Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Lietas, kas jāapsver pirms grāmatvedības programmatūras iegādes

Ko jūsu uzņēmums pieprasa no mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūras?


Grāmatvedības programmatūra ir obligāta jebkuram mazam uzņēmumam, lai sekotu ieņēmumiem, izdevumiem, klientu informācijai un citiem finanšu datiem. Tas ir arī lielisks līdzeklis lēmumu pieņemšanai, jo savlaicīgie ziņojumi un budžeta analīzes rīki, kas nāk ar lielāko daļu grāmatvedības programmatūras programmu, dod iespēju uzņēmuma īpašniekiem atgriezties un kopumā izprast uzņēmuma finanses. Bet kā programmu un programmatūras zīmju jūrā jūs izvēlaties pareizo grāmatvedības programmatūru mazajiem uzņēmumiem?

Kas jāņem vērā pirms grāmatvedības programmatūras iegādes

Tā kā grāmatvedības programmatūra ir ļoti svarīga jūsu mazajiem uzņēmumiem, ir svarīgi pārliecināties, ka veicat kādu pētījumu pirms kāda konkrēta veida finanšu vadības vai grāmatvedības programmatūras iegādes. Ņemot vērā jūsu uzņēmuma vajadzības, jūs varēsiet novērtēt nepieciešamās ikdienas funkcijas. Zemāk ir tikai dažas no lietām, kas jādara un jāpatur prātā, pirms jūs apņematies iegādāties grāmatvedības programmatūru.

Vai vajadzību analīze

Pirms izlemt par konkrētu grāmatvedības programmu, jums jāveic vajadzību analīze, lai novērtētu funkcijas, funkcijas un ziņojumus, kas būs nepieciešami programmai. Padariet laiku, lai domātu par to, kādi grāmatvedības darījumi ir nozīmīgi jūsu uzņēmumam, lai jūs varētu izvēlēties programmu, kas spēj tos efektīvi risināt. Jānorāda visi ziņojumi, kas jums būs nepieciešami, lai radītu vajadzīgās vadības ierīces vai integrāciju, ko vēlaties ar trešās puses lietojumprogrammām. Šī vajadzību analīze būs pamats, uz kura sākat atlases procesu.

Lasīt grāmatvedības programmatūras pārskatus

Izlasot citus klienta pārskatus par produktu, jūs iegūsiet labāku priekšstatu par to, ko jūs pērkat. Daudzās patērētāju tīmekļa vietnēs, piemēram, Amazon, ir neskaitāmi pārskati, kas apspriež lietošanas ērtumu, ziņošanu, atbalstu, operētājsistēmas saderību un cenu.

Atrast, kas atbilst jūsu vajadzībām

Lielākā daļa mazo uzņēmumu var izmantot mazo uzņēmumu grāmatvedības programmatūru, piemēram, QuickBooks, kas atrodas tiešā veidā. Lielākā daļa pārdevēju izveido ziņošanas funkcijas un veidnes, lai jūs varētu viegli izveidot gandrīz jebkuru nepieciešamo ziņojumu. Tomēr, lai apmierinātu savas nozares unikālās grāmatvedības un atskaišu vajadzības, jums var rasties nepieciešamība pēc nozares specifiskas programmatūras, piemēram, bezpeļņas grāmatvedības programmatūras, būvdarbu uzskaites programmatūras vai pārdošanas uzskaites programmatūras.

Apsveriet ērtu lietošanu

Jums vai jūsu darbiniekiem būs jāiemācās izmantot jūsu iegādāto grāmatvedības programmatūru. Visticamāk, ka gadu gaitā jums būs personāla mainība. Tāpēc jums vajadzētu apsvērt iespēju izvēlēties grāmatvedības programmatūras pakotni, kas ne tikai atbilst jūsu vajadzībām, bet ir viegli iemācīties, ņemot vērā laiku un resursus, kurus jūs varat apņemties apmācīt darbiniekus par programmatūras lietošanu. Ja jums ir maz resursu, lai darbinieki varētu sākt darboties jūsu programmā, kad ir apgrozījums, tad, izvēloties vienkāršu, viegli lietojamu grāmatvedības programmatūru, piemēram, QuickBooks vai Peachtree, var būt veids, kā iet uz jūsu mazo uzņēmumu.

Lai gan tirgū var būt labākas grāmatvedības programmas, mazie uzņēmumi neredzēs šo programmu priekšrocības, ja jūsu darbinieki nezinās, kā tos pareizi izmantot.

