Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Kāpēc jums ir nepieciešams notikumu plānošanas kontrolsaraksts

Nepārskatiet šo nenovērtējamo rīku notikumu panākumiem


Neatkarīgi no tā, vai esat tikai sākusies pasākuma plānošanas biznesā vai esat pieredzējuši notikumu plānotāji, iespējams, esat iepazinušies ar notikumu plānošanas kontrolsarakstu vai vismaz dzirdējuši, ka tas ir minēts notikumu plānošanas kursa vai nozares pulcēšanās laikā. Tam ir iemesls. Pasākumu plānošanas kontrolsaraksts ir plānotāja labākais draugs, nenovērtējams rīks, lai veiksmīgi pārvaldītu savus notikumus.

Piezīme. Notikumu plānošanas kontrolsaraksts ir pazīstams arī kā darba laika grafiks vai kritisks ceļš.

Pasākumu plānošana ir par plānošanu. Pat visizplatītākā pasākuma ideja, ja tā nav labi plānota un izpildīta, būs flop. Šeit ir vieta, kur ir iekļauts notikumu kontrolsaraksts. Tā ir jūsu ceļvedis, lai uzturētos organizētajā un uz priekšu vai uz priekšu grafikā, kad jugglingu neskaitāmus pienākumus un dažādus datus, plānojot veiksmīgu notikumu. Un tas ir īpaši noderīgi, pārvaldot vairākus notikumus. Viena neliela uzdevuma aizmiršana vai atpalicība vienā termiņā var izraisīt domino efektu: citi šķietami nesaistīti jūsu notikuma aspekti var sabrukt, pa vienam.

Tāpēc nepaļaujieties uz savu atmiņu, uzlīmēm vai rakstzīmēm, lai jūsu notikumu plānošanas bizness būtu veiksmīgs. Uzziniet, kā izveidot efektīvu pasākumu plānošanas kontrolsarakstu, un tas drīz kļūs par savu jauno labāko draugu.

Pirms tu sāc

Lai sāktu darbu, iztīriet kādu laiku no sava grafika, lai koncentrētos uz plānoto notikumu. Pēc tam notīriet savu prātu. Nopietni. Nav skatīšanās uz tālruni vai atbildēt uz e-pastu. Jums ir nepieciešams iedomāties šo notikumu no sākuma līdz beigām bez pārtraukuma vai uzmanības novēršanas, lai jūs varētu efektīvi plānot visus uzdevumus, kas ir jāpabeidz.

Sagatavojies

Padomā par notikumu, kuru plānojat, un pierakstiet visas apstiprinātās detaļas: klienta vārdu un kontaktinformāciju, notikuma datumu, atrašanās vietu, dalībnieku skaitu utt. Izņemiet kalendāru un atzīmējiet notikuma datumu šajā kalendārā treknrakstā burtiem. Apkopojiet jebkādus citus atbilstošus materiālus - fotogrāfijas no vietas, ēdināšanas vietu sarakstu, ar kuriem sazināties - kas ir šī pasākuma daļa.

Iet atpakaļ

Lai sāktu rakstīt notikumu plānošanas kontrolsarakstu, ir jāstrādā atpakaļ.

Viesi piedzīvo notikumu kā vienas dienas vai vairāku dienu vākšanu ar visu, kas notiek uzreiz. Tāpat kā tiešraide, kas parādās uz skatuves un tiek izpildīta skaisti. Pasākumu plānotāji skatās notikumus kā mazāku notikumu sēriju, kas apvienojas kā puzzle gabali, kas beidzas ar gala notikumu. Tātad, kā plānotāji, mēs sākam sākumā. Kas ir vairākas nedēļas vai mēneši pirms faktiskā notikuma.

Sāciet sākumā

Lemjot par to, kur sākt rakstīt savu pasākumu plānošanas kontrolsarakstu, padomājiet par stabila pamata izveidi jūsu pasākumam. Pirms krāsu shēmu izvēles un ziedu pasūtīšanas jums ir jārisina pamati. No līgumu parakstīšanas līdz sarunām par telpu bloku viss ir jāieraksta jūsu kontrolsarakstā neatkarīgi no tā, cik liels vai mazs. Galvenais ir vispirms rūpēties par jebkādiem uzdevumiem, kas var tikt pabeigti iepriekš, lai jūsu grafikā būtu vairāk laika tiem uzdevumiem, kas notiek tuvāk notikuma datumam.

Daži elementi, kas jāiekļauj pasākuma plānotāja kontrolsarakstā:

  • Parakstiet līgumus (ar klientu, vietu, piegādātājiem utt.).
  • Apstipriniet datumu un laiku ar vietu
  • Izīrē izklaidi (josla, skaļrunis uc)
  • Drošs viesnīcas bloks
  • E-pasta ielūgumi
  • Izvēlieties izvēlni
  • Nomas gaidīšanas darbinieki
  • Apstipriniet viesu skaitu
  • Vietnes skatīšanās
  • Apstipriniet numuru

Atļaut papildu laiku

Ar katru notikumu kontrolsaraksta vienumu pievienojiet papildu laiku. Ja datums, kurā tiks nosūtīti uzaicinājumi, ir 15. marts, sarakstā ievietojiet vienumu, lai ielūgumi būtu sagatavoti nosūtīšanai 8. martā, vienu nedēļu iepriekš. Tas dod jums papildu laiku, ja kaut kas ir jāuztraucas ar ielūgumiem, vai ja jūs atpaliekat no cita iemesla.

Iekļaujiet atgādinājumus savā kontrolsarakstā

Nepietiek tikai ar “parakstīt līgumu ar ēdināšanas iestādi” savā kontrolsarakstā un pēc tam pārbaudiet, vai tas ir pabeigts. Jums būs jāpārliecinās, ka ēdināšanas uzņēmums ir saņēmis līguma kopiju un jums ir nosūtījis arī parakstītu kopiju. Tātad, katram lielajam vienumam, pievienojiet savam kontrolsarakstam atgādinājumu. Piemēram, „Sekojiet līdzi ēdināšanas uzņēmumam: līgums.” Pievienojiet vēl vienu atgādinājumu, kas raksta “Saņemts parakstīts līgums no ēdināšanas iestādes.” Nav nekas neparasts risināt uzdevumu un uzskatīt to par paveiktu, kad tas patiešām bija pabeigts tikai jūsu pusē.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Profesionālie padomi par aukstā laika gleznošanu

✔ - 1031 Apmaiņas pamati

✔ - Tirdzniecības virtuves katalogs: ko jums vajag jūsu virtuvei?


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!