Autora Blogs Par Finansēm Un Uzņēmējdarbību

Oficiālu ielūgumu burtu un materiālu rakstīšana


Notikumu un sapulču plānotājiem ir jāsniedz vai jāformulē oficiālas uzaicinājuma vēstules un materiāli sanāksmēm, veicināšanas braucieniem un citām programmām, ko tās organizē. Lai gan tam nevajadzētu šķist milzīgs uzdevums, ir svarīgi ievērot dažus soļus, lai ievērotu pareizu uzaicinājuma etiķeti un izvairītos no svarīgām detaļām jūsu viesiem.

Lūk, kā:

  1. Izveidojiet notikuma tēmu. Pirms oficiālu uzaicinājumu vēstules un materiālu rakstīšanas, plānotājiem ir jānodrošina, ka viņiem ir pievilcīga programma. Nākamie jautājumi palīdzēs sākt prāta vētras procesu: vai tā ir izglītojoša konference, seminārs vai stimulējošs ceļojums? Kur tas tiek turēts? Kas ir unikāls par šo galamērķi vai vietu? Kāds ir pasākuma aptuvens grafiks? Kādi ir programmas mērķi? Kāpēc apmeklētājs vēlas apmeklēt? Šie jautājumi palīdzēs izveidot lielisku tēmu.

  1. Izveidojiet elektronisku ielūgumu. Daudzas oficiālas uzaicinājuma vēstules un materiāli nozīmīgākajiem pasākumiem tagad ir reģistrēti tiešsaistes reģistrēšanas sistēmās, pateicoties RSVP procesa loģistikai: vārdu nosaukumi, kontaktinformācija, uztura prasības, piekļuve invalīdiem, transporta vajadzībām, programmas informācija, informācija par darbībām un citi. Piezīme. Mazāk sarežģīti notikumi var izmantot vienu tīmekļa lapu vai grafiskā dizaina attēlu, kas nosūtīts pa e-pastu, lai nodotu notikumu detaļas un RSVP kontaktus.
  2. Izveidojiet drukātu ielūgumu. Atkarībā no jūsu programmas vai pasākuma rakstura uzaicinājuma etiķete var likt jums uzrakstīt oficiālus uzaicinājuma vēstules un piezīmes, lai ļautu viesiem zināt, ka jūs patiešām vērtējat viņu klātbūtni. Tas atšķiras no notikumu materiāliem. Tā vietā apsveriet vienkāršu ielūguma karti, kas sniedz vērtīgu informāciju jūsu viesim, ieskaitot uzņēmēju un viņa / viņas nosaukumu, pat tēmu, datumu (-us) un / vai laiku (-us) un RSVP kontaktu.

  1. Oficiālu pasākumu ielūgumu rakstīšana. Kā daļu no elektroniskā ielūguma jums jāapraksta augsta līmeņa informācija par programmu un notikumu. Piemēram, ja šī ir stimulējoša brauciena vai vairāku dienu konference, jūs vēlaties iekļaut galamērķi, galveno viesnīcu / konferenču norises vietu, galveno tēmu, runātājus (tostarp BIOS), grafiku, aktivitātes, loģistiku un reģistrācijas informāciju. Ielūguma vēstulēm un materiāliem jānodrošina viesiem iemesls apmeklēt, un vienmēr jāiekļauj aicinājums rīkoties.
  2. Ielūguma etiķete sākas ar galamērķa / vietas pārskatu. Rakstot oficiālus uzaicinājuma vēstules un materiālus, vienmēr pieņemiet, ka neviens nav bijis tajā vietā, kur jūs uzņemat programmu. Tātad uzrakstiet īsu pārskatu par galamērķi un / vai vietu, kur notiek programma. Ja plānojat vairāku dienu notikumu, saglabājiet šo informāciju pēc iespējas augstākā līmenī, bet pārliecinieties, ka ir pietiekami daudz informācijas ar unikālu ieskatu par šo vietu, un kāpēc viņiem ir jāiegulda laiks.

  1. Ielūguma etiķetei nepieciešams notikumu grafiks. Ja plānojat vairāku dienu pasākumu, piemēram, veicināšanas programmu, ielūgumu materiālos jāiekļauj pēc iespējas sīkāka informācija. Tas nozīmē, ka jūsu uzaicinājumam ir jānorāda ierašanās metodes un laiks, kad tās būs paredzētas dalībai, laiks biznesa tikšanās reizēm un aktivitātēm (un aktivitāšu izvēlei), informācija par ēdienreizēm un izbraukšanas informācija.
  2. Ielūguma etiķetei ir nepieciešami darbības apraksti. Rakstot oficiālus uzaicinājuma vēstules un materiālus, sniedziet pārskatu par dažādām aktivitātēm, lai palīdzētu viesiem labāk noteikt, kas atbilst viņu interesēm. Vai jūsu golfa programma ir puse vai pilna diena? Kas ir šīs upes krāces "klase"? Kāds ir augstums, kurā jūs rīkojat pasākumu, un cik liels būs šis kalnu riteņbraukšanas programma? Kāds ir glezniecības klases ilgums un ko viņi iemācīsies?