Padomājiet par atbalstu

Jums būs jāizlemj, kāda veida atbalstu vēlaties izmantot, lai palīdzētu jums izmantot šo produktu. Lielākā daļa piegādātāju piedāvā pilnu jums pieejamo palīdzības iespēju komplektu - e-pastu, tālruni un tiešsaistes atbalstu. Daži pārdevēji piedāvās bezmaksas atbalstu, ja iegādājaties programmu, savukārt lielākā daļa piedāvās tehniskā atbalsta plānus, kurus var iegādāties papildus grāmatvedības programmatūras programmai. Jums vajadzētu izlasīt visus forumus par citu lietotāju pieredzi ar klientu atbalstu no programmatūras pārdevēja, ko izvēlaties, jo tie visi nav izveidoti vienādi.

Daži grāmatvedības programmatūras pārdevēji sniedz pietiekamu atbalstu, bet citi to nedara.

Apsveriet mērogojamību

Cik daudz izaugsmes jūs sagaidāt, ka jūsu bizness palielināsies īstermiņa līdz vidējam termiņam? Pēc tam, kad būsit sagatavojis savas biznesa izaugsmes prognozes, jūs vēlaties redzēt, cik lielā mērā jums ir nepieciešama jūsu grāmatvedības programmatūras programma, lai apmierinātu šo izaugsmi. Vai jums ir nepieciešama grāmatvedības programmatūra, kas darbojas arī klēpjdatoros un galddatoros vai mobilajās ierīcēs? Vai jums ir nepieciešama grāmatvedības programmatūra, kas spēj darboties tīklā? Cik dārgi ir pievienot papildu lietotājus jūsu grāmatvedības programmatūrai? Jūs vēlaties izskatīt šos jautājumus, un, ja jūsu mazais uzņēmums darbosies tīklā, ir ieteicams sazināties ar IT speciālistu, lai pārliecinātos, ka izvēlētā grāmatvedības programmatūra ir saderīga ar jūsu aparatūru.

IT speciālistam jāspēj nodrošināt, ka jūs atbilstat aparatūras / programmatūras specifikācijām, vienlaikus veicot arī citus tīkla ieteikumus, kas uzlabos jūsu uzņēmuma darbību.

Vai jums ir nepieciešama dokumentu pārvaldība?

Daži mazie uzņēmumi vēlas darboties elektroniskā vidē, bet citi ir apmierināti ar mazliet vecmodīgu. Neatkarīgi no tā, kādu procesu izvēlaties, pārliecinieties, ka programmatūra ir veidota, lai atbilstu jūsu vajadzībām. Piemēram, ja vēlaties veikt elektronisku biroju, jums ir jāpārbauda grāmatvedības programmatūras dokumentu pārvaldības funkcijas. Varat arī iegādāties trešās puses dokumentu pārvaldības rīku, un jūs varat meklēt, vai ir grāmatvedības programmatūras programmas, kas integrējas ar jūsu dokumentu pārvaldības sistēmu, lai palīdzētu racionalizēt jūsu uzņēmuma darbplūsmas procesus.

Vai jūs varētu izmantot darbplūsmas pārvaldību?

Ja izvēlaties darboties elektroniskā biroja vidē, jums būs jāizvēlas grāmatvedības programmatūra, kurai ir iebūvēti darbplūsmas procesi vai kas ļauj veidot tos, lai tie atbilstu jūsu biznesa procesiem. Tā kā jums nebūs fiziski papīra kopiju, kas peldēs jūsu birojā, lai tos izskatītu un apstiprinātu, jums būs jāspēj izstrādāt apstiprināšanas procesus vienkāršiem un sarežģītiem uzdevumiem, piemēram, laika lapai, pārdevējam vai pārbaudei.

Apsveriet datu drošības vajadzības

Grāmatvedības datu drošība vienmēr ir svarīga, jo jūs vēlaties pārliecināties, ka jūsu personiskā informācija, jūsu darbinieka personīgā informācija un jūsu klienta informācija ir aizsargāta. Tomēr jūs varat darboties tādās nozarēs kā veselības aprūpe, kur jums ir papildu atbilstības prasības, piemēram, HIPPA. Sodi par šiem pārkāpumiem var sabojāt jūsu biznesu, dažos gadījumos sasniedzot 500 000 ASV dolāru. Neatkarīgi no nepieciešamās drošības līmeņa, jūs vēlaties pārliecināties, ka dizainparaugi ir iebūvēti jūsu grāmatvedības programmatūras programmā vai ka varat ieviest nepieciešamos drošības elementus IT plānā, lai apmierinātu šīs vajadzības.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Kā nomāt piegādes ķēdes pārvaldnieku

✔ - Kā aizdedzināt savu advokātu

✔ - Top valstis, kas eksportē uz ASV


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!