Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Vērtīgi dokumenti un ieraksti


Daudzi uzņēmumi glabā kritiskos dokumentus savās telpās. Piemēri ir ēku noma, apdrošināšanas polises, uzņēmējdarbības licences, pacientu medicīniskie dati un būvatļaujas. Šādu dokumentu apdrošināšanas termiņš ir vērtīgus dokumentus un ierakstus.

Tāpat kā ēkas un biroja mēbeles, vērtīgus dokumentus var bojāt vai iznīcināt ugunsgrēks vai cits apdraudējums. Šie dokumenti ir svarīgi, tāpēc jums būs nepieciešams tos atjaunot vai reproducēt. Šo elementu nomaiņa var būt laikietilpīga un dārga. Par laimi, jūs varat aizsargāt savu uzņēmumu pret šīm izmaksām, iegādājoties vērtīgus dokumentus un ierakstu apdrošināšanu.

Vērtīgo dokumentu nozīme

Precīza nozīme vērtīgus dokumentus un ierakstus var atšķirties no vienas īpašuma politikas uz citu. Dažas politikas definē šo terminu īpaši. Definīcija var ietvert rakstiskus, drukātus vai ierakstītus dokumentus vai ierakstus, tostarp grāmatas, kartes, filmas, zīmējumus, darbus, hipotēkas un manuskriptus.

Citas politikas sniedz plašāku termina aprakstu, nevis definīciju. Piemēram, ISO īpašuma politika nosaka, ka vērtīgus dokumentus ietver, piemēram, grāmatvedības grāmatas, darbus, rokrakstus, kopsavilkumus, rasējumus un karšu indeksu sistēmas, bet ne tikai. Vienalga, kā vērtīgus dokumentus un ierakstus ir aprakstīti politikā, šis termins ir ne paredzēts iekļaut naudu un vērtspapīrus.

Kas ir ietverts?

Daudzās komercīpašumu politikās izmaksas par vērtīgu dokumentu un ierakstu informācijas aizvietošanu vai atjaunošanu ir uzskaitītas sadaļā Īpašums nav iekļauts. Tomēr šīs izmaksas, vismaz zināmā mērā, var segt sadaļā „Aptvēruma paplašinājumi”.

Vērtīgo dokumentu pārklājums attiecas uz izmaksām, lai aizstātu vai atjaunotu zaudēto informāciju par ierakstiem, neatkarīgi no tā, vai ir dublikāti. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties paplašināt savu īpašumā esošo noliktavu. Jūs nolīgsiet arhitekts, lai izveidotu trīs iespējamos ēkas variantus. Zīmējumi ir bijuši jūsu rīcībā tikai nedēļu, kad tos iznīcina tornado. Ne jums, ne arhitektiem nav kopiju. Lai nomainītu zīmējumus, jums jāmaksā arhitekts, lai tos atjaunotu.

Izdevumi, kas saistīti ar zīmējumu nomaiņu, ir jāsedz ar vērtīgiem dokumentiem un ierakstu apdrošināšanu.

Kad dokuments tiek iznīcināts, jūs, iespējams, varēsiet to atjaunot no citiem dokumentiem, kas jums ir pieejami. Piemēram, pieņemsim, ka jūsu grāmatvedības uzskaite ir iznīcināta ar ugunsgrēku. Laimīgi, jūs varat rekonstruēt savus grāmatvedības ierakstus, izmantojot klienta failus un pārdevēja ierakstus. Jūsu vērtīgajiem dokumentiem un ierakstu apdrošināšanai būtu jāsedz tukšo materiālu (jauna grāmatvedības virsgrāmatas) izmaksas un darbaspēka izmaksas, lai atjaunotu grāmatvedības datus.

Ņemiet vērā, ka daudzas īpašuma politikas nenodrošina visu risku segumu vērtīgiem dokumentiem un ierakstiem. Tā vietā šādi ieraksti attiecas tikai uz nosauktajiem apdraudējumiem. Parasti piemītošo apdraudējumu piemēri ir ugunsgrēks, zibens, sprādziens, vētra, krusa un sinkhole sabrukums.

Kāds ierobežojums jums ir nepieciešams?

Vērtīgi dokumenti un ierakstu aptvērums ir pakļauti ierobežojumiem. Ja rodas zaudējumi, jūsu apdrošinātājs nemaksās vairāk par jūsu polisē norādīto ierobežojumu. Šis ierobežojums var būt līdz pat 2500 ASV dolāriem. Lai pasargātu uzņēmumu no zaudējumiem, iespējams, jums būs nepieciešams iegādāties papildu segumu.

Izvēloties limitu, apsveriet apdraudēto dokumentu veidus. Cik maksās to aizstāšana? Vai jums būs nepieciešams nolīgt pagaidu darbiniekus? Cik stundas vajadzēs ierakstu reproducēšanai? Vai jums vajadzēs iegūt oriģinālus? Vai sākotnējais darbs (piemēram, iepriekš minētie arhitektūras zīmējumi) ir jāizveido atkārtoti?

Vērtīgi dokumenti

Ja jūsu komercīpašuma politika neattiecas uz vērtīgiem dokumentiem, šos priekšmetus var apdrošināt ar apstiprinājumu. Apstiprinājums parasti nodrošina tādu pašu vai pat plašāku pārklājumu, kas iekļauts tipiskā īpašuma politikā. Daži apstiprinājumi attiecas uz vērtīgiem dokumentiem par visu risku, nevis uz nosauktajiem riskiem. Tas nozīmē, ka tie sedz zaudējumus segtajam īpašumam, ko rada jebkāda bīstamība, kas nav īpaši izslēgta.

Lielākā daļa politikas (un apstiprinājumu), kas aptver vērtīgus dokumentus, to īpaši norāda pārklājums neattiecas uz vērtīgiem dokumentiem, kas pastāv kā elektroniskie dati. Citiem vārdiem sakot, elektroniskie dokumenti netiek uzskatīti par vērtīgiem dokumentiem.

Daudzi uzņēmumi glabā svarīgus ierakstus elektroniskā veidā. Diemžēl īpašuma politika parasti nodrošina ļoti maz segumu elektronisko datu bojājumiem. Iegādājoties elektronisko datu apstrādes pārklājumu, jūs varat aizsargāt uzņēmumu no zaudējumiem, kas saistīti ar jūsu elektronisko failu bojājumiem.


Video No Autora: Elektroniskie dokumenti - semināra video ieraksts

Saistītie Raksti:

✔ - Izvairīšanās no iekrāvēja un gājēju sadursmēm

✔ - Uzņēmējdarbības finansēšanas primārās jomas

✔ - Vienības meistars ir Jūsu uzņēmuma DNS


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!