīta, un tas var palīdzēt paātrināt laiku, kas nepieciešams, lai apstiprinātu rēķinus. Lai ļautu piegādātājiem piekļūt portālam, šie uzņēmumi var iesniegt rēķinus un izsekot maksājumus, kā arī informēt par problēmām, kas saistītas ar piegādēm vai rēķinu izrakstīšanas jautājumiem.

Izveidot darbplūsmas un procesus

Tomēr organizācija nolemj rīkoties ar saviem datu pārvaldības centieniem, ir svarīgi, lai būtu izveidots process kontu un maksājumu pārvaldībai. Tas ļauj uzņēmumiem nodrošināt, ka darbības darbojas, un izdomāt alternatīvas, ja tās ir apgrūtinošas vai noved pie kļūdām vai kavējumiem. Pēc Deloitte domām, šajos procesos ir jāprecizē tas, ko maksā nodaļa, kad tā saņem rēķinu, kā dati tiek ievadīti un dalīti, un kādi ir procesi rēķinu apstiprināšanai.

Jābūt arī vadlīnijām, lai noteiktu labākos veidus, kā rīkoties ar dažādu veidu piegādātājiem.

Lai gan daudzi piegādātāji 30 vai 90 dienu laikā piedāvā atlaides maksājumiem, iespējams, ka atlaide nav vērta, ja tas kavē organizācijas naudas plūsmu. Ir arī svarīgi, lai pastāvētu veids, kā pārbaudīt, vai gan uzņēmums, gan piegādātāji atbilst līguma vai līguma prasībām. Darbplūsmu izveide šo problēmu risināšanai var palīdzēt organizācijām izdarīt pareizās izvēles.

Ja piegādātāji nepiegādā savlaicīgi, pietiekamā daudzumā vai atbilstošā daudzumā krājumu, uzņēmumi, iespējams, nevēlas maksāt rēķinus, kamēr šie jautājumi nav atrisināti. Darbplūsma var būt kritiska, nosakot, kas jādara, kad rodas šie jautājumi. Turklāt maksājumi piegādātājiem ir jāveic arī laikā, lai nepieļautu atlaižu zaudēšanu vai soda naudu par novēlotiem maksājumiem. Katra piegādātāja vienošanās ir jādokumentē un jāatjaunina, mainoties lietām, un procesiem ir jānodrošina, ka katrs konts tiek pienācīgi apstrādāts.

Darbplūsmu izveide var arī palīdzēt uzņēmumam:

Ārpakalpojumi

Ierakstu digitalizēšana, OCR ieviešana un portāla izmantošana, ko piegādātāji var piekļūt, var nebūt maziem uzņēmumiem nepieciešams, bet organizācijām nevajadzētu pieņemt, ka izmaksas neļaus uzņēmumam tos izmantot. Lai gan elektronisko sistēmu izveides un uzturēšanas izmaksas daudzām mazām un vidējām organizācijām var būt pārmērīgas, bieži vien tas nav nepieciešams. Pastāv dažādi trešo pušu pakalpojumu sniedzēji, kurus organizācijas var uzticēt ārpakalpojumiem.

Organizācijas var saņemt ārpakalpojumus visam, sākot no OCR procesa izveides, lai palīdzētu uzņēmumam izveidot darbplūsmas piegādātāju līgumu analīzei.

Lai gan organizācijas, iespējams, nespēs segt dažādu IT sistēmu ieviešanas izmaksas, trešās puses rīkojoties ar tām, bieži vien ir ļoti pieņemamas. Uzņēmumiem būs jāsalīdzina izmaksas, kas saistītas ar ārējo pušu izmantošanu, lai izstrādātu šīs sistēmas pret iespējamo ietaupījumu un naudas atbrīvošanas vērtību, bet ārpakalpojumi ļauj organizācijām izmantot tehnoloģijas un sistēmas, kas parasti būtu pārāk dārgas.

  • Pārliecinieties, ka pirkuma pasūtījumi ir izveidoti katram jaunajam pasūtījumam
  • Pārbaudiet, vai rēķini atbilst saņemtajiem produktiem un atbilst līgumsaistībām
  • Pārbaudiet ierakstus, lai pārliecinātos, ka maksājumi tiek veikti, ka tie tiek veikti laikā un ka tie netiek dublēti
  • Nosakiet labāko metodi rēķinu apmaksai, piemēram, izmantojot EFT vai kredītkartes, lai samazinātu maksu


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Ko nozīmē subrogācija?

✔ - Kā izmantot uz kontu balstītu mārketingu, lai palielinātu savu apakšējo līniju

✔ - Sviras var izmantot jūsu mazajiem uzņēmumiem


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!