Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Laika pārvaldības padomi ienākošajiem telefona zvaniem


Ienākošie tālruņa zvani var apēst daudz laika un nopietni samazināt produktivitāti, izvelkot jūs no citiem uzdevumiem. Bet, tāpat kā ir veidi, kā apstrādāt izejošos zvanus, kas uzlabos jūsu laika pārvaldību, ir veidi, kā apstrādāt ienākošos tālruņa zvanus, lai samazinātu laiku, kad jūs sadedzināt, runājot pa tālruni - bez rupjības personai, kas tiek saukta jums. Šie tālruņu atbildes padomi palīdzēs.

Atbildiet uz tālruni ar pareizu biznesa tālruņa apsveikumu.

Piemēram, atbildot uz tālruni, sakiet kaut ko, piemēram, "Cypress Technologies. Susan runājot. Kā es varu jums palīdzēt?" Tas ne tikai ļauj zvanītājam zināt, ka viņi ir sasnieguši uzņēmējdarbību, bet arī uzdod viņam atbildēt uz jautājumu, ietaupot laiku izpētes jautājumos, piemēram, "Vai šī Cypress tehnoloģija?" Un tukšgaitas čats.

Domājiet un priorizējiet, kā jūs runājat.

Vai zvans vislabāk tiek risināts tieši tagad vai vēlāk? Daudzi no telefona zvaniem saņem ātrus pieprasījumus, uz kuriem ir viegli atbildēt, piemēram, "Cik vēlu jūs atverat?" Bet citi ir saistīti ar sarežģītākām un laikietilpīgākām atbildēm. Ja tas tā ir, pastāstiet zvanītājam, un jautājiet, kad būtu ērti piezvanīt viņai, lai to apspriestu.

Izmantojiet parafrāzi un kopsavilkumu, lai saglabātu tālruņa zvanus uz ceļa.

Ja jūs runājat ar kādu tālruni, kurš, šķiet, vēlas tērzēt vai izkļūt no punkta, sakiet kaut ko, piemēram, "Tātad, ko es dzirdu, ka jūs sakāt, ir..." vai "Tātad galvenie punkti ir..." vai "Vai ir ( ievietojiet kopsavilkumu) taisnīgu kopsavilkumu par to, ko jūs teicāt? " Ir grūti būt maldīgs ar kādu, kurš atsakās tērzēt.

Aizveriet katru zvanu ar darbības kopsavilkumu Jūs un zvanītājs ir vienojušies

Lai gan vairumā gadījumu tas aizņems tikai sekundes, tas var ietaupīt daudz laika, izvairoties no kļūdām un nepieciešamības divreiz pārbaudīt. Piemēram, pēc sarunas, kurā notika tikšanās ar klientu, jūs varētu teikt: "Labi. Es tikšos ar jums birojā (ievietojiet atrašanās vietu) rīt 10:00, un mēs kopā aplūkosim paraugus kopā. "

Saglabājiet ziņu bloku pa tālruni, tāpēc zvana laikā varat iegūt sīkāku informāciju.

Tas ir ne tikai labs laika vadība, palīdzot jums koncentrēties uz zvanu, bet gan palīdzēt laika vadībai vēlāk, ja jums ir nepieciešams atrast un / vai pārskatīt konkrētas sarunas datus.

Sniedziet saviem klientiem un klientiem e-pasta iespēju

Daudzi no viņiem izmantos e-pastu, lai sazinātos ar jums, nevis zvanītu, ja viņi zina jūsu e-pasta adresi. Pārliecinieties, ka jūsu uzņēmuma e-pasta adrese ir redzama jūsu vizītkartēs un jūsu vietnē, ja jums tā ir. Ja jums ir viņu e-pasta adreses, sūtiet e-pastu saviem pašreizējiem klientiem un klientiem, minot e-pasta opciju un iesniedzot to kā veidu, kā uzlabot komunikāciju.

Izmantojiet tehnoloģiju, lai pārvaldītu laiku, ko tērējat, atbildot uz tālruni

Jūsu uzņēmumam jābūt vismaz automātiskajam atbildētājam un balss pastam. Iestatiet šos iestatījumus ar atbilstošiem biznesa skriptiem un izmantojiet tos, lai atbildētu uz tālruni, kad esat ārpus biroja, vai jāstrādā ar kaut ko nepārtrauktu. Pēc tam ieplānojiet laiku, lai katru dienu atbildētu uz šīm tālruņa ziņām. Laika pārvaldības ziņā jūs iegūsiet vērtīgu laiku, grupējot telefona zvanus kopā.

Ja jūs izmantojat mājas uzņēmējdarbību, iegūstiet atsevišķu biznesa tālruni vai līniju

Jums ir vajadzīgs otrs "tikai biznesa" tālrunis, kuram ir automātiskais atbildētājs un / vai balss pasts. Tas ir ne tikai profesionālāks, bet tas ietaupīs laiku, kas nepieciešams, lai sarunātos ar ziņām un noteiktu, kuras ir saistītas ar uzņēmējdarbību.

Vienmēr ir labākais, ja personai ir jāatbild uz tālruni

Automātiska interaktīvās balss atbildes (IVR) sistēma, kas ir mašīnas pacelšana vai sliktāka, ir reāla izslēgšanās, kas jums izmaksās, kad cilvēki neuztraucas atstāt ziņojumus vai izsaukt atpakaļ. Ja atbildot uz ienākošajiem zvaniem dienas laikā aizņem pārāk daudz laika, apsveriet iespēju pieņemt darbā administratoru vai profesionālu atbildēšanas pakalpojumu, lai atbildētu uz tālruni. Izmaksas, ko rada kāds cits, to var kompensēt produktivitātes pieaugums un labāks pārdošanas apjoms.

Saglabājiet rakstisku skriptu par jūsu telefona bieži uzdotajiem jautājumiem.

Tas ietaupa jūsu un jūsu darbinieku laiku, ja viņiem nav jāmeklē atbildes vai jādomā, kā atbildēt uz konkrētu pieprasījumu, atbildot uz tālruni.

Tālruņa padomu kopsavilkums

Atcerieties, ka tālrunim ir jābūt biznesa instrumentam, nevis uzmācīgam laika sabrukumam, kas regulē jūsu darba dienu. Jūsu ienākošo tālruņa zvanu apstrāde saskaņā ar šiem laika pārvaldības padomiem palīdzēs jums labāk pārvaldīt savu laiku, uzlabot produktivitāti un ievietot tālruni atpakaļ pareizajā vietā, palīdzot jums vadīt savu biznesu, nevis darboties.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Kāpēc biznesa plānošana ir ne tikai uzsākšanai

✔ - Make Money Online ar Affiliate Marketing

✔ - Kā pelnīt naudu, pārdodot produktus tiešsaistē


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!