  1. Ielūguma etiķetei nepieciešama informācija par loģistikas tikšanos. Atkal, pieņemot, ka jums ir vairāku dienu programma, viesiem ir jāsniedz informācija par katru no šiem elementiem:
      1. Lidojumu rezervēšana
      2. Notikumu reģistrācija
      3. Numura rezervēšana
      4. Lidostas transfērs
      5. Ģērbšanās kods
      6. Laikapstākļi
      7. Reģistrēšanās procedūras
      8. Neatmaksājami posteņi
      9. Uzņēmēja personāla kontakti
  2. Izstrādāt galīgo pasākumu programmu. Tas izskatīsies citādi nekā sākotnējie ielūguma materiāli, bet tie jāiesniedz uzaicinātajiem viesiem pēc ierašanās vai tieši pirms pasākuma apmeklēšanas. Tajā jāiekļauj stundas pēc stundas (tas ir labi, lai apvienotu stundas) pārskatu par to, kas ir plānots ar katru atrašanās vietu. Ja vienlaicīgi ir ieplānotas vairākas izglītojošas dziesmas, ir lietderīgi iezīmēt šīs dziesmas grupās, lai apmeklētāji zinātu, kādas tēmas ir ieplānotas.

  1. Izveidojiet pasākuma sagaidīšanas vēstuli. Daudzi plānotāji cīnās ar to, kādu informāciju viņiem vajadzētu vai nevajadzētu iekļaut sagaidīšanas vēstulēs. Saglabājiet sveiciena ziņojumu vienkāršu un ļaujiet viesiem zināt, ka viņi tiek novērtēti. Ielūguma etiķete liecina, ka vēstuli jāparaksta pasākuma oficiālajam uzņēmējam.
    1. Viens no neaizmirstamākajiem notikumu uzaicinājumiem ir izbraukšanas paziņojums. Kā daļu no viesmīlības vēstules un jebkādām ierašanās dāvanām ir svarīgi pievienot informāciju par to, kā viesi atkāpīsies.
  2. Izveidojiet izvēlnes kartes. Neatkarīgi no tā, vai plānojat brokastis, pusdienas vai vakariņas, viesi vienmēr novērtē ēdienkarti, kas iezīmē katru ēdiena gaitu. Tas dod viņiem kaut ko runāt un ļauj gaidīt darbiniekiem pieņemt pasūtījumus no viesiem, turot grafiku uz ceļa. Piezīme. Ja ēdiena laikā plānojat īpašu pārsteigumu, piemēram, tematisku desertu vai unikālu izklaidi, ir lietderīgi šos priekšmetus saglabāt no izvēlnes kartes.

  1. Izveidojiet atzinības dāvanu kartes. Neatkarīgi no tā, vai tā ir dāvanu dāvana vai spilvena dāvana, katrai pateicības dāvanai ir jābūt dāvanu piezīmju kartei. Tā ir iespēja nostiprināt „paldies” ziņojumus un padarīt viesus īpaši īpašus. Ir lietderīgi iekļaut formulējumu un ziņojumus, kas atspoguļo paša pasākuma tēmu.
  2. Izveidojiet individuālus izbraukšanas paziņojumus. Dienā pirms izbraukšanas izsniedziet paziņojumus viesiem, kas atgādina, kad viņi aizbrauc, ieskaitot lidojuma numuru un izlidošanas laiku. Tas dod iespēju noteikt visas pēdējās minūtes kļūdas, kas, iespējams, tika ignorētas loģistikas plānošanas laikā.

Padomi:

  1. Pārliecinieties, ka jums ir liels grafiskais dizainers un tiešsaistes reģistrācijas process. Vēl šodien ir izaicinājums, ka pastāv daudzas dažādas tiešsaistes notikumu reģistrācijas sistēmas, taču tās prasa daudz pielāgošanu vai arī trešo personu sistēmu izmantošana joprojām tiek uzskatīta par dārgu, pamatojoties uz uzaicinājumu. Tāpēc daudzi plānotāji joprojām paļaujas uz saviem vietējiem rīkiem un resursiem.
  2. Atrodiet sev lielisku kancelejas veikalu. Lai gan organizācijas pāriet uz elektronisko komunikāciju, tas joprojām neaizstāj iespiesto ielūgumu un pasākumu materiālu ietekmi. Meklējiet kancelejas preces, kas papildinās jūsu pasākuma tēmu, un mainīs papīra un izmēru stilu, lai radītu vairāk interešu un drāmas. Jūsu viesi pamanīs pūles.

  1. Izveidojiet veidni un no tā atkopējiet. Plānotājiem jāizveido uzaicinājuma vēstules un materiāli un vienkārši jāatjaunina jauni notikumi no iepriekšējo programmu un notikumu veidnēm. Protams, ir jāizvēlas un jāizmanto jauni rakstāmpiederumi, grafika, teksts utt., Tāpēc katru reizi ir vajadzīgs zināms pielāgojums.


Video No Autora:

Saistītie Raksti:

✔ - Kā izveidot, atvērt, darbiniekus un pārvaldīt jaunu restorānu

✔ - Rokasgrāmata ierobežotiem e-komercijas produktiem

✔ - Mazumtirdzniecības veikali var samazināt izmaksas, samazinot izdevumus


Noderīga? Dalīties Ar Saviem Draugiem